Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền thanh lý hợp đồng là thủ tục được sử dụng khi một bên thuê hoặc bên cho thuê không thể trực tiếp thực hiện việc thanh lý. Người này có thể lập giấy ủy quyền cho người khác thực hiện thay.
Việc ủy quyền thường phát sinh khi một bên đang ở xa. Người ủy quyền cũng có thể bận công việc hoặc gặp khó khăn khi di chuyển. Khi đó, giấy ủy quyền giúp việc thực hiện thủ tục thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng chỉ cần chứng thực chữ ký. Hình thức văn bản còn phụ thuộc vào nội dung ủy quyền và yêu cầu của bên còn lại.
Vậy giấy ủy quyền thanh lý hợp đồng thuê nhà cần những gì? Quy trình chứng thực chữ ký được thực hiện ra sao? Những vấn đề nào cần lưu ý trước khi ký? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền thay mặt ký hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý.
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền thanh lý hợp đồng thuê nhà
1.1. Giấy ủy quyền thanh lý hợp đồng thuê nhà là gì?
Giấy ủy quyền là văn bản ghi nhận việc một người giao cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi nhất định.
Đối với hợp đồng thuê nhà, nội dung ủy quyền có thể liên quan đến việc thanh lý hợp đồng. Người được ủy quyền sẽ thay mặt người ủy quyền làm việc với bên còn lại.
Phạm vi công việc cần được ghi rõ trong giấy ủy quyền. Cách ghi cụ thể giúp các bên dễ xác định quyền và nghĩa vụ.
1.2. Khi nào cần ủy quyền thanh lý hợp đồng thuê nhà?
Nhu cầu ủy quyền có thể phát sinh trong nhiều tình huống.
Người thuê có thể đang sinh sống tại tỉnh khác. Người cho thuê cũng có thể đang ở nước ngoài hoặc không thể trực tiếp đến làm việc.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Ký biên bản thanh lý hợp đồng.
- Xác nhận việc chấm dứt hợp đồng thuê.
- Nhận lại tiền đặt cọc.
- Bàn giao nhà và tài sản.
- Thanh toán tiền thuê còn thiếu.
- Nhận hoặc giao các giấy tờ liên quan.
Tùy thỏa thuận, giấy ủy quyền có thể bao gồm một hoặc nhiều công việc trên.
1.3. Chứng thực chữ ký có phải là công chứng hợp đồng ủy quyền?
Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng ủy quyền là hai hình thức khác nhau.
Khi chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Nội dung giấy tờ không mặc nhiên được xác nhận toàn bộ về tính hợp pháp.
Trong khi đó, công chứng viên có thể công chứng hợp đồng hoặc giao dịch theo quy định. Phạm vi kiểm tra sẽ phụ thuộc vào loại văn bản được yêu cầu công chứng.
Vì vậy, cần xác định đúng hình thức văn bản trước khi thực hiện.
1.4. Có thể ủy quyền cho người khác ký biên bản thanh lý không?
Việc này phụ thuộc vào nội dung hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.
Nếu người thuê hoặc người cho thuê muốn giao cho người khác ký thay, nội dung đó nên được ghi rõ trong giấy ủy quyền.
Phạm vi ủy quyền có thể bao gồm quyền ký biên bản thanh lý. Văn bản cũng có thể ghi rõ quyền bàn giao nhà hoặc nhận tiền.
Việc ghi cụ thể giúp hạn chế tranh chấp về phạm vi đại diện sau này.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền thanh lý hợp đồng
2.1. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và chính xác. Họ tên trong giấy ủy quyền cũng phải thống nhất với giấy tờ xuất trình.
Nếu thông tin cá nhân có thay đổi, người dân nên chuẩn bị giấy tờ liên quan. Việc này giúp quá trình kiểm tra được thuận lợi hơn.
2.2. Giấy ủy quyền thanh lý hợp đồng
Giấy ủy quyền là tài liệu quan trọng trong hồ sơ.
Nội dung nên xác định rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Thông tin về hợp đồng thuê nhà cũng cần được thể hiện cụ thể.
Một số nội dung nên có gồm:
- Thông tin người ủy quyền.
- Thông tin người được ủy quyền.
- Thông tin hợp đồng thuê nhà.
- Địa chỉ căn nhà cho thuê.
- Nội dung công việc được ủy quyền.
- Quyền ký biên bản thanh lý.
- Quyền bàn giao nhà.
- Quyền nhận hoặc hoàn trả tiền đặt cọc.
- Thời hạn ủy quyền.
- Cam kết của người ủy quyền.
Nội dung thực tế cần phù hợp với nhu cầu của các bên. Không nên ghi phạm vi ủy quyền quá chung chung.
2.3. Hợp đồng thuê nhà đã ký
Người yêu cầu nên chuẩn bị hợp đồng thuê nhà.
Hợp đồng giúp xác định chính xác giao dịch mà người ủy quyền muốn thanh lý. Các thông tin trong giấy ủy quyền cũng có thể được đối chiếu với hợp đồng.
Những nội dung cần kiểm tra gồm thời hạn thuê, tiền thuê và tiền đặt cọc. Điều khoản về chấm dứt hợp đồng cũng cần được xem xét.
Nếu hợp đồng có phụ lục, các bên nên chuẩn bị đầy đủ. Điều này giúp tránh bỏ sót thỏa thuận liên quan.
2.4. Giấy tờ liên quan đến tiền đặt cọc và thanh toán
Nếu việc thanh lý có liên quan đến tiền, nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh.
Có thể bao gồm biên nhận tiền đặt cọc hoặc chứng từ thanh toán. Các bên cũng có thể chuẩn bị bảng đối chiếu công nợ nếu có.
Những giấy tờ này giúp xác định khoản tiền cần thanh toán khi thanh lý. Nội dung ủy quyền cũng có thể được xây dựng phù hợp hơn.
2.5. Giấy tờ của người được ủy quyền
Thông tin của người được ủy quyền cần được ghi chính xác.
Trong một số trường hợp, người yêu cầu có thể cần cung cấp giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào từng trường hợp.
Nếu người được ủy quyền là nhân viên hoặc người đại diện cho tổ chức, có thể cần thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện.
>>> Xem thêm: Lần đầu thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận? Hãy tham khảo Dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu để có sự chuẩn bị tốt hơn
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền thanh lý hợp đồng
3.1. Bước 1: Kiểm tra hợp đồng thuê nhà
Trước tiên, các bên cần xem lại hợp đồng thuê nhà.
Cần xác định thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt. Điều khoản về tiền đặt cọc cũng cần được kiểm tra.
Nếu hợp đồng có quy định riêng về thanh lý, các bên nên thực hiện đúng thỏa thuận.
3.2. Bước 2: Xác định nội dung cần ủy quyền
Người ủy quyền cần xác định rõ công việc giao cho người khác.
Nếu chỉ ký biên bản thanh lý, nên ghi rõ quyền ký văn bản đó. Nếu cần nhận tiền đặt cọc, nội dung này cũng phải được thể hiện.
Trường hợp cần bàn giao nhà, quyền bàn giao cũng nên được ghi nhận. Phạm vi càng rõ thì việc thực hiện càng thuận lợi.
3.3. Bước 3: Chuẩn bị và kiểm tra giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền cần được lập với thông tin chính xác.
Người ủy quyền nên kiểm tra họ tên và thông tin cá nhân. Thông tin về căn nhà và hợp đồng cũng cần được đối chiếu.
Thời hạn ủy quyền phải phù hợp với thời điểm thanh lý. Nội dung quyền của người được ủy quyền cũng cần được xác định rõ.
3.4. Bước 4: Người ủy quyền ký trước người có thẩm quyền
Người ủy quyền cần thực hiện việc ký theo đúng trình tự.
Khi chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ cần thiết. Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ trước khi thực hiện.
Người dân không nên tự ý ký trước nếu được yêu cầu ký tại nơi chứng thực. Việc thực hiện đúng trình tự giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi.
3.5. Bước 5: Nhận giấy ủy quyền đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại giấy ủy quyền.
Nên kiểm tra thông tin ngay sau khi nhận văn bản. Các nội dung về người ủy quyền và phạm vi công việc cần được kiểm tra kỹ.
Nếu phát hiện sai thông tin, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện. Không nên tự sửa nội dung trên giấy ủy quyền đã chứng thực.
3.6. Bước 6: Thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng
Người được ủy quyền sử dụng giấy ủy quyền để làm việc với bên còn lại.
Các công việc thực hiện phải nằm trong phạm vi được ủy quyền. Người được ủy quyền không nên tự ý thực hiện thêm quyền ngoài văn bản.
Khi thanh lý, các bên nên lập biên bản rõ ràng. Nội dung có thể ghi nhận việc bàn giao nhà và thanh toán các khoản còn lại.
4. Chi phí và những lưu ý khi ủy quyền thanh lý hợp đồng thuê nhà
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được áp dụng theo quy định về mức thu hiện hành.
Mức phí có thể phụ thuộc vào nội dung và số lượng văn bản cần chứng thực. Nếu phát sinh nhu cầu sao chụp, có thể có thêm chi phí tương ứng.
Người dân nên hỏi trước về mức phí. Việc này giúp chủ động chuẩn bị khi thực hiện.
4.2. Cần xác định rõ người có quyền thanh lý
Không phải bất kỳ người nào cũng có thể tự mình thanh lý hợp đồng.
Người ký thanh lý cần là bên tham gia hợp đồng. Trường hợp ký thay cần có căn cứ đại diện hợp pháp.
Nếu người được ủy quyền ký thay, phạm vi đại diện phải phù hợp. Đây là yếu tố cần kiểm tra trước khi lập giấy ủy quyền.
4.3. Ghi rõ quyền nhận và hoàn trả tiền đặt cọc
Tiền đặt cọc thường là vấn đề quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê nhà.
Nếu người được ủy quyền nhận tiền, giấy ủy quyền nên ghi rõ nội dung này. Cần xác định cả quyền ký xác nhận đã nhận tiền nếu có.
Trường hợp phải hoàn trả tiền đặt cọc, các bên cũng nên ghi nhận rõ trách nhiệm. Việc này giúp hạn chế tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc.
4.4. Kiểm tra thời hạn ủy quyền
Thời hạn ủy quyền cần phù hợp với thời điểm thanh lý.
Nếu giấy ủy quyền hết hạn trước ngày ký biên bản, người được ủy quyền có thể không thể tiếp tục thực hiện công việc.
Do đó, nên dự kiến thời gian xử lý trước khi lập văn bản. Trường hợp cần thiết, có thể xác định thời hạn đủ dài để hoàn thành công việc.
4.5. Người được ủy quyền chỉ thực hiện trong phạm vi được giao
Giấy ủy quyền xác định giới hạn công việc của người được ủy quyền.
Nếu chỉ được giao ký biên bản thanh lý, không nên tự ý thực hiện giao dịch khác. Mọi công việc phát sinh ngoài phạm vi cần được xem xét riêng.
Nội dung rõ ràng sẽ giúp các bên dễ kiểm soát việc thực hiện. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu khi có vấn đề phát sinh.
4.6. Kiểm tra yêu cầu của bên cho thuê hoặc bên thuê
Trước khi lập giấy ủy quyền, nên trao đổi với bên còn lại.
Một số bên có thể yêu cầu giấy ủy quyền theo mẫu riêng. Một số trường hợp có thể yêu cầu công chứng thay vì chứng thực chữ ký.
Việc xác nhận trước giúp tránh lập sai hình thức văn bản. Người dân cũng không phải thực hiện lại thủ tục.
4.7. Nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi ký
Hồ sơ thanh lý thường có nhiều giấy tờ liên quan.
Các bên nên kiểm tra hợp đồng thuê và phụ lục hợp đồng. Chứng từ đặt cọc và thanh toán cũng cần được rà soát.
Nếu có tài sản bàn giao, nên lập danh sách cụ thể. Những khoản chi phí còn lại cũng cần được đối chiếu trước khi ký thanh lý.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng ủy quyền chưa?
Kết luận
Chứng thực ủy quyền thanh lý hợp đồng giúp người thuê hoặc người cho thuê giao cho người khác thực hiện công việc thay mình. Nội dung ủy quyền cần được xây dựng rõ ràng. Đặc biệt, cần xác định quyền ký thanh lý, bàn giao nhà và nhận hoặc hoàn trả tiền đặt cọc.
Trước khi chứng thực, các bên nên kiểm tra kỹ hợp đồng thuê nhà. Đồng thời, cần xác nhận yêu cầu về hình thức giấy ủy quyền của bên còn lại. Điều này giúp hạn chế việc hồ sơ không được chấp nhận.
Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Mua được căn nhà ưng ý mới chỉ là bắt đầu; thủ tục công chứng mua bán nhà đất cũng cần được quan tâm đúng mức
>>> Xem thêm: Bạn đã biết văn phòng công chứng nào có thể hỗ trợ hồ sơ của mình chưa?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com