Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHủy bỏ văn bản chứng thực là vấn đề cần được xem xét thận trọng khi các bên phát hiện giao dịch đã chứng thực có sai sót hoặc dấu hiệu vi phạm. Không phải mọi trường hợp đều có thể tự ý hủy bỏ văn bản đã ký.
Theo quy định về chứng thực giao dịch, việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ giao dịch đã được chứng thực phải tuân theo trình tự nhất định. Đặc biệt, các bên cần phân biệt giữa việc tự nguyện hủy bỏ giao dịch và trường hợp giao dịch có vi phạm pháp luật.
Khi phát hiện vấn đề sau khi chứng thực, người dân không nên tự sửa nội dung trên văn bản. Các bên cũng không nên tự ý xé bỏ hoặc tiêu hủy văn bản đã chứng thực.
Vậy khi nào được hủy bỏ giao dịch đã chứng thực? Nếu phát hiện vi phạm thì cần xử lý như thế nào? Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh.
1. Khi nào có thể hủy bỏ văn bản chứng thực đã ký?
1.1. Hủy bỏ giao dịch đã chứng thực là gì?
Chứng thực giao dịch là việc người có thẩm quyền xác nhận một số yếu tố pháp lý của giao dịch. Nội dung này gồm thời gian, địa điểm giao kết và năng lực hành vi của các bên.
Việc chứng thực cũng xác nhận ý chí tự nguyện của các bên. Chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên cũng thuộc phạm vi chứng thực.
Sau khi giao dịch đã được chứng thực, các bên có thể phát sinh nhu cầu sửa đổi. Một số trường hợp cần bổ sung nội dung hoặc chấm dứt giao dịch.
Pháp luật có quy định riêng về việc sửa đổi, bổ sung và hủy bỏ giao dịch đã chứng thực. Vì vậy, các bên cần thực hiện đúng thủ tục thay vì tự ý xử lý văn bản.
1.2. Các bên có thể thỏa thuận hủy bỏ giao dịch
Việc hủy bỏ giao dịch đã chứng thực có thể được thực hiện khi các bên tham gia có thỏa thuận bằng văn bản.
Đây là điều kiện quan trọng đối với việc hủy bỏ giao dịch theo thủ tục chứng thực. Sự đồng thuận cần được thể hiện rõ ràng trong văn bản.
Nếu chỉ một bên không muốn tiếp tục giao dịch, việc hủy bỏ không đương nhiên được thực hiện. Người có yêu cầu cần xem xét quyền và nghĩa vụ của các bên.
Trong trường hợp có tranh chấp, việc giải quyết có thể thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
1.3. Hủy bỏ giao dịch khác với sửa đổi, bổ sung giao dịch
Sửa đổi giao dịch nhằm thay đổi một hoặc một số nội dung. Bổ sung giao dịch nhằm thêm các thỏa thuận mới.
Trong khi đó, hủy bỏ giao dịch hướng đến việc chấm dứt giao dịch đã được xác lập.
Ba trường hợp này có mục đích khác nhau. Vì vậy, hồ sơ và nội dung văn bản cũng có thể khác nhau.
Người dân nên xác định đúng nhu cầu trước khi thực hiện. Việc lựa chọn sai thủ tục có thể khiến hồ sơ phải thực hiện lại.
1.4. Phát hiện vi phạm không đồng nghĩa tự động hủy bỏ
Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.
Nếu phát hiện giao dịch có dấu hiệu vi phạm, các bên không nên tự kết luận rằng văn bản đã chứng thực đương nhiên bị hủy.
Cần xác định loại vi phạm và hậu quả pháp lý của vi phạm đó. Một số trường hợp có thể được các bên thỏa thuận hủy bỏ.
Trường hợp khác có thể phát sinh tranh chấp. Khi đó, việc xác định hiệu lực của giao dịch có thể cần đến cơ quan có thẩm quyền.
2. Xử lý văn bản chứng thực khi phát hiện có vi phạm
2.1. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch
Khi thực hiện chứng thực giao dịch, các bên tham gia phải chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch của mình.
Người yêu cầu cũng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của giao dịch. Các giấy tờ liên quan đến tài sản cũng phải hợp lệ theo quy định.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm trong phạm vi pháp luật quy định. Phạm vi này bao gồm thời gian, địa điểm giao kết và một số yếu tố liên quan đến người tham gia giao dịch.
Do đó, không nên hiểu rằng việc chứng thực đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực chịu trách nhiệm thay cho các bên về mọi nội dung giao dịch.
2.2. Có dấu hiệu vi phạm thì cần kiểm tra lại hồ sơ
Khi phát hiện vấn đề, trước hết cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ.
Các bên nên rà soát văn bản đã chứng thực. Giấy tờ được sử dụng trong quá trình chứng thực cũng cần được kiểm tra.
Một số vấn đề thường cần xem xét gồm thông tin cá nhân và giấy tờ về tài sản. Nội dung giao dịch cũng cần được đối chiếu với thực tế.
Việc kiểm tra giúp xác định chính xác vấn đề. Đây là cơ sở để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
2.3. Trường hợp các bên cùng thống nhất hủy bỏ
Nếu các bên cùng thống nhất chấm dứt giao dịch, việc hủy bỏ có thể được thực hiện theo quy định.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định việc hủy bỏ giao dịch đã được chứng thực phải có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia. Việc hủy bỏ được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực giao dịch.
Các bên không nên chỉ lập một giấy viết tay rồi tự coi giao dịch cũ đã chấm dứt.
Cần thực hiện thủ tục chứng thực việc hủy bỏ theo đúng quy định. Điều này giúp thông tin về giao dịch được xử lý thống nhất trong hồ sơ chứng thực.
2.4. Trường hợp có tranh chấp giữa các bên
Không phải lúc nào các bên cũng thống nhất được việc hủy bỏ.
Một bên có thể cho rằng giao dịch được xác lập do bị lừa dối. Bên khác có thể không đồng ý với nhận định đó.
Khi tranh chấp phát sinh, việc xử lý không còn đơn giản là thủ tục hủy bỏ theo thỏa thuận.
Các bên cần xem xét căn cứ pháp lý của yêu cầu. Trong trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định.
2.5. Không tự ý sửa hoặc xóa nội dung văn bản
Người dân không nên tự tẩy xóa văn bản đã chứng thực.
Việc tự sửa nội dung có thể làm thay đổi thông tin của văn bản. Điều này cũng có thể gây khó khăn khi xác định giá trị và tình trạng pháp lý của giấy tờ.
Nếu phát hiện sai sót, cần liên hệ cơ quan đã thực hiện chứng thực. Cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cách xử lý phù hợp.
>>> Xem thêm: Hồ sơ sang tên giữa các thành viên trong gia đình vẫn cần được chuẩn bị cẩn thận, đặc biệt khi tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
3. Thủ tục hủy bỏ giao dịch đã được chứng thực
3.1. Bước 1: Xác định nguyên nhân cần hủy bỏ
Trước tiên, các bên cần xác định lý do muốn hủy bỏ giao dịch.
Có thể do các bên không còn nhu cầu thực hiện. Cũng có thể do giao dịch phát sinh vấn đề sau khi ký.
Nếu nguyên nhân liên quan đến vi phạm, cần làm rõ nội dung vi phạm. Việc này giúp xác định phương án xử lý phù hợp.
3.2. Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hủy bỏ
Nếu các bên cùng thống nhất, cần lập văn bản thể hiện việc hủy bỏ.
Nội dung văn bản cần xác định rõ giao dịch nào được hủy bỏ. Thông tin về các bên cũng cần được ghi chính xác.
Các bên nên ghi rõ phạm vi hủy bỏ. Trường hợp có nghĩa vụ đã thực hiện, cần thể hiện cách xử lý nếu có.
Văn bản cần phản ánh đúng ý chí của các bên. Người dân không nên sử dụng nội dung chung chung khi giao dịch có nhiều vấn đề.
3.3. Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ cần được chuẩn bị theo yêu cầu của thủ tục chứng thực.
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ. Văn bản thỏa thuận hủy bỏ cũng cần được chuẩn bị.
Bản văn bản giao dịch đã chứng thực trước đó nên được mang theo. Các giấy tờ liên quan khác cũng cần chuẩn bị nếu được yêu cầu.
Từ ngày 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực và đã sửa đổi nhiều quy định về chứng thực. Vì vậy, thành phần hồ sơ cụ thể cần được kiểm tra theo quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện.
3.4. Bước 4: Thực hiện tại cơ quan đã chứng thực
Việc hủy bỏ giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực giao dịch.
Đây là nguyên tắc quan trọng khi thực hiện thủ tục.
Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ và sự thỏa thuận của các bên. Nếu đáp ứng điều kiện, thủ tục chứng thực việc hủy bỏ được thực hiện.
Quy định này giúp bảo đảm hồ sơ chứng thực được quản lý thống nhất. Thông tin về việc hủy bỏ cũng có thể được cập nhật trong hồ sơ liên quan.
3.5. Bước 5: Nhận kết quả và lưu giữ hồ sơ
Sau khi hoàn tất, các bên nhận văn bản theo quy định.
Người dân nên kiểm tra lại nội dung văn bản hủy bỏ. Thông tin về giao dịch cũ cũng cần được đối chiếu.
Các bên nên lưu giữ văn bản hủy bỏ cùng giấy tờ liên quan. Hồ sơ này có thể cần sử dụng để chứng minh tình trạng giao dịch sau này.
Nếu giao dịch liên quan đến tài sản đã đăng ký, các bên cũng cần xem xét thủ tục tiếp theo. Một số trường hợp có thể cần thông báo hoặc thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký.
4. Những lưu ý quan trọng khi hủy bỏ văn bản chứng thực
4.1. Không phải mọi vi phạm đều được xử lý bằng thủ tục hủy bỏ
Hủy bỏ theo thỏa thuận và xử lý giao dịch vi phạm là hai vấn đề cần phân biệt.
Nếu các bên tự nguyện chấm dứt giao dịch, thủ tục hủy bỏ có thể được thực hiện theo quy định.
Nếu có tranh chấp về hiệu lực giao dịch, vấn đề có thể cần được giải quyết theo thủ tục khác.
Do đó, người dân không nên chỉ dựa vào tên gọi “hủy bỏ”. Cần xác định bản chất của vụ việc trước khi lựa chọn phương án.
4.2. Văn bản chứng thực không phải lúc nào cũng bị vô hiệu khi có sai sót
Một sai sót được phát hiện không đồng nghĩa toàn bộ giao dịch mất hiệu lực.
Cần xem xét nội dung sai sót và mức độ ảnh hưởng. Cũng cần xác định sai sót nằm ở giao dịch hay ở thủ tục chứng thực.
Trong một số trường hợp, vấn đề có thể được sửa lỗi theo thủ tục phù hợp. Trường hợp khác có thể phải sửa đổi hoặc hủy bỏ giao dịch.
Vì vậy, việc đánh giá cần dựa trên hồ sơ cụ thể.
4.3. Cần phân biệt chứng thực giao dịch và công chứng
Chứng thực giao dịch và công chứng là hai hình thức pháp lý khác nhau.
Theo quy định hiện hành, chứng thực giao dịch tập trung vào một số yếu tố như thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên.
Trong khi đó, công chứng được điều chỉnh bởi Luật Công chứng 2024. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Vì vậy, cách xử lý văn bản đã công chứng không nên áp dụng máy móc cho văn bản đã chứng thực.
4.4. Nếu là văn bản công chứng thì thủ tục khác
Người dân cần xác định chính xác văn bản của mình là văn bản chứng thực hay văn bản công chứng.
Đối với văn bản công chứng, Luật Công chứng 2024 có quy định riêng về sửa đổi, bổ sung và hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng. Trường hợp có căn cứ cho rằng văn bản công chứng vi phạm pháp luật, người có quyền và lợi ích liên quan có thể đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu.
Do đó, cần kiểm tra đúng loại văn bản trước khi thực hiện.
4.5. Nên xử lý sớm khi phát hiện dấu hiệu bất thường
Khi phát hiện vấn đề, các bên nên rà soát hồ sơ càng sớm càng tốt.
Việc xử lý sớm giúp hạn chế hậu quả phát sinh từ giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng với giao dịch liên quan đến tài sản.
Nếu tài sản đã được đăng ký hoặc đã chuyển giao, việc xử lý có thể phức tạp hơn. Các bên cần kiểm tra thêm các thủ tục liên quan.
4.6. Nên được tư vấn trước khi ký văn bản hủy bỏ
Văn bản hủy bỏ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của các bên.
Do đó, không nên ký khi chưa hiểu rõ nội dung. Các bên cần kiểm tra phạm vi hủy bỏ và hậu quả của việc hủy bỏ.
Nếu vụ việc có tranh chấp hoặc dấu hiệu vi phạm, nên chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan. Việc kiểm tra hồ sơ trước sẽ giúp xác định hướng xử lý phù hợp hơn.
>>> Xem thêm: Không thể trực tiếp giải quyết công việc? Hãy tìm hiểu công chứng ủy quyền trước khi thực hiện
Kết luận
Hủy bỏ văn bản chứng thực không phải là việc các bên có thể tự ý thực hiện bằng cách sửa chữa hoặc tiêu hủy văn bản đã ký. Đối với giao dịch đã được chứng thực, việc hủy bỏ theo thỏa thuận phải được lập thành văn bản và thực hiện tại cơ quan đã chứng thực giao dịch theo quy định.
Nếu phát hiện giao dịch có dấu hiệu vi phạm, các bên cần xác định rõ nguyên nhân và tính chất của vấn đề. Trường hợp có tranh chấp về hiệu lực giao dịch, việc xử lý có thể cần đến cơ quan có thẩm quyền.
Nếu cần kiểm tra hồ sơ, tư vấn về việc hủy bỏ giao dịch hoặc phân biệt giữa chứng thực và công chứng, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Đừng để đến lúc ký hợp đồng mới loay hoay tìm hiểu thủ tục công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Bạn đang phân vân không biết nên chọn văn phòng công chứng nào?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com