Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuCon dấu chứng thực UBND và VPCC có thể khiến nhiều người nhầm lẫn khi kiểm tra giấy tờ. Cả hai đều có thể xuất hiện trên văn bản được chứng thực hoặc công chứng. Tuy nhiên, thẩm quyền và phạm vi thực hiện của mỗi bên không hoàn toàn giống nhau.
UBND thực hiện nhiều hoạt động chứng thực theo thẩm quyền. Văn phòng công chứng lại thực hiện hoạt động công chứng. Trong một số trường hợp, tổ chức hành nghề công chứng cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký theo quy định.
Vì vậy, chỉ nhìn vào con dấu là chưa đủ. Người dân cần xem cả nội dung xác nhận và loại thủ tục đã thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận biết những điểm khác biệt quan trọng.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.
1. Con dấu của UBND và VPCC khác nhau như thế nào?
1.1. UBND thực hiện chứng thực theo thẩm quyền
UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện một số việc chứng thực theo quy định. Đây là hoạt động quản lý hành chính của Nhà nước.
Tùy từng loại giấy tờ, UBND có thể chứng thực bản sao từ bản chính. UBND cũng có thể chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Ngoài ra, UBND cấp xã còn thực hiện một số việc chứng thực khác. Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào quy định pháp luật hiện hành.
1.2. VPCC thực hiện công chứng là chủ yếu
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên làm việc tại đây thực hiện hoạt động công chứng theo quy định.
Công chứng viên có thể công chứng hợp đồng và giao dịch. Một số giấy tờ cũng có thể được chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền.
Do đó, không nên gọi mọi giấy tờ có dấu của VPCC là giấy “chứng thực”. Cần xem chính xác nội dung xác nhận trên văn bản.
1.3. Con dấu chỉ là một dấu hiệu nhận biết
Con dấu giúp nhận biết cơ quan hoặc tổ chức thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, con dấu không phải căn cứ duy nhất để xác định giá trị văn bản.
Người dân nên đọc phần lời chứng hoặc nội dung xác nhận. Thông tin này cho biết văn bản được công chứng hay chứng thực.
Tên cơ quan, tổ chức cũng cần được kiểm tra. Chữ ký của người có thẩm quyền là một thông tin quan trọng khác.
1.4. Cần phân biệt “công chứng” và “chứng thực”
Công chứng và chứng thực là hai hoạt động khác nhau. Mỗi hoạt động có chủ thể và phạm vi riêng.
Công chứng viên xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Chứng thực có nhiều loại và có nội dung xác nhận tương ứng.
Vì vậy, không nên chỉ dựa vào cách gọi thông thường. Cần xác định đúng loại thủ tục đã được thực hiện.
2. Cách nhận biết dấu và nội dung xác nhận trên giấy tờ
2.1. Kiểm tra tên cơ quan hoặc tổ chức
Đây là bước đầu tiên khi kiểm tra văn bản.
Nếu giấy tờ được thực hiện tại UBND, phần thông tin xác nhận thường thể hiện cơ quan hành chính có thẩm quyền. Người ký cũng là người có thẩm quyền theo quy định.
Đối với văn bản được thực hiện tại VPCC, thông tin tổ chức hành nghề công chứng sẽ được thể hiện trên giấy tờ.
Người dân nên đọc kỹ phần đầu và phần xác nhận. Cách này chính xác hơn việc chỉ nhìn hình dạng con dấu.
2.2. Kiểm tra nội dung lời chứng
Lời chứng là thông tin rất quan trọng. Nội dung này giúp xác định thủ tục đã được thực hiện.
Đối với chứng thực bản sao, lời chứng thể hiện việc bản sao được chứng thực từ bản chính. Nội dung này khác với lời chứng trong văn bản công chứng.
Đối với chứng thực chữ ký, nội dung xác nhận tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Cơ quan chứng thực không mặc nhiên xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
2.3. Kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký cũng là dấu hiệu cần kiểm tra. Người ký phải đúng thẩm quyền thực hiện thủ tục.
Với giấy tờ chứng thực tại UBND, người có thẩm quyền sẽ ký theo quy định. Với hoạt động công chứng, công chứng viên thực hiện việc ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Người dân nên đối chiếu chữ ký với phần chức danh được ghi trên văn bản. Đây là cách giúp xác định rõ chủ thể thực hiện.
2.4. Kiểm tra loại văn bản được xác nhận
Nội dung giấy tờ cũng giúp phân biệt thủ tục.
Ví dụ, bản sao giấy tờ được chứng thực có cách thể hiện khác với hợp đồng được công chứng. Giấy chứng thực chữ ký cũng có nội dung xác nhận riêng.
Vì vậy, cần xác định văn bản thuộc loại nào trước khi đánh giá con dấu. Đây là bước quan trọng khi kiểm tra hồ sơ.
2.5. Không nên chỉ nhìn màu hoặc hình dạng con dấu
Màu mực và hình dạng con dấu không phải tiêu chí duy nhất để xác định giá trị pháp lý.
Quan trọng hơn là chủ thể thực hiện và nội dung xác nhận. Người dân cũng cần xem chữ ký và thông tin trên văn bản.
Nếu chỉ nhìn hình thức bên ngoài, rất dễ nhận định thiếu chính xác. Điều này đặc biệt đáng lưu ý với những hồ sơ có nhiều loại giấy tờ.
>>> Xem thêm: Việc tặng cho nhà đất giữa cha mẹ và con cần chuẩn bị đúng giấy tờ; tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con sẽ giúp bạn có thêm thông tin
3. Những điểm khác biệt giữa chứng thực tại UBND và VPCC
3.1. Khác nhau về chủ thể thực hiện
UBND là cơ quan hành chính Nhà nước. Việc chứng thực được thực hiện bởi người có thẩm quyền trong cơ quan.
VPCC là tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng theo quy định.
Mỗi chủ thể có phạm vi thẩm quyền riêng. Vì vậy, người dân cần chọn đúng nơi thực hiện thủ tục.
3.2. Khác nhau về loại thủ tục
UBND có thể thực hiện nhiều thủ tục chứng thực. Phạm vi này bao gồm chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong những trường hợp thuộc thẩm quyền.
VPCC tập trung vào hoạt động công chứng hợp đồng và giao dịch. Tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể thực hiện một số việc chứng thực theo quy định.
Do đó, không thể mặc định mọi hồ sơ đều phải thực hiện tại UBND. Cũng không nên mặc định VPCC chỉ thực hiện công chứng hợp đồng.
3.3. Hình thức xác nhận có thể khác nhau
Mỗi loại thủ tục có nội dung xác nhận riêng. Nội dung này được thể hiện trên giấy tờ sau khi hoàn tất.
Chứng thực bản sao tập trung vào sự phù hợp giữa bản sao và bản chính. Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người yêu cầu.
Công chứng hợp đồng lại có phạm vi xác nhận rộng hơn. Công chứng viên kiểm tra chủ thể, ý chí và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định.
3.4. Giá trị sử dụng phụ thuộc vào loại thủ tục
Không nên đánh giá giấy tờ chỉ dựa trên việc giấy có dấu UBND hay dấu VPCC.
Giá trị sử dụng phải được xem xét dựa trên loại văn bản. Đồng thời, cần căn cứ vào quy định áp dụng cho thủ tục cụ thể.
Một bản sao được chứng thực hợp lệ có thể được sử dụng thay bản chính trong trường hợp pháp luật cho phép. Một hợp đồng được công chứng lại có phạm vi giá trị pháp lý khác.
3.5. Có thể lựa chọn nơi thực hiện trong một số trường hợp
Với một số thủ tục chứng thực, pháp luật cho phép thực hiện tại các chủ thể có thẩm quyền tương ứng.
Điều này tạo thêm lựa chọn cho người dân. Tuy nhiên, không phải mọi loại giấy tờ đều có thể thực hiện tùy ý tại bất kỳ nơi nào.
Trước khi đi làm thủ tục, người dân nên xác định rõ loại chứng thực cần thực hiện. Sau đó, hãy kiểm tra nơi nào có thẩm quyền tiếp nhận.
4. Lưu ý khi kiểm tra con dấu chứng thực của UBND và VPCC
4.1. Kiểm tra toàn bộ văn bản thay vì chỉ xem con dấu
Con dấu chỉ là một phần của văn bản. Người dân nên kiểm tra toàn bộ nội dung liên quan.
Các thông tin cần chú ý gồm tên cơ quan hoặc tổ chức. Tiếp theo là người ký và nội dung lời chứng.
Số chứng thực hoặc số công chứng cũng có thể được thể hiện trên văn bản. Người dân nên kiểm tra các thông tin này trước khi sử dụng.
4.2. Kiểm tra thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân trên giấy tờ cần chính xác. Những lỗi nhỏ cũng có thể gây khó khăn khi nộp hồ sơ.
Các thông tin cần kiểm tra gồm họ tên và ngày tháng năm sinh. Số giấy tờ tùy thân cũng cần được đối chiếu khi có ghi nhận.
Nếu phát hiện sai thông tin, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện. Không nên tự ý sửa chữa giấy tờ đã được xác nhận.
4.3. Kiểm tra nội dung chứng thực hoặc công chứng
Người dân cần xác định chính xác văn bản đã được thực hiện thủ tục gì.
Nếu là chứng thực bản sao, cần kiểm tra nội dung xác nhận bản sao. Nếu là chứng thực chữ ký, cần kiểm tra phần xác nhận chữ ký.
Đối với hợp đồng công chứng, cần kiểm tra lời chứng của công chứng viên. Nội dung này giúp xác định phạm vi xác nhận của văn bản.
4.4. Không tự ý tẩy xóa hoặc sửa con dấu
Giấy tờ đã được chứng thực hoặc công chứng không nên tự ý chỉnh sửa. Việc tẩy xóa có thể làm ảnh hưởng đến giá trị sử dụng của văn bản.
Nếu có sai sót, người dân nên liên hệ nơi đã thực hiện thủ tục. Cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cách xử lý.
Đặc biệt, không nên tự đóng thêm dấu hoặc bổ sung nội dung vào văn bản. Những thay đổi không đúng thẩm quyền có thể gây rủi ro khi sử dụng hồ sơ.
4.5. Có thể hỏi lại nơi đã thực hiện thủ tục
Nếu không chắc giấy tờ có hợp lệ hay không, người dân nên liên hệ nơi đã thực hiện.
Thông tin trên văn bản có thể được kiểm tra theo hồ sơ lưu giữ. Cách này giúp xác định chính xác nguồn gốc của giấy tờ.
Với hồ sơ quan trọng, việc kiểm tra trước khi nộp là rất cần thiết. Điều này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
4.6. Chọn đúng nơi thực hiện ngay từ đầu
Trước khi làm thủ tục, người dân nên xác định rõ nhu cầu của mình.
Nếu cần chứng thực bản sao, hãy xác định loại giấy tờ cần chứng thực. Nếu cần xác nhận hợp đồng hoặc giao dịch, cần xem xét thủ tục công chứng phù hợp.
Việc chọn đúng thủ tục giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân cũng tránh được việc phải làm lại hồ sơ.
>>> Xem thêm: Có những trường hợp tưởng rằng chỉ cần chữ ký, nhưng thực tế lại cần lưu ý nhiều hơn khi công chứng ủy quyền
Kết luận
Con dấu chứng thực UBND và VPCC có thể được nhận biết qua nhiều dấu hiệu. Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào hình dạng hoặc màu mực của con dấu. Người dân cần kiểm tra tên cơ quan, tổ chức, người ký và nội dung lời chứng trên văn bản.
Quan trọng nhất là phải phân biệt đúng giữa công chứng và chứng thực. Mỗi loại thủ tục có chủ thể thực hiện và phạm vi xác nhận khác nhau. Khi hồ sơ có thông tin chưa rõ, nên kiểm tra lại với nơi đã thực hiện thủ tục.
Nếu cần được tư vấn về công chứng, chứng thực hoặc kiểm tra giấy tờ, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn lựa chọn thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến giấy tờ tùy thân, mọi thứ đều cần được kiểm tra trước khi công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Làm thế nào để tìm được văn phòng công chứng vừa uy tín vừa thuận tiện?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com