Không xuất trình bản gốc: Công chứng viên có quyền từ chối?

Trong hoạt động công chứng, việc xuất trình bản gốc giấy tờ là điều kiện bắt buộc để công chứng viên kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp người yêu cầu công chứng chỉ cung cấp bản sao, bản chụp hoặc giấy tờ không đầy đủ, dẫn đến rủi ro pháp lý lớn. Khi đó, từ chối công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, không phải là quyền tùy nghi của công chứng viên.

>>> Xem thêm: Thực hiện công chứng an toàn, đúng luật tại Văn phòng công chứng Hà Nội.

1. Bản gốc giấy tờ bắt buộc trong công chứng là gì?

1.1. Khái niệm bản gốc giấy tờ trong hồ sơ công chứng

Bản gốc giấy tờ bắt buộc là:

• Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp lần đầu

• Hoặc bản chính hợp pháp đang còn giá trị sử dụng

• Là căn cứ trực tiếp để công chứng viên đối chiếu, xác minh tính hợp pháp

👉 Đây là từ khóa phụ quan trọng trong việc xác định điều kiện công chứng.

1.2. Các loại giấy tờ bắt buộc phải xuất trình bản gốc

Tùy từng giao dịch, người yêu cầu công chứng phải cung cấp bản gốc của:

• Giấy tờ nhân thân (căn cước công dân, hộ chiếu)

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở

• Giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

• Văn bản thừa kế, ủy quyền (nếu có)

➡️ Thiếu bản gốc của các giấy tờ này, không đủ điều kiện công chứng.

2. Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ xuất trình bản gốc khi công chứng

2.1. Quy định của Luật Công chứng 2014

Theo Luật Công chứng năm 2014:

• Người yêu cầu công chứng phải xuất trình đầy đủ giấy tờ liên quan

• Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra bản gốc để xác định tính xác thực

• Không được công chứng khi không đủ hồ sơ hợp pháp

👉 Đây là căn cứ pháp lý trực tiếp để từ chối công chứng khi không có bản gốc.

2.2. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc kiểm tra giấy tờ

Theo luật:

• Công chứng viên phải đối chiếu bản sao với bản gốc

• Phải từ chối công chứng nếu không thể xác minh tính hợp pháp

➡️ Việc vẫn công chứng khi không có bản gốc là vi phạm nghiêm trọng trình tự, thủ tục công chứng.

>>> Xem thêm: Từ chuẩn bị giấy tờ đến nhận sổ mới, mọi thứ sẽ đơn giản hơn với dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

3. Vì sao không cung cấp được bản gốc là căn cứ từ chối công chứng?

3.1. Không thể xác định tính xác thực của giấy tờ

Khi chỉ có bản sao:

• Không thể kiểm tra dấu hiệu giả mạo, sửa chữa

• Không xác định được giấy tờ còn giá trị hay đã bị thu hồi

• Không xác định được chủ thể có quyền ký

👉 Điều này làm mất đi ý nghĩa kiểm soát pháp lý của công chứng.

3.2. Nguy cơ giao dịch vô hiệu và hủy văn bản công chứng

Nếu công chứng viên vẫn công chứng:

• Văn bản công chứng có nguy cơ bị Tòa án tuyên vô hiệu

• Công chứng viên có thể bị xử lý trách nhiệm

• Các bên đối mặt với tranh chấp kéo dài

➡️ Từ chối công chứng là biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý.

4. Ví dụ minh họa thực tế về từ chối công chứng do không có bản gốc

Ví dụ thực tế

Ông A đến Văn phòng công chứng ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhưng:

• Chỉ xuất trình bản photo Giấy chứng nhận

• Lý do: bản gốc đang “để ở quê”

Công chứng viên giải thích:

• Không thể kiểm tra tình trạng pháp lý thửa đất

• Không xác định được Giấy chứng nhận có bị thế chấp, thu hồi hay chỉnh lý hay không

➡️ Công chứng viên từ chối công chứng, yêu cầu xuất trình bản gốc theo quy định.

>>> Xem thêm: Nắm rõ quy trình pháp lý của Thủ tục làm giấy từ chối tài sản giúp bạn an tâm hơn.

5. Hướng xử lý đúng để được công chứng hợp pháp

5.1. Hoàn thiện hồ sơ đầy đủ bản gốc

Người yêu cầu công chứng cần:

• Chuẩn bị đầy đủ bản gốc giấy tờ

• Đảm bảo giấy tờ còn giá trị pháp lý

• Xuất trình đúng người, đúng tài sản

5.2. Không nên gây áp lực yêu cầu công chứng trái luật

Việc cố tình yêu cầu công chứng khi không có bản gốc:

• Không làm phát sinh quyền hợp pháp

• Có thể khiến giao dịch bị vô hiệu về sau

➡️ Tuân thủ yêu cầu hồ sơ là cách bảo vệ chính quyền lợi của các bên.

Kết luận

• Không cung cấp được bản gốc giấy tờ bắt buộc là căn cứ rõ ràng để từ chối công chứng

• Công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra, đối chiếu bản gốc nhằm bảo đảm tính hợp pháp của giao dịch

• Việc từ chối công chứng không phải gây khó dễ mà là thực hiện đúng chức năng bảo đảm an toàn pháp lý

• Chuẩn bị đầy đủ bản gốc là điều kiện tiên quyết để giao dịch được công chứng hợp pháp

👉 Trong thực tiễn, hiểu đúng và tuân thủ yêu cầu xuất trình bản gốc sẽ giúp tránh tranh chấp, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Thủ tục công chứng chia thừa kế cần những giấy tờ gì?

>>> Phí công chứng giấy ủy quyền là bao nhiêu theo quy định của pháp luật hiện hành

>>> Dịch vụ công chứng lấy ngay tại văn phòng công chứng Hà Nội

>>> Đặt cọc mua bán nhà đất khi sổ đỏ đang chờ cấp

>>> Cần chữ ký của những ai khi đặt cọc nhà đất thuộc hộ gia đình?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com