Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký ủy quyền đấu giá đất là vấn đề cần được quan tâm khi người có nhu cầu tham gia đấu giá quyền sử dụng đất không thể trực tiếp thực hiện một hoặc một số công việc theo yêu cầu của cuộc đấu giá. Khi đó, việc lập giấy ủy quyền và xác nhận chữ ký có thể được đặt ra tùy thuộc vào nội dung ủy quyền và quy định của cuộc đấu giá.
Đấu giá quyền sử dụng đất là thủ tục có nhiều yêu cầu riêng. Người tham gia phải đáp ứng điều kiện, thực hiện đăng ký và tuân thủ quy chế cuộc đấu giá. Pháp luật về đấu giá tài sản hiện hành được điều chỉnh bởi Luật Đấu giá tài sản và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Vì vậy, giấy ủy quyền không nên được lập một cách chung chung. Nội dung cần thể hiện rõ người ủy quyền, người được ủy quyền và phạm vi công việc được thực hiện.
Vậy giấy ủy quyền tham gia đấu giá quyền sử dụng đất có cần chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Người được ủy quyền có thể thay mặt người khác thực hiện toàn bộ thủ tục đấu giá hay không? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Sự nguy hiểm của việc lừa đảo làm giả bản chứng thực chữ ký
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền tham gia đấu giá đất
1.1. Giấy ủy quyền tham gia đấu giá quyền sử dụng đất là gì?
Giấy ủy quyền tham gia đấu giá quyền sử dụng đất là văn bản thể hiện việc một người giao cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền.
Nội dung ủy quyền có thể liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ, nộp giấy tờ hoặc thực hiện một số công việc trong quá trình tham gia đấu giá. Phạm vi cụ thể cần căn cứ vào nhu cầu của người ủy quyền và quy định của cuộc đấu giá.
Đặc biệt, cần phân biệt giữa việc ủy quyền thực hiện thủ tục với việc ủy quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia.
Không nên sử dụng một mẫu giấy ủy quyền chung cho mọi cuộc đấu giá.
1.2. Có thể chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không?
Chứng thực chữ ký là thủ tục nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Pháp luật về chứng thực hiện hành được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
Do đó, trong trường hợp giấy ủy quyền thuộc phạm vi được chứng thực chữ ký, người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục theo quy định.
Tuy nhiên, không phải cứ gọi là “giấy ủy quyền” thì đều mặc nhiên được chứng thực chữ ký. Cần xem xét nội dung và bản chất của việc ủy quyền.
Nếu văn bản liên quan trực tiếp đến giao dịch, tài sản hoặc quyền sử dụng đất, cần xác định đúng hình thức pháp lý trước khi thực hiện.
1.3. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa xác nhận nội dung ủy quyền
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký của người yêu cầu theo quy định. Việc này không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận mọi nội dung trong giấy ủy quyền là đúng hoặc bảo đảm kết quả của cuộc đấu giá.
Người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình cam kết.
Người được ủy quyền cũng chỉ được thực hiện những công việc nằm trong phạm vi được giao và phù hợp với quy định của cuộc đấu giá.
Vì vậy, nội dung giấy ủy quyền cần được kiểm tra kỹ trước khi ký.
1.4. Cần kiểm tra quy chế cuộc đấu giá trước khi lập giấy ủy quyền
Mỗi cuộc đấu giá quyền sử dụng đất có thể có hồ sơ, trình tự và yêu cầu riêng.
Người có nhu cầu ủy quyền nên kiểm tra thông báo đấu giá, quy chế cuộc đấu giá và yêu cầu của tổ chức hành nghề đấu giá tài sản.
Thông tin này đặc biệt quan trọng nếu người được ủy quyền sẽ thay mặt người đăng ký tham gia thực hiện thủ tục tại cuộc đấu giá.
Việc giấy ủy quyền đã được chứng thực không đồng nghĩa với việc tổ chức đấu giá bắt buộc phải chấp nhận mọi phạm vi ủy quyền.
2. Điều kiện và nội dung cần có trong giấy ủy quyền đấu giá đất
2.1. Xác định rõ người ủy quyền và người được ủy quyền
Giấy ủy quyền cần thể hiện đầy đủ thông tin của các bên.
Thông thường, nội dung có thể bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, thông tin giấy tờ tùy thân và địa chỉ của người ủy quyền, người được ủy quyền.
Thông tin cần thống nhất với giấy tờ sử dụng để thực hiện thủ tục.
Nếu có sai lệch về họ tên hoặc thông tin nhân thân, người dân nên kiểm tra lại trước khi ký.
2.2. Ghi rõ thông tin về cuộc đấu giá
Giấy ủy quyền nên xác định cụ thể cuộc đấu giá mà người được ủy quyền tham gia.
Có thể cần thể hiện thông tin về tài sản đấu giá, vị trí khu đất, thông báo đấu giá hoặc tên tổ chức thực hiện cuộc đấu giá nếu những thông tin này đã được xác định.
Việc ghi rõ thông tin giúp hạn chế việc giấy ủy quyền bị sử dụng cho một cuộc đấu giá khác.
Đối với quyền sử dụng đất, càng cần tránh cách ghi quá chung chung.
2.3. Xác định cụ thể phạm vi ủy quyền
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của giấy ủy quyền.
Người ủy quyền cần xác định mình muốn giao cho người khác thực hiện công việc nào. Phạm vi có thể bao gồm việc nộp hồ sơ, nhận thông báo hoặc thực hiện các thủ tục được tổ chức đấu giá cho phép.
Nếu có quyền tham gia trả giá hoặc thực hiện hành vi khác tại cuộc đấu giá, nội dung này cần được thể hiện rõ và phải phù hợp với quy chế cuộc đấu giá.
Không nên sử dụng cụm từ quá rộng nếu người ủy quyền chỉ muốn giao một công việc cụ thể.
2.4. Xác định thời hạn ủy quyền
Thời hạn ủy quyền cần được ghi rõ nếu các bên có thỏa thuận.
Có thể xác định thời hạn theo ngày, theo khoảng thời gian hoặc gắn với việc hoàn thành một công việc cụ thể, tùy nội dung ủy quyền và quy định áp dụng.
Thời hạn cần phù hợp với thời gian đăng ký và tổ chức cuộc đấu giá.
Nếu giấy ủy quyền hết thời hạn trước khi công việc được hoàn tất, người được ủy quyền có thể không tiếp tục thực hiện công việc theo văn bản đó.
2.5. Kiểm tra yêu cầu riêng của tổ chức đấu giá
Ngoài quy định chung của pháp luật, người tham gia cần chú ý đến yêu cầu trong hồ sơ và quy chế cuộc đấu giá.
Tổ chức đấu giá tài sản có thể yêu cầu người tham gia cung cấp những giấy tờ nhất định để chứng minh tư cách và điều kiện tham gia.
Vì vậy, trước khi chứng thực giấy ủy quyền, nên hỏi rõ tổ chức thực hiện cuộc đấu giá về hình thức văn bản được chấp nhận.
Điều này giúp hạn chế tình trạng giấy ủy quyền đã được chứng thực nhưng hồ sơ đấu giá vẫn phải sửa đổi hoặc bổ sung.
>>> Xem thêm: Việc tặng cho nhà đất giữa cha mẹ và con cần chuẩn bị đúng giấy tờ; tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con sẽ giúp bạn có thêm thông tin
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký ủy quyền đấu giá đất
3.1. Chuẩn bị giấy ủy quyền
Trước tiên, người ủy quyền cần chuẩn bị giấy ủy quyền với nội dung phù hợp.
Văn bản nên ghi rõ thông tin của các bên, nội dung công việc, phạm vi ủy quyền và thời hạn nếu có.
Nếu giấy ủy quyền được lập theo mẫu của tổ chức đấu giá, nên sử dụng đúng mẫu và không tự ý thay đổi những nội dung bắt buộc.
Người ủy quyền cần đọc kỹ toàn bộ văn bản trước khi ký.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo quy định hiện hành.
Tùy trường hợp, thông tin có thể được xác định bằng giấy tờ căn cước hoặc giấy tờ hợp lệ khác theo quy định về chứng thực.
Thông tin của người ký cần thống nhất với nội dung trên giấy ủy quyền.
Nếu người ủy quyền là người nước ngoài hoặc có giấy tờ nhân thân đặc biệt, nên liên hệ trước để được hướng dẫn về hồ sơ phù hợp.
3.3. Người ủy quyền thực hiện ký trước người có thẩm quyền
Trong thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn của người có thẩm quyền chứng thực.
Theo quy định về thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác. Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục này.
Vì vậy, không nên ký sẵn giấy ủy quyền rồi chỉ mang văn bản đến yêu cầu xác nhận chữ ký nếu không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
Sau khi kiểm tra điều kiện, người thực hiện chứng thực tiến hành thủ tục theo quy định.
3.4. Kiểm tra kết quả chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nên kiểm tra lại giấy ủy quyền.
Cần chú ý họ tên, thông tin nhân thân, nội dung ủy quyền và thông tin về cuộc đấu giá.
Phần lời chứng và các thông tin chứng thực cũng cần được kiểm tra.
Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện chứng thực. Không nên tự ý sửa chữa nội dung trên văn bản đã được chứng thực.
3.5. Nộp giấy ủy quyền cho tổ chức đấu giá
Sau khi hoàn thành thủ tục chứng thực, giấy ủy quyền được sử dụng theo đúng mục đích.
Người được ủy quyền cần xuất trình văn bản khi thực hiện công việc tại tổ chức đấu giá nếu được yêu cầu.
Tổ chức đấu giá sẽ kiểm tra giấy tờ theo hồ sơ và quy chế của cuộc đấu giá.
Việc chấp nhận người được ủy quyền tham gia thực hiện công việc cụ thể vẫn phụ thuộc vào quy định áp dụng cho cuộc đấu giá đó.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền đấu giá đất
4.1. Không nhầm chứng thực chữ ký với xác nhận quyền được tham gia đấu giá
Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu theo phạm vi của thủ tục chứng thực.
Thủ tục này không thay thế việc đăng ký tham gia đấu giá. Người tham gia vẫn phải đáp ứng điều kiện và thực hiện các yêu cầu của cuộc đấu giá.
Luật Đấu giá tài sản hiện hành quy định riêng về người tham gia đấu giá, điều kiện đăng ký và trình tự tham gia. Vì vậy, giấy ủy quyền chỉ là một phần trong tổng thể hồ sơ nếu trường hợp cụ thể cho phép ủy quyền.
4.2. Không nên ủy quyền vượt quá nhu cầu thực tế
Nội dung ủy quyền càng cụ thể càng dễ xác định phạm vi công việc.
Nếu chỉ cần người khác nộp hoặc nhận hồ sơ, không nhất thiết phải ghi nhận phạm vi rộng hơn.
Đối với việc tham gia trả giá, ký hồ sơ hoặc thực hiện nghĩa vụ sau đấu giá, cần xác định rõ người ủy quyền có thực sự muốn giao những quyền này hay không.
Nội dung càng quan trọng càng cần được kiểm tra kỹ trước khi ký.
4.3. Kiểm tra quy định về ủy quyền của cuộc đấu giá
Không phải mọi cuộc đấu giá đều có cách xử lý giống nhau đối với người được ủy quyền.
Người có nhu cầu tham gia cần kiểm tra thông báo và quy chế cuộc đấu giá cụ thể. Nếu quy chế có yêu cầu riêng về giấy ủy quyền, cần thực hiện đúng yêu cầu đó.
Đặc biệt, đối với đấu giá quyền sử dụng đất, cần xác định rõ người đăng ký, người tham gia và người được ủy quyền có vai trò như thế nào trong hồ sơ.
Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế phát sinh khi đến thời điểm đấu giá.
4.4. Cẩn trọng với giấy ủy quyền liên quan đến tài sản có giá trị lớn
Quyền sử dụng đất thường có giá trị lớn và có thể kéo theo nhiều nghĩa vụ tài chính.
Nếu giấy ủy quyền cho phép người khác quyết định mức giá, thực hiện thủ tục sau khi trúng đấu giá hoặc ký các giấy tờ quan trọng, người ủy quyền cần hiểu rõ hậu quả pháp lý.
Không nên ký giấy ủy quyền chỉ dựa trên hướng dẫn miệng.
Khi nội dung phức tạp, người dân nên kiểm tra kỹ văn bản trước khi thực hiện chứng thực.
4.5. Xác định đúng thủ tục trước khi ký
Một số trường hợp chỉ phát sinh nhu cầu chứng thực chữ ký. Trường hợp khác có thể liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch hoặc các thủ tục khác.
Nội dung giấy ủy quyền là yếu tố quan trọng để xác định hình thức thủ tục phù hợp.
Nếu chưa chắc chắn về loại văn bản cần lập, người dân nên trao đổi trước với tổ chức đấu giá hoặc đơn vị có chuyên môn.
Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp hạn chế phải lập lại giấy tờ.
>>> Xem thêm: Bạn đang ở nước ngoài hoặc không thể trực tiếp xử lý công việc? Hãy tham khảo công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký ủy quyền đấu giá đất cần được thực hiện trên cơ sở nội dung giấy ủy quyền, điều kiện của người yêu cầu và yêu cầu cụ thể của cuộc đấu giá. Người ủy quyền cần xác định rõ người được ủy quyền, phạm vi công việc, thời hạn và thông tin về tài sản hoặc cuộc đấu giá liên quan.
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận người được ủy quyền đương nhiên đủ điều kiện tham gia đấu giá. Vì vậy, trước khi lập giấy ủy quyền, người dân nên kiểm tra thông báo, hồ sơ và quy chế của cuộc đấu giá. Sau đó mới lựa chọn hình thức văn bản và thủ tục phù hợp.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký ủy quyền đấu giá đất, chuẩn bị giấy ủy quyền hoặc các thủ tục công chứng, chứng thực liên quan đến quyền sử dụng đất, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Điều gì khiến nhiều người mất thời gian khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất? Hãy tìm hiểu trước
>>> Xem thêm: Từ di chúc, ủy quyền đến hợp đồng, mỗi thủ tục có thể cần một văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com