Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký bảo lĩnh đấu thầu có thể phát sinh khi doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ tham gia đấu thầu dự án công. Trong một số trường hợp, hồ sơ có thể yêu cầu đơn hoặc văn bản có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp.
Việc chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung của văn bản.
Đối với hồ sơ đấu thầu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ yêu cầu của bên mời thầu. Không phải mọi văn bản liên quan đến tài sản đều bắt buộc phải chứng thực chữ ký.
Do đó, trước khi thực hiện, cần xác định đúng loại văn bản. Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hình thức hồ sơ.
Vậy đơn xin bảo lĩnh tài sản có được chứng thực chữ ký không? Ai là người cần ký? Hồ sơ chứng thực gồm những gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Quy trình giải quyết khiếu nại liên quan đến chứng thực chữ ký tại VPCC
1. Chứng thực chữ ký trên đơn xin bảo lĩnh tài sản là gì?
1.1. Đơn xin bảo lĩnh tài sản được sử dụng trong trường hợp nào?
Đơn xin bảo lĩnh tài sản có thể được doanh nghiệp sử dụng trong một số hồ sơ cụ thể. Nội dung đơn thường thể hiện đề nghị hoặc cam kết liên quan đến tài sản.
Tùy hồ sơ, tài sản có thể được sử dụng để đáp ứng một yêu cầu nhất định. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hồ sơ mời thầu hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Tên gọi “bảo lĩnh tài sản” cũng cần được kiểm tra kỹ. Không nên mặc nhiên xem đây là một hình thức bảo đảm dự thầu.
Luật Đấu thầu quy định về bảo đảm dự thầu đối với các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng. Hình thức và yêu cầu cụ thể cần được xác định theo hồ sơ đấu thầu.
1.2. Chứng thực chữ ký xác nhận vấn đề gì?
Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký đó là của người đã thực hiện việc ký.
Thủ tục này không mặc nhiên xác nhận nội dung của đơn là đúng.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi ký.
Đặc biệt, nếu đơn có nội dung liên quan đến tài sản hoặc nghĩa vụ tài chính, người đại diện cần đọc kỹ toàn bộ văn bản.
1.3. Có phải mọi đơn xin bảo lĩnh tài sản đều phải chứng thực?
Không phải mọi văn bản trong hồ sơ đấu thầu đều phải chứng thực chữ ký.
Yêu cầu này phụ thuộc vào hồ sơ mời thầu và quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Doanh nghiệp cần kiểm tra phần yêu cầu về hồ sơ pháp lý. Đồng thời, cần xem kỹ yêu cầu về chữ ký và hình thức văn bản.
Nếu hồ sơ chỉ yêu cầu chữ ký của người đại diện, việc chứng thực có thể không phải điều kiện bắt buộc.
Nếu hồ sơ yêu cầu chứng thực, doanh nghiệp cần thực hiện đúng hình thức được yêu cầu.
1.4. Cần phân biệt chứng thực chữ ký và bảo đảm dự thầu
Đây là hai vấn đề khác nhau.
Chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Bảo đảm dự thầu lại là một nội dung thuộc pháp luật về đấu thầu.
Theo Luật Đấu thầu, bảo đảm dự thầu được áp dụng trong các trường hợp luật quy định. Hình thức bảo đảm cũng cần phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Do đó, doanh nghiệp không nên coi việc chứng thực chữ ký là biện pháp thay thế bảo đảm dự thầu.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên đơn xin bảo lĩnh tài sản
2.1. Người ký phải là người có thẩm quyền
Người ký đơn cần xác định đúng tư cách của mình.
Nếu văn bản được lập nhân danh doanh nghiệp, người ký cần có thẩm quyền đại diện.
Trường hợp người khác ký thay, cần kiểm tra căn cứ đại diện hoặc ủy quyền.
Thông tin về người ký cũng cần thống nhất với giấy tờ được sử dụng khi chứng thực.
Việc này giúp hạn chế sai sót trong hồ sơ đấu thầu.
2.2. Người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ cần thiết
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải cung cấp giấy tờ để xác định nhân thân theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và phù hợp với người trực tiếp ký.
Nếu sử dụng dữ liệu điện tử hoặc phương thức xác minh khác, cần đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước khi đến thực hiện. Việc này giúp hạn chế tình trạng phải bổ sung giấy tờ.
2.3. Người ký phải minh mẫn và tự nguyện
Người yêu cầu chứng thực cần nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Việc ký cũng phải được thực hiện một cách tự nguyện.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra các điều kiện liên quan trước khi chứng thực chữ ký.
Nếu có dấu hiệu người ký không nhận thức hoặc không tự nguyện, việc chứng thực có thể không được thực hiện.
2.4. Văn bản phải thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký
Không phải mọi loại văn bản đều phù hợp với thủ tục chứng thực chữ ký.
Người dân và doanh nghiệp cần xác định bản chất của văn bản trước khi thực hiện.
Nếu văn bản là hợp đồng hoặc giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng, cần xem xét thủ tục công chứng thay vì chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký.
Nghị định về chứng thực quy định riêng về phạm vi chứng thực chữ ký và các trường hợp không được chứng thực.
2.5. Nội dung đơn cần phù hợp với yêu cầu của hồ sơ đấu thầu
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu hoặc hình thức mà bên mời thầu yêu cầu.
Các thông tin về doanh nghiệp phải chính xác. Tên dự án và nội dung đề nghị cũng cần được kiểm tra.
Không nên tự ý thay đổi các nội dung quan trọng trong mẫu hồ sơ.
Nếu có điểm chưa rõ, doanh nghiệp nên trao đổi với bên mời thầu trước khi ký.
>>> Xem thêm: Cần hoàn thiện thủ tục pháp lý cho bất động sản? Đừng bỏ qua Dịch vụ làm sổ đỏ
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký bảo lĩnh đấu thầu
3.1. Chuẩn bị đơn xin bảo lĩnh tài sản
Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng văn bản cần chứng thực.
Nội dung đơn phải được hoàn thiện theo yêu cầu của hồ sơ.
Cần kiểm tra tên doanh nghiệp và thông tin người đại diện.
Các thông tin về dự án và tài sản cũng cần được rà soát kỹ.
Nếu văn bản có nhiều trang, nên kiểm tra toàn bộ trước khi ký.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ của người ký
Người đại diện hoặc người được ủy quyền cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân.
Thông tin trên giấy tờ phải phù hợp với người trực tiếp thực hiện thủ tục.
Nếu người ký là người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm giấy tờ thể hiện tư cách đại diện khi cần thiết.
Nếu người ký theo ủy quyền, cần chuẩn bị giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền.
3.3. Kiểm tra thẩm quyền ký của doanh nghiệp
Đây là bước doanh nghiệp không nên bỏ qua.
Trước khi chứng thực, cần xác định người ký có quyền ký văn bản hay không.
Tùy trường hợp, thẩm quyền có thể được xác định từ chức vụ hoặc văn bản ủy quyền.
Nếu hồ sơ đấu thầu yêu cầu người đại diện theo pháp luật ký, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng yêu cầu.
Việc chứng thực chữ ký không thay thế việc kiểm tra thẩm quyền đại diện.
3.4. Người ký thực hiện ký trước người có thẩm quyền
Sau khi hồ sơ được kiểm tra, người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn.
Chữ ký cần được thực hiện trước người có thẩm quyền chứng thực theo quy định.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra điều kiện và giấy tờ liên quan.
Sau đó, nội dung chứng thực được ghi trên văn bản theo quy định.
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất.
3.5. Kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp
Sau khi nhận văn bản đã chứng thực, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ.
Cần kiểm tra chữ ký và thông tin người ký.
Các thông tin về doanh nghiệp cũng cần được đối chiếu.
Đặc biệt, cần kiểm tra thời hạn nộp hồ sơ đấu thầu.
Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với đơn vị thực hiện chứng thực.
3.6. Chứng thực chữ ký không thay thế các yêu cầu về đấu thầu
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Một văn bản đã được chứng thực chữ ký chưa có nghĩa hồ sơ đấu thầu đã đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các yêu cầu khác theo hồ sơ mời thầu.
Nếu thuộc trường hợp phải có bảo đảm dự thầu, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đúng yêu cầu đó.
Việc chứng thực chữ ký chỉ giải quyết vấn đề về chữ ký trên văn bản.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên đơn xin bảo lĩnh tài sản
4.1. Kiểm tra kỹ yêu cầu của bên mời thầu
Mỗi gói thầu có thể có yêu cầu hồ sơ khác nhau.
Doanh nghiệp cần đọc kỹ hồ sơ mời thầu trước khi chuẩn bị giấy tờ.
Đặc biệt, cần xác định văn bản nào phải chứng thực.
Nếu có mẫu riêng, nên sử dụng đúng mẫu được cung cấp.
Điều này giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
4.2. Không nhầm bảo lĩnh tài sản với bảo lãnh dự thầu
Hai thuật ngữ này có thể gây nhầm lẫn.
Bảo lãnh dự thầu là một hình thức bảo đảm dự thầu trong những trường hợp được pháp luật đấu thầu quy định.
Trong khi đó, đơn xin bảo lĩnh tài sản có thể là một văn bản riêng theo yêu cầu của từng hồ sơ.
Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất của tài liệu.
Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi để lựa chọn thủ tục.
4.3. Kiểm tra kỹ thông tin về tài sản
Nếu đơn có nội dung liên quan đến tài sản, thông tin phải chính xác.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tên tài sản và các thông tin nhận dạng.
Nếu tài sản có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, cần đối chiếu kỹ.
Không nên ký vào văn bản có thông tin chưa được kiểm tra.
4.4. Không ký vào văn bản còn để trống nội dung quan trọng
Doanh nghiệp nên hoàn thiện đơn trước khi thực hiện chứng thực.
Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống các nội dung quan trọng.
Việc này giúp hạn chế nguy cơ nội dung bị thay đổi sau khi ký.
Nếu bên mời thầu yêu cầu bổ sung thông tin, cần hoàn thiện trước khi chứng thực.
4.5. Người ký cần hiểu rõ nội dung cam kết
Chứng thực chữ ký không có nghĩa người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung đơn.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm đối với cam kết của mình.
Do đó, cần đọc kỹ từng nội dung trước khi ký.
Nếu có điều khoản liên quan đến tài sản hoặc nghĩa vụ tài chính, càng cần thận trọng.
4.6. Chủ động thực hiện khi hồ sơ có thời hạn
Hồ sơ đấu thầu thường có thời hạn nộp cụ thể.
Doanh nghiệp không nên chờ sát thời điểm đóng thầu mới thực hiện chứng thực.
Nên chuẩn bị văn bản và giấy tờ từ sớm.
Việc này giúp có thời gian xử lý nếu hồ sơ phát sinh thiếu sót.
4.7. Nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ sau chứng thực
Sau khi chứng thực, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tài liệu.
Cần đối chiếu chữ ký và thông tin người ký.
Đồng thời, kiểm tra nội dung văn bản với yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Nếu hồ sơ có nhiều tài liệu, nên lập danh sách để kiểm tra từng mục.
Cách làm này giúp hạn chế bỏ sót giấy tờ trước thời điểm nộp hồ sơ.
>>> Xem thêm: Ai có thể được ủy quyền và phạm vi ủy quyền đến đâu? Hãy tìm hiểu trước khi công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký bảo lĩnh đấu thầu là thủ tục có thể phát sinh khi doanh nghiệp cần hoàn thiện đơn hoặc văn bản theo yêu cầu của hồ sơ tham gia đấu thầu. Việc chứng thực nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu, không thay thế các yêu cầu về bảo đảm dự thầu hoặc các điều kiện khác của hồ sơ.
Doanh nghiệp cần xác định đúng loại văn bản trước khi thực hiện. Đồng thời, cần kiểm tra thẩm quyền của người ký và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan. Nếu văn bản có nội dung về tài sản, cần rà soát kỹ trước khi ký.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký bảo lĩnh đấu thầu, kiểm tra hồ sơ, giấy tờ của người ký hoặc thủ tục chứng thực văn bản phục vụ đấu thầu, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết hồ sơ nào cần mang theo khi công chứng mua bán nhà đất?
>>> Xem thêm: Có thể bạn đang bỏ qua một bước quan trọng: tìm hiểu kỹ văn phòng công chứng trước khi chuẩn bị hồ sơ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com