Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKhi thực hiện giao dịch tại văn phòng công chứng (VPCC), các bên cần đáp ứng điều kiện pháp luật để hợp đồng có hiệu lực. Một trong những vấn đề quan trọng là khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của người ký. Nếu người tham gia không đáp ứng điều kiện cần thiết, giao dịch có thể phát sinh tranh chấp hoặc bị yêu cầu tuyên vô hiệu. Vì vậy, kiểm tra năng lực hành vi ký hợp đồng là bước cần thiết nhằm bảo đảm sự tự nguyện và tính hợp pháp của giao dịch. Việc kiểm tra cần được thực hiện thận trọng, đúng thẩm quyền và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Hợp đồng vô hiệu do vi phạm điều cấm của luật: Bài học xương máu
1. Năng lực hành vi dân sự khi ký hợp đồng tại văn phòng công chứng
1.1. Năng lực hành vi dân sự là gì?
Năng lực hành vi dân sự là khả năng của cá nhân xác lập, thực hiện quyền và nghĩa vụ dân sự bằng hành vi của mình. Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định các mức độ năng lực hành vi khác nhau.
Khi ký hợp đồng, một người cần có khả năng thực hiện giao dịch theo quy định pháp luật. Điều kiện cụ thể phụ thuộc vào độ tuổi, tình trạng năng lực hành vi và loại hợp đồng.
Chẳng hạn, người thành niên thường có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp người thành niên bị Tòa án tuyên mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự. Một số trường hợp khác được xác định là người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
Do đó, chỉ dựa vào tuổi hoặc giấy tờ tùy thân chưa đủ để đánh giá mọi khía cạnh của năng lực hành vi. Công chứng viên cần xem xét điều kiện giao dịch theo quy định hiện hành.
1.2. Vì sao cần kiểm tra năng lực hành vi ký hợp đồng?
Việc kiểm tra giúp xác định người ký có đủ điều kiện tham gia giao dịch hay không. Đây cũng là cơ sở để hạn chế rủi ro pháp lý cho các bên.
Trong hoạt động công chứng, hợp đồng thường liên quan đến tài sản và quyền lợi đáng kể. Ví dụ gồm hợp đồng mua bán nhà đất, tặng cho tài sản, ủy quyền hoặc thỏa thuận phân chia di sản.
Nếu một bên không đáp ứng điều kiện pháp luật, hợp đồng có thể bị tranh chấp. Tùy trường hợp, Tòa án có thể xem xét yêu cầu tuyên giao dịch vô hiệu.
Việc kiểm tra còn giúp phát hiện dấu hiệu bị ép buộc, lừa dối hoặc không hiểu rõ nội dung giao dịch. Tuy nhiên, biểu hiện bên ngoài không phải lúc nào cũng phản ánh chính xác tình trạng pháp lý của một người. Vì vậy, cần đánh giá dựa trên thông tin và căn cứ phù hợp.
1.3. Ai có trách nhiệm kiểm tra năng lực của người ký?
Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và xem xét điều kiện tham gia giao dịch trong phạm vi nhiệm vụ theo pháp luật về công chứng. Việc kiểm tra bao gồm giấy tờ liên quan và các dấu hiệu có thể ảnh hưởng đến tính tự nguyện của người ký.
Người yêu cầu công chứng cũng cần cung cấp thông tin trung thực. Nếu có quyết định của Tòa án về năng lực hành vi dân sự hoặc người đại diện, họ nên xuất trình giấy tờ liên quan.
Các bên tham gia hợp đồng cần đọc kỹ nội dung trước khi ký. Nếu có điểm chưa rõ, họ nên đề nghị giải thích. Không nên ký thay hoặc gây sức ép để người khác chấp thuận giao dịch.
Việc kiểm tra không đồng nghĩa với việc công chứng viên tự đưa ra chẩn đoán y khoa. Khi xuất hiện nghi ngờ đáng kể, cần xem xét tài liệu và xử lý theo đúng quy định pháp luật.
2. Quy trình kiểm tra năng lực hành vi ký hợp đồng tại VPCC
2.1. Kiểm tra giấy tờ tùy thân và hồ sơ liên quan
Bước đầu tiên là đối chiếu thông tin của người tham gia giao dịch. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ tùy thân và các tài liệu cần thiết theo từng loại hợp đồng.
Hồ sơ có thể gồm CCCD (Căn cước công dân), giấy tờ về tài sản và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện nếu có. Tùy trường hợp, người yêu cầu công chứng cần cung cấp thêm tài liệu liên quan đến tình trạng pháp lý của mình.
Nếu có quyết định của Tòa án về mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, tài liệu này cần được xem xét. Trường hợp có người đại diện theo pháp luật, phải kiểm tra căn cứ đại diện và phạm vi quyền hạn.
Thông tin trên hồ sơ cần thống nhất và có thể xác minh. Nếu giấy tờ thiếu, có dấu hiệu không hợp lệ hoặc có mâu thuẫn, công chứng viên có thể yêu cầu làm rõ theo quy định.
2.2. Trao đổi trực tiếp với người tham gia hợp đồng
Việc trao đổi trực tiếp giúp công chứng viên xác định người ký có hiểu giao dịch đang thực hiện hay không. Nội dung trao đổi thường tập trung vào mục đích, đối tượng và hậu quả pháp lý của hợp đồng.
Người ký cần có cơ hội tự trình bày ý chí của mình. Công chứng viên có thể đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa thống nhất trong hồ sơ hoặc lời trình bày.
Ví dụ, khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, người ký cần hiểu tài sản nào được chuyển nhượng và các nghĩa vụ liên quan. Nếu là hợp đồng ủy quyền, người ủy quyền cần hiểu phạm vi quyền đã giao cho người khác.
Việc trao đổi phải phù hợp với hoàn cảnh cụ thể. Không nên kết luận một người không đủ năng lực chỉ vì họ lớn tuổi, nói chậm, có khuyết tật hoặc cần thêm thời gian để trả lời.
2.3. Xử lý khi có dấu hiệu nghi ngờ về năng lực hành vi
Trong quá trình kiểm tra, công chứng viên có thể nhận thấy người ký không hiểu nội dung hợp đồng hoặc không thể hiện được ý chí rõ ràng. Khi đó, cần làm rõ nguyên nhân trước khi tiếp tục thủ tục.
Các bên có thể được yêu cầu cung cấp thêm tài liệu phù hợp. Nếu có quyết định của Tòa án về năng lực hành vi dân sự, việc giải quyết phải căn cứ vào quyết định đó và quy định pháp luật.
Nếu người yêu cầu công chứng không thể nhận thức, làm chủ hành vi tại thời điểm tiếp nhận yêu cầu, công chứng viên phải xử lý theo quy định về công chứng và điều kiện giao dịch. Không nên tiếp tục chỉ vì hồ sơ giấy tờ đã đầy đủ.
Tùy tình huống, việc công chứng có thể cần tạm dừng, bị từ chối hoặc được thực hiện sau khi vấn đề pháp lý đã được làm rõ. Cách xử lý cụ thể phải dựa trên căn cứ thực tế và quy định hiện hành.
>>> Xem thêm: Đừng để một thiếu sót nhỏ khiến giấy tờ của bạn phải chuẩn bị lại, hãy tìm hiểu kỹ về chứng thực
3. Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi kiểm tra năng lực hành vi ký hợp đồng
3.1. Người cao tuổi hoặc có biểu hiện suy giảm nhận thức
Người cao tuổi vẫn có thể tự mình tham gia giao dịch nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Tuổi tác không phải căn cứ duy nhất để kết luận một người mất năng lực hành vi dân sự.
Tuy nhiên, cần thận trọng khi người ký không hiểu nội dung hợp đồng hoặc liên tục nhầm lẫn về tài sản và quyền lợi. Công chứng viên cần trao đổi phù hợp để làm rõ ý chí của họ.
Nếu có tài liệu pháp lý liên quan đến năng lực hành vi, cần kiểm tra trước khi giải quyết yêu cầu. Trường hợp có nghi ngờ về khả năng nhận thức tại thời điểm ký, việc xử lý phải tuân thủ quy định áp dụng.
Gia đình cũng không nên tự ý quyết định thay người cao tuổi chỉ vì cho rằng họ không còn minh mẫn. Việc đại diện phải có căn cứ pháp luật phù hợp.
3.2. Người có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi
Một người có thể gặp khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi do nhiều nguyên nhân. Tuy nhiên, việc xác định tình trạng pháp lý này phải căn cứ vào quy định và quyết định có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, Tòa án có thể ra quyết định tuyên bố một người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo điều kiện luật định. Quyết định có thể xác định người giám hộ và quyền, nghĩa vụ liên quan.
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng của người thuộc trường hợp này, cần xem xét quyết định của Tòa án và phạm vi đại diện hoặc hỗ trợ đã được xác định. Không nên tự suy đoán quyền quyết định của người đó chỉ từ biểu hiện bên ngoài.
Việc kiểm tra cần bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người tham gia. Đồng thời, cần tuân thủ nội dung quyết định có hiệu lực và quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể.
3.3. Người bị ép buộc hoặc không tự nguyện ký hợp đồng
Năng lực hành vi dân sự và sự tự nguyện là hai vấn đề cần được xem xét riêng. Một người có đầy đủ năng lực vẫn có thể bị đe dọa, cưỡng ép hoặc lừa dối khi giao kết hợp đồng.
Nếu người ký có biểu hiện sợ hãi hoặc liên tục nhìn người đi cùng để chờ chỉ dẫn, công chứng viên có thể cần trao đổi thêm. Mục đích là làm rõ ý chí thực sự của người yêu cầu công chứng.
Các bên không được dùng sức ép để buộc người khác ký văn bản. Nếu có căn cứ cho thấy giao dịch được xác lập do lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép, hiệu lực hợp đồng có thể bị xem xét theo quy định pháp luật.
Người tham gia nên chủ động đề nghị giải thích khi chưa hiểu nội dung. Nếu không đồng ý với giao dịch, họ có quyền nêu rõ ý kiến của mình.
3.4. Người chưa thành niên tham gia giao dịch
Người chưa thành niên có thể tham gia giao dịch dân sự trong những điều kiện nhất định. Khả năng tự xác lập và thực hiện giao dịch phụ thuộc vào độ tuổi, loại giao dịch và quy định pháp luật.
Vì vậy, không phải mọi hợp đồng do người chưa thành niên ký đều đương nhiên vô hiệu. Cần xác định giao dịch có thuộc trường hợp phải có sự đồng ý của người đại diện hay không.
Khi công chứng hợp đồng liên quan đến người chưa thành niên, hồ sơ cần thể hiện đúng tư cách của người tham gia. Nếu có người đại diện, cần kiểm tra giấy tờ và phạm vi đại diện.
Đối với giao dịch liên quan đến tài sản của người chưa thành niên, cần xem xét thêm quy định bảo vệ quyền lợi của họ. Các bên không nên bỏ qua điều kiện pháp luật chỉ vì đã có sự đồng thuận trong gia đình.
4. Hậu quả pháp lý và cách hạn chế rủi ro khi công chứng hợp đồng
4.1. Hợp đồng có thể bị vô hiệu trong trường hợp nào?
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, giao dịch dân sự có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu khi người xác lập không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm giao dịch, nếu đáp ứng điều kiện luật định.
Ngoài ra, giao dịch còn có thể bị xem xét khi người tham gia bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép. Việc xác định hiệu lực phải dựa trên tình tiết cụ thể và căn cứ pháp luật.
Không phải cứ có tranh chấp về năng lực hành vi là hợp đồng tự động vô hiệu. Người có quyền lợi liên quan cần thực hiện thủ tục yêu cầu giải quyết theo quy định khi cần thiết.
Nếu hợp đồng bị tuyên vô hiệu, hậu quả pháp lý được xác định theo quy định về giao dịch dân sự vô hiệu. Các bên có thể phải hoàn trả những gì đã nhận và xử lý thiệt hại theo căn cứ pháp luật áp dụng.
4.2. Trách nhiệm của công chứng viên và người yêu cầu công chứng
Công chứng viên phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục và kiểm tra các điều kiện công chứng theo quy định. Việc bỏ qua dấu hiệu rõ ràng hoặc không xử lý đúng hồ sơ có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý tùy trường hợp.
Người yêu cầu công chứng có trách nhiệm cung cấp thông tin và giấy tờ trung thực. Việc cố tình che giấu quyết định của Tòa án hoặc cung cấp tài liệu sai lệch có thể gây ra hậu quả pháp lý.
Tuy nhiên, trách nhiệm của từng bên phải được xác định dựa trên hành vi thực tế, lỗi và quy định áp dụng. Không thể mặc nhiên quy toàn bộ trách nhiệm cho công chứng viên hoặc người ký chỉ vì hợp đồng phát sinh tranh chấp.
Khi phát hiện sai sót, các bên nên lưu giữ hồ sơ và tìm hiểu phương án xử lý phù hợp. Nếu cần, có thể đề nghị tư vấn pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình.
4.3. Cách chuẩn bị hồ sơ để quá trình công chứng thuận lợi
Người yêu cầu công chứng nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân và tài liệu liên quan đến giao dịch. Với hợp đồng nhà đất, cần có giấy tờ về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất theo yêu cầu.
Nếu có người đại diện, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh tư cách và phạm vi đại diện. Nếu có quyết định của Tòa án về năng lực hành vi dân sự, nên cung cấp để được hướng dẫn đúng quy định.
Trước khi ký, các bên nên đọc kỹ hợp đồng và hỏi lại những nội dung chưa rõ. Không nên ký khi chưa hiểu quyền, nghĩa vụ hoặc hậu quả pháp lý của giao dịch.
Nếu có tình tiết đặc biệt, hãy trao đổi trước với văn phòng công chứng. Việc kiểm tra hồ sơ sớm giúp xác định giấy tờ cần bổ sung và giảm nguy cơ gián đoạn thủ tục.
4.4. Lựa chọn văn phòng công chứng phù hợp
Khi thực hiện giao dịch có giá trị lớn hoặc có tình tiết phức tạp, các bên nên tìm hiểu kỹ thủ tục trước khi ký. Văn phòng công chứng có thể hướng dẫn hồ sơ và giải thích quy trình trong phạm vi thẩm quyền.
Người yêu cầu nên trình bày trung thực về tình trạng pháp lý của mình và giao dịch dự kiến. Nếu có người cao tuổi, người chưa thành niên hoặc người có quyết định liên quan đến năng lực hành vi, cần thông báo từ đầu.
Việc chuẩn bị đầy đủ giúp công chứng viên có cơ sở xem xét yêu cầu. Tuy nhiên, kết quả giải quyết vẫn phụ thuộc vào hồ sơ, điều kiện pháp luật và tình tiết cụ thể.
>>> Xem thêm: Cần hoàn thiện giấy tờ nhanh gọn? Đừng bỏ qua thông tin về dịch vụ công chứng!
Kết luận
Việc kiểm tra năng lực hành vi ký hợp đồng giúp bảo đảm giao dịch được xác lập đúng quy định và hạn chế tranh chấp về sau. Công chứng viên cần xem xét hồ sơ, trao đổi với người ký và làm rõ dấu hiệu bất thường khi cần thiết. Người yêu cầu công chứng cũng nên cung cấp thông tin trung thực và đọc kỹ văn bản trước khi ký. Nếu cần hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra điều kiện công chứng hoặc giải đáp thủ tục liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng ngay từ đầu giúp bạn chủ động hơn trong mọi thủ tục pháp lý
>>> Xem thêm: Từ ý định tặng cho đến khâu đăng ký biến động, mỗi bước đều cần được cân nhắc; đọc thêm về dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com