Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký điều khoản vi phạm là vấn đề cần được xem xét thận trọng. Đặc biệt, văn bản có điều khoản phạt vi phạm bị cho là trái luật.
Chứng thực chữ ký không có nghĩa là xác nhận toàn bộ nội dung văn bản hợp pháp. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình cam kết.
Công chứng viên cũng không chỉ thực hiện việc ký và đóng dấu một cách máy móc. Khi thực hiện chứng thực, công chứng viên phải kiểm tra điều kiện của người yêu cầu và giấy tờ liên quan.
Nếu văn bản có nội dung thuộc trường hợp không được chứng thực, người thực hiện phải từ chối. Trách nhiệm của công chứng viên còn phụ thuộc vào tính chất của thủ tục được yêu cầu.
Vậy công chứng viên phải xử lý thế nào khi phát hiện điều khoản phạt vi phạm trái luật? Có được chứng thực chữ ký trên văn bản đó không? Người ký chịu trách nhiệm ra sao? Nội dung dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết tự chịu trách nhiệm về an toàn lao động
1. Chứng thực chữ ký trên văn bản có điều khoản phạt vi phạm
1.1. Chứng thực chữ ký không phải là xác nhận nội dung
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người yêu cầu.
Thủ tục này khác với chứng thực hợp đồng, giao dịch. Phạm vi trách nhiệm của người thực hiện chứng thực cũng khác nhau.
Theo quy định, người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Do đó, không thể hiểu rằng văn bản được chứng thực chữ ký thì mọi điều khoản đều hợp pháp.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm đối với nội dung mình đưa ra.
1.2. Điều khoản phạt vi phạm cần được xem xét riêng
Phạt vi phạm là một nội dung thường xuất hiện trong hợp đồng hoặc thỏa thuận.
Tuy nhiên, mức phạt và điều kiện áp dụng phải phù hợp với pháp luật. Tùy loại quan hệ, pháp luật có thể đặt ra giới hạn riêng.
Vì vậy, không phải cứ có thỏa thuận phạt vi phạm là trái luật.
Ngược lại, nếu điều khoản có nội dung bị pháp luật cấm hoặc vi phạm quy định bắt buộc, rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Cần xem xét cả văn bản và quan hệ pháp luật cụ thể trước khi kết luận.
1.3. Cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực giao dịch
Đây là vấn đề rất quan trọng khi xử lý văn bản có điều khoản phạt.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Chứng thực giao dịch lại xác nhận nhiều yếu tố khác của giao dịch.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định người thực hiện chứng thực giao dịch chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết. Đồng thời, họ phải xem xét năng lực, ý chí và chữ ký của các bên.
Vì vậy, cần xác định đúng bản chất văn bản trước khi thực hiện.
Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi của giấy tờ.
1.4. Văn bản có bản chất là hợp đồng có thể không được chứng thực chữ ký
Pháp luật quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Trong đó có trường hợp giấy tờ, văn bản có nội dung là giao dịch. Ngoại lệ được áp dụng đối với một số trường hợp được pháp luật quy định.
Do đó, nếu văn bản thực chất là hợp đồng nhưng chỉ được đặt tên là “cam kết” hoặc “thỏa thuận”, vẫn cần xem xét bản chất của văn bản.
Việc đổi tên văn bản không làm thay đổi bản chất pháp lý của nó.
2. Trách nhiệm của công chứng viên khi phát hiện điều khoản trái luật
2.1. Công chứng viên phải kiểm tra điều kiện chứng thực
Công chứng viên là một trong những người có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Khi tiếp nhận yêu cầu, công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ và điều kiện chứng thực.
Người yêu cầu cũng phải đáp ứng điều kiện về nhận thức và làm chủ hành vi tại thời điểm chứng thực.
Nếu không đáp ứng điều kiện, công chứng viên phải từ chối.
2.2. Công chứng viên phải từ chối khi văn bản thuộc trường hợp cấm
Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Một trong các trường hợp đó là văn bản có nội dung thuộc nhóm bị cấm. Quy định cũng loại trừ những văn bản có nội dung là giao dịch, trừ trường hợp được pháp luật cho phép.
Nếu điều khoản phạt vi phạm làm cho nội dung văn bản thuộc trường hợp không được chứng thực, công chứng viên không được tiếp tục thực hiện.
Việc từ chối là trách nhiệm pháp lý của người thực hiện chứng thực.
2.3. Công chứng viên không được hợp thức hóa nội dung trái luật
Công chứng viên không thể dùng việc chứng thực chữ ký để làm cho một điều khoản trái luật trở thành hợp pháp.
Chứng thực chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Nếu văn bản thuộc trường hợp bị cấm chứng thực, công chứng viên phải từ chối.
Điều này giúp ngăn việc chứng thực bị sử dụng như một cách hợp thức hóa nội dung vi phạm pháp luật.
2.4. Công chứng viên cần giải thích lý do từ chối
Khi từ chối chứng thực, người thực hiện phải giải thích rõ lý do.
Nghị định về chứng thực cũng quy định người yêu cầu có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích lý do bằng văn bản.
Vì vậy, người dân có thể đề nghị được biết căn cứ của việc từ chối.
Điều này giúp xác định vấn đề nằm ở nội dung văn bản hay ở điều kiện của người yêu cầu.
2.5. Trách nhiệm không đồng nghĩa với việc phải thẩm định mọi tranh chấp
Công chứng viên cần kiểm tra điều kiện chứng thực theo phạm vi pháp luật quy định.
Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không phải là thủ tục xét xử tranh chấp giữa các bên.
Nếu nội dung văn bản chưa đủ căn cứ để xác định là trái luật, cần xem xét cụ thể trước khi đưa ra kết luận.
Người yêu cầu cũng cần chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký.
>>> Xem thêm: Nếu gia đình đang có kế hoạch chuyển tên giấy chứng nhận cho con, hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
3. Điều khoản phạt vi phạm trái luật và trách nhiệm của người ký
3.1. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký.
Quy định này được thể hiện rõ trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Chữ ký được chứng thực là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
Do đó, người ký cần đọc kỹ trước khi thực hiện.
Không nên cho rằng công chứng viên đã kiểm tra toàn bộ nội dung nên người ký được miễn trách nhiệm.
3.2. Không nên yêu cầu chứng thực khi biết nội dung trái luật
Người ký cần chủ động kiểm tra văn bản trước khi yêu cầu chứng thực.
Nếu phát hiện điều khoản phạt có dấu hiệu trái pháp luật, nên sửa lại nội dung.
Trường hợp cần thiết, người ký có thể yêu cầu tư vấn pháp lý trước khi ký.
Việc chứng thực chữ ký không làm mất trách nhiệm của người lập hoặc người ký văn bản.
3.3. Điều khoản phạt không phải lúc nào cũng vô hiệu
Cần tránh cách hiểu rằng mọi điều khoản phạt vi phạm đều trái luật.
Tính hợp pháp của điều khoản phụ thuộc vào loại quan hệ và quy định áp dụng.
Có những lĩnh vực cho phép các bên thỏa thuận phạt vi phạm. Một số lĩnh vực lại có giới hạn hoặc điều kiện riêng.
Vì vậy, cần xác định đúng loại giao dịch trước khi đánh giá điều khoản.
Không nên kết luận chỉ dựa vào mức phạt được ghi trong văn bản.
3.4. Văn bản có điều khoản trái luật có thể phát sinh tranh chấp
Nếu các bên ký văn bản có điều khoản trái luật, tranh chấp có thể phát sinh sau đó.
Khi giải quyết, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hiệu lực của từng nội dung.
Một điều khoản không hợp pháp không mặc nhiên làm mọi nội dung khác trong văn bản mất hiệu lực.
Việc đánh giá còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản và quy định pháp luật liên quan.
3.5. Nên sửa văn bản trước khi yêu cầu chứng thực
Nếu phát hiện điều khoản có vấn đề, cách an toàn hơn là sửa trước khi ký.
Người yêu cầu có thể thay đổi điều khoản phạt cho phù hợp với pháp luật.
Sau khi hoàn thiện, cần kiểm tra lại toàn bộ văn bản.
Chỉ nên ký khi đã hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên văn bản có điều khoản phạt
4.1. Xác định đúng loại văn bản
Trước khi chứng thực, cần xác định văn bản là giấy tờ thông thường hay giao dịch.
Nếu văn bản có bản chất là hợp đồng, cần xem xét thủ tục phù hợp.
Không nên chỉ dựa vào tên gọi như “cam kết”, “biên bản” hoặc “thỏa thuận”.
Nội dung thực tế mới là yếu tố quan trọng.
4.2. Kiểm tra căn cứ của điều khoản phạt
Người lập văn bản nên kiểm tra quy định áp dụng cho quan hệ của mình.
Mức phạt cần được xem xét cùng loại giao dịch và đối tượng tham gia.
Nếu pháp luật chuyên ngành có quy định riêng, cần ưu tiên áp dụng quy định đó.
Điều này giúp hạn chế nguy cơ đưa điều khoản trái luật vào văn bản.
4.3. Không ký vào văn bản chưa hoàn chỉnh
Người yêu cầu không nên ký vào văn bản còn bỏ trống nội dung.
Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ phần mức phạt, điều kiện phạt và thời điểm áp dụng.
Những nội dung này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của các bên.
Sau khi ký, không nên tự ý sửa nội dung trên văn bản đã chứng thực.
4.4. Chứng thực chữ ký không thay thế tư vấn pháp lý
Công chứng viên thực hiện chứng thực chữ ký theo thẩm quyền.
Thủ tục này không đồng nghĩa với việc người thực hiện chịu trách nhiệm thay người ký về toàn bộ nội dung.
Nếu văn bản có điều khoản phức tạp, người dân nên kiểm tra pháp lý trước.
Điều này đặc biệt cần thiết với văn bản có giá trị tài sản lớn.
4.5. Có thể đề nghị giải thích khi bị từ chối
Nếu công chứng viên từ chối chứng thực, người yêu cầu có quyền đề nghị giải thích.
Trường hợp cần thiết, người yêu cầu có thể đề nghị trả lời lý do từ chối bằng văn bản.
Nghị định về chứng thực cũng ghi nhận quyền khiếu nại của người yêu cầu khi không đồng ý với việc từ chối.
Người dân nên giữ lại văn bản và giấy tờ liên quan để thuận tiện khi cần trao đổi.
4.6. Công chứng viên có thể phải chịu trách nhiệm nếu có lỗi
Người thực hiện chứng thực phải bảo đảm tính trung thực, chính xác và khách quan.
Họ cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
Nếu người thực hiện chứng thực gây thiệt hại do lỗi của mình, trách nhiệm xử lý và bồi thường có thể phát sinh theo quy định.
Tuy nhiên, trách nhiệm này cần được xác định dựa trên hành vi, lỗi và thiệt hại thực tế.
Không thể mặc nhiên quy toàn bộ trách nhiệm về nội dung văn bản cho công chứng viên.
>>> Xem thêm: Một thủ tục công chứng ủy quyền tưởng đơn giản nhưng vẫn có những yêu cầu pháp lý không nên bỏ qua
Kết luận
Chứng thực chữ ký điều khoản vi phạm cần được xem xét dựa trên bản chất văn bản và nội dung cụ thể. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Nếu văn bản có nội dung thuộc trường hợp không được chứng thực, công chứng viên phải từ chối. Đặc biệt, không thể sử dụng chứng thực chữ ký để hợp thức hóa nội dung trái pháp luật. Trường hợp văn bản có bản chất là giao dịch, cần xác định đúng thủ tục trước khi thực hiện.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký điều khoản vi phạm, kiểm tra nội dung văn bản hoặc xác định thủ tục chứng thực phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Từ đặt cọc đến sang tên, giao dịch nhà đất có nhiều bước cần lưu ý, đặc biệt là công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi công chứng đáng tin cho giao dịch quan trọng? Hãy xem thông tin văn phòng công chứng trước
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com