Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGiá trị giao dịch là thông tin quan trọng trong nhiều hợp đồng kinh doanh. Nếu bị tiết lộ trái phép, thông tin này có thể ảnh hưởng đến lợi ích của các bên. Đối tác cũng có thể sử dụng dữ liệu để gây bất lợi trong đàm phán. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng điều khoản bảo mật hợp đồng phù hợp ngay từ khi soạn thảo văn bản. Điều khoản cần xác định rõ thông tin được bảo vệ, người có trách nhiệm và hậu quả khi vi phạm. Cách quy định chặt chẽ sẽ giúp các bên hạn chế rủi ro và có căn cứ xử lý khi phát sinh tranh chấp.
>>> Xem thêm: Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng: Điều kiện không phải bồi thường
1. Điều khoản bảo mật hợp đồng về giá trị giao dịch là gì?
1.1. Khái niệm và mục đích của điều khoản bảo mật
Điều khoản bảo mật là nội dung thỏa thuận về việc giữ kín một số thông tin giữa các bên. Nội dung này có thể được đưa trực tiếp vào hợp đồng hoặc lập thành thỏa thuận riêng.
Với giá trị giao dịch, điều khoản thường hướng đến việc hạn chế tiết lộ giá mua bán, tổng giá trị hợp đồng, mức chiết khấu và phương thức thanh toán. Các bên cũng có thể bảo vệ thông tin về phí dịch vụ hoặc điều kiện thương mại đặc biệt.
Mục đích chính là kiểm soát việc tiếp cận và sử dụng thông tin. Điều khoản còn giúp xác định trách nhiệm khi một bên tiết lộ dữ liệu trái thỏa thuận.
Tuy nhiên, không phải mọi thông tin trong hợp đồng đều đương nhiên được giữ kín. Phạm vi bảo mật cần được xác định cụ thể. Nội dung thỏa thuận cũng không được trái quy định pháp luật.
1.2. Những thông tin giá trị giao dịch nên được bảo mật
Tùy loại hợp đồng, các bên có thể lựa chọn những thông tin cần bảo vệ. Những nội dung thường gặp gồm:
- Tổng giá trị hợp đồng và giá của từng hạng mục.
- Mức chiết khấu, ưu đãi hoặc chính sách giá riêng.
- Tiến độ thanh toán và phương thức thanh toán.
- Phí dịch vụ, hoa hồng và các khoản phụ phí.
- Điều kiện thương mại được đàm phán riêng.
- Phụ lục báo giá và tài liệu thể hiện giá trị giao dịch.
- Thông tin tài chính liên quan được các bên xác định là bí mật.
Danh mục này nên phù hợp với thực tế giao dịch. Không nên quy định chung chung rằng toàn bộ thông tin đều là bí mật mà không xác định phạm vi.
Các bên cũng cần phân biệt thông tin mật với thông tin đã công khai hợp pháp. Việc phân loại rõ ràng giúp tránh tranh cãi khi thực hiện hợp đồng.
1.3. Khi nào cần đưa điều khoản bảo mật vào hợp đồng?
Điều khoản bảo mật đặc biệt hữu ích khi giá giao dịch có tính cạnh tranh. Ví dụ, doanh nghiệp có thể đàm phán mức giá riêng với từng nhà cung cấp. Việc tiết lộ mức giá này có thể ảnh hưởng đến những lần thương lượng sau.
Trong hợp đồng mua bán, các bên có thể cần bảo vệ giá bán và chính sách chiết khấu. Với hợp đồng dịch vụ, thông tin cần giữ kín có thể là phí tư vấn hoặc cơ cấu chi phí.
Điều khoản cũng phù hợp với giao dịch có nhiều đối tác và đơn vị hỗ trợ. Tuy nhiên, cần cân nhắc nhu cầu cung cấp thông tin cho kế toán, kiểm toán, ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Việc đưa điều khoản bảo mật vào hợp đồng không bảo đảm thông tin sẽ không bao giờ bị tiết lộ. Hiệu quả bảo vệ còn phụ thuộc vào cách soạn thảo và biện pháp quản lý dữ liệu thực tế.
2. Cách soạn thảo điều khoản bảo mật hợp đồng chặt chẽ
2.1. Xác định rõ thông tin thuộc phạm vi bảo mật
Đây là bước đầu tiên khi xây dựng điều khoản bảo mật hợp đồng. Các bên nên mô tả cụ thể thông tin được bảo vệ thay vì chỉ sử dụng cụm từ “thông tin mật”.
Ví dụ, điều khoản có thể xác định tổng giá trị giao dịch, đơn giá từng hạng mục và mức chiết khấu là thông tin bảo mật. Phụ lục báo giá và lịch thanh toán cũng có thể được đưa vào phạm vi này.
Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, các bên nên ghi rõ phụ lục nào chứa thông tin mật. Cách quy định này giúp người thực hiện dễ nhận diện tài liệu cần bảo vệ.
Đồng thời, nên xác định thông tin nào không thuộc phạm vi bảo mật. Những trường hợp ngoại lệ thường gồm thông tin đã công khai hợp pháp hoặc thông tin bên nhận đã có hợp pháp từ trước.
Việc xác định rõ phạm vi giúp hạn chế cách hiểu khác nhau. Đây cũng là cơ sở để đánh giá một hành vi có vi phạm nghĩa vụ bảo mật hay không.
2.2. Quy định đối tượng có quyền tiếp cận thông tin
Không phải mọi nhân sự của doanh nghiệp đều cần biết giá trị giao dịch. Vì vậy, hợp đồng nên giới hạn người được phép tiếp cận thông tin theo nhu cầu công việc.
Những đối tượng có thể được tiếp cận gồm người đại diện, nhân sự phụ trách hợp đồng và bộ phận kế toán. Luật sư, kiểm toán viên hoặc đơn vị tư vấn cũng có thể cần thông tin để thực hiện nhiệm vụ.
Tuy nhiên, việc cung cấp thông tin cho bên thứ ba nên đi kèm điều kiện phù hợp. Các bên có thể yêu cầu người tiếp nhận tuân thủ nghĩa vụ bảo mật theo hợp đồng hoặc theo thỏa thuận riêng.
Điều khoản cũng nên quy định trách nhiệm của mỗi bên đối với nhân sự và người được mình cho phép tiếp cận thông tin. Doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý nội bộ để hạn chế việc sao chép hoặc chuyển tiếp dữ liệu không cần thiết.
2.3. Quy định thời hạn bảo mật và các trường hợp ngoại lệ
Thời hạn bảo mật cần được xác định rõ trong hợp đồng. Nghĩa vụ này có thể kéo dài trong thời gian thực hiện hợp đồng và một khoảng thời gian sau khi hợp đồng chấm dứt.
Thời hạn cụ thể nên dựa trên tính chất thông tin và nhu cầu bảo vệ thực tế. Với thông tin có giá trị thương mại lâu dài, các bên có thể cân nhắc thời hạn dài hơn nếu phù hợp pháp luật.
Bên cạnh đó, cần xác định các trường hợp được phép tiết lộ. Ví dụ, một bên có thể phải cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
Trong phạm vi pháp luật cho phép, bên phải cung cấp thông tin nên thông báo cho bên còn lại trước khi tiết lộ. Việc thông báo giúp các bên chủ động bảo vệ quyền lợi.
Không nên quy định nghĩa vụ bảo mật theo cách cản trở việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Điều khoản cần cân bằng giữa bảo vệ thông tin và quyền, nghĩa vụ hợp pháp của các bên.
>>> Xem thêm: Muốn hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi? Hãy bắt đầu từ việc nắm rõ quy định về chứng thực
3. Chế tài vi phạm điều khoản bảo mật hợp đồng
3.1. Xác định hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật
Hợp đồng nên mô tả những hành vi bị xem là vi phạm. Quy định cụ thể giúp các bên dễ xác định trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
Các hành vi có thể bao gồm:
- Tiết lộ giá trị giao dịch cho người không có quyền tiếp cận.
- Chuyển tiếp báo giá hoặc phụ lục mật khi chưa được phép.
- Sử dụng thông tin giá để phục vụ lợi ích riêng trái thỏa thuận.
- Sao chép hoặc lưu trữ dữ liệu trái quy trình đã thống nhất.
- Không thực hiện biện pháp bảo vệ thông tin theo cam kết.
- Không thông báo kịp thời khi phát hiện việc tiết lộ trái phép, nếu hợp đồng có quy định nghĩa vụ này.
Không phải mọi trường hợp cung cấp thông tin đều là vi phạm. Cần xem xét phạm vi bảo mật và các ngoại lệ đã thỏa thuận.
Nếu xảy ra tranh chấp, chứng cứ về hành vi tiết lộ và thiệt hại có thể đóng vai trò quan trọng. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ giao dịch và tài liệu liên quan.
3.2. Thỏa thuận trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Các bên có thể thỏa thuận về trách nhiệm khi vi phạm nghĩa vụ bảo mật. Nội dung nên xác định cách xử lý thiệt hại và căn cứ xác định trách nhiệm.
Thiệt hại có thể liên quan đến việc mất lợi thế thương mại hoặc phát sinh chi phí xử lý sự cố. Tuy nhiên, việc yêu cầu bồi thường cần đáp ứng điều kiện pháp luật áp dụng.
Các bên nên quy định nghĩa vụ phối hợp khi xảy ra vi phạm. Ví dụ, bên phát hiện sự cố cần thông báo và cung cấp thông tin liên quan. Bên vi phạm có thể phải hỗ trợ ngăn chặn việc tiết lộ tiếp diễn.
Cần phân biệt bồi thường thiệt hại với phạt vi phạm. Đây là những cơ chế pháp lý khác nhau. Điều kiện áp dụng và giới hạn trách nhiệm phụ thuộc vào loại hợp đồng và quy định pháp luật liên quan.
Với hợp đồng thương mại, việc thỏa thuận phạt vi phạm cần tuân thủ quy định áp dụng. Không nên mặc định mọi mức phạt do các bên tự đặt ra đều có hiệu lực.
3.3. Biện pháp xử lý khi thông tin bị tiết lộ
Khi phát hiện thông tin giá trị giao dịch bị tiết lộ, bên bị ảnh hưởng nên nhanh chóng xác minh sự việc. Cần lưu giữ email, tin nhắn, lịch sử truy cập và tài liệu liên quan.
Các bên có thể phối hợp để hạn chế việc phát tán tiếp tục. Biện pháp cụ thể phụ thuộc vào loại thông tin và mức độ ảnh hưởng.
Nếu hợp đồng có quy định về thông báo sự cố, các bên cần thực hiện đúng thời hạn. Việc thông báo kịp thời giúp làm rõ trách nhiệm và giảm thiểu hậu quả.
Trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, bên bị ảnh hưởng có thể cân nhắc phương thức giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận. Việc yêu cầu bồi thường hoặc áp dụng chế tài cần có căn cứ phù hợp.
Doanh nghiệp cũng nên rà soát quy trình bảo mật sau sự cố. Việc giới hạn quyền truy cập và cải thiện cách lưu trữ có thể giúp ngăn ngừa vi phạm tương tự.
4. Lưu ý khi áp dụng điều khoản bảo mật giá trị giao dịch
4.1. Bảo đảm điều khoản phù hợp với loại hợp đồng
Mỗi loại hợp đồng có đặc điểm và yêu cầu bảo mật khác nhau. Vì vậy, không nên sử dụng một mẫu điều khoản duy nhất cho mọi giao dịch.
Với hợp đồng mua bán hàng hóa, thông tin cần bảo vệ có thể là đơn giá và mức chiết khấu. Với hợp đồng dịch vụ, phạm vi bảo mật có thể bao gồm phí dịch vụ và cơ cấu chi phí.
Đối với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, các bên cần chú ý quy định pháp luật áp dụng. Điều khoản cũng nên làm rõ ngôn ngữ sử dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp.
Việc điều chỉnh nội dung theo từng giao dịch giúp điều khoản thực tế hơn. Đồng thời, các bên có thể tránh những cam kết quá rộng hoặc khó thực hiện.
4.2. Phân biệt thông tin bảo mật với thông tin phải cung cấp theo pháp luật
Thỏa thuận bảo mật không thể loại bỏ nghĩa vụ cung cấp thông tin theo quy định pháp luật. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải cung cấp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền.
Thông tin cũng có thể cần thiết cho việc kê khai thuế, kế toán, kiểm toán hoặc thực hiện nghĩa vụ báo cáo. Vì vậy, điều khoản nên quy định rõ ngoại lệ phù hợp.
Khi phải tiết lộ thông tin, các bên nên giới hạn phạm vi cung cấp trong mức cần thiết nếu pháp luật cho phép. Đồng thời, cần lưu lại căn cứ và tài liệu liên quan.
Cách quy định này giúp cân bằng quyền bảo mật với nghĩa vụ pháp lý. Nó cũng hạn chế nguy cơ một bên viện dẫn điều khoản để từ chối cung cấp thông tin bắt buộc.
4.3. Kết hợp điều khoản với quy trình bảo mật nội bộ
Điều khoản trong hợp đồng chỉ là một phần của giải pháp bảo vệ dữ liệu. Doanh nghiệp cần triển khai biện pháp quản lý tương ứng.
Trước hết, nên phân quyền truy cập tài liệu theo nhiệm vụ. Những người không cần biết giá giao dịch không nên được tiếp cận hồ sơ đầy đủ.
Tiếp theo, doanh nghiệp nên kiểm soát việc gửi và lưu trữ tài liệu. Báo giá, phụ lục và bảng tính giá cần được quản lý phù hợp. Khi chia sẻ dữ liệu, cần kiểm tra đúng người nhận và mục đích sử dụng.
Nhân sự liên quan cũng cần được hướng dẫn về nghĩa vụ bảo mật. Quy trình nội bộ rõ ràng giúp giảm nguy cơ tiết lộ do nhầm lẫn hoặc thao tác sai.
Khi hợp đồng kết thúc, các bên nên thực hiện việc hoàn trả, xóa hoặc tiếp tục lưu giữ thông tin theo thỏa thuận và quy định pháp luật. Không nên tự ý tiêu hủy tài liệu phải lưu trữ theo quy định.
4.4. Rà soát điều khoản trước khi ký kết
Trước khi ký hợp đồng, các bên nên kiểm tra toàn bộ nội dung bảo mật. Cần xác định rõ thông tin nào được bảo vệ và ai có quyền tiếp cận.
Thời hạn bảo mật cũng cần được thể hiện cụ thể. Các trường hợp ngoại lệ và trách nhiệm khi vi phạm phải được quy định dễ hiểu.
Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, cần bảo đảm các tài liệu này thống nhất với điều khoản bảo mật. Những nội dung mâu thuẫn có thể gây khó khăn khi giải thích và thực hiện.
Với giao dịch có giá trị lớn, các bên nên rà soát kỹ rủi ro pháp lý trước khi ký. Việc này giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ lợi ích hợp pháp của mỗi bên.
>>> Xem thêm: Một thủ tục thuận tiện bắt đầu từ việc lựa chọn đúng dịch vụ công chứng
Kết luận
Việc xây dựng điều khoản bảo mật hợp đồng giúp các bên kiểm soát việc tiết lộ thông tin giá trị giao dịch. Điều khoản nên xác định rõ phạm vi bảo mật, người được tiếp cận, thời hạn và trách nhiệm khi vi phạm. Đồng thời, nội dung cần phù hợp với loại hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng. Nếu cần hỗ trợ rà soát hợp đồng, kiểm tra nội dung pháp lý hoặc thực hiện thủ tục công chứng liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Cần công chứng giấy tờ quan trọng? Hãy tìm hiểu thông tin tại văn phòng công chứng trước khi chuẩn bị hồ sơ
>>> Xem thêm: Cần định hướng cho hồ sơ đất đai còn dang dở? Bài viết về dịch vụ làm sổ đỏ là điểm khởi đầu đáng tham khảo
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com