Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuĐối chiếu CCCD gốc chứng thực là một bước quan trọng trong quá trình xác định danh tính của người yêu cầu chứng thực chữ ký. Nhiều người cho rằng chỉ cần cung cấp bản chụp Căn cước công dân là có thể thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, việc kiểm tra giấy tờ tùy thân còn nhằm bảo đảm người trực tiếp ký văn bản chính là người yêu cầu.
Chứng thực chữ ký không chỉ đơn thuần là xác nhận một nét chữ trên giấy. Người thực hiện chứng thực phải có cơ sở để xác định đúng người ký và kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi thực hiện thủ tục. Quy định về chứng thực hiện hành cũng yêu cầu người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.
Vậy tại sao cần kiểm tra Căn cước công dân? Có bắt buộc phải xuất trình thẻ căn cước bản gốc trong mọi trường hợp không? Nếu thông tin trên giấy tờ có sai khác thì xử lý thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Rủi ro pháp lý khi chứng thực chữ ký trên tờ khai không đầy đủ thông tin
1. Vì sao cần đối chiếu Căn cước công dân khi chứng thực chữ ký?
1.1. Xác định chính xác người yêu cầu chứng thực
Mục đích quan trọng của việc kiểm tra giấy tờ tùy thân là xác định đúng người đang thực hiện thủ tục.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực cần có căn cứ xác định người ký văn bản. Việc kiểm tra thông tin nhân thân giúp hạn chế tình trạng một người sử dụng giấy tờ của người khác để thực hiện thủ tục.
Họ tên, ngày tháng năm sinh và các thông tin nhận dạng là những dữ liệu cần được kiểm tra. Việc đối chiếu giúp quá trình chứng thực có cơ sở rõ ràng hơn.
Đây cũng là một trong những lý do người dân không nên chỉ gửi ảnh chụp CCCD cho người khác rồi nhờ thực hiện thay.
1.2. Bảo đảm chữ ký thuộc về chính người yêu cầu
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Vì vậy, việc xác định đúng người ký có ý nghĩa trực tiếp đối với thủ tục. Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra danh tính trước khi yêu cầu người dân ký theo đúng trình tự.
Thông tin trên giấy tờ tùy thân giúp đối chiếu với thông tin của người yêu cầu. Qua đó, hạn chế nguy cơ giả mạo danh tính hoặc sử dụng giấy tờ của người khác.
Đây là bước cần thiết để bảo đảm tính xác thực của thủ tục chứng thực chữ ký.
1.3. Hạn chế nguy cơ giả mạo giấy tờ và chữ ký
Giấy tờ tùy thân là một trong những căn cứ để xác định nhân thân của người yêu cầu.
Nếu chỉ sử dụng bản chụp hoặc thông tin không được kiểm tra phù hợp, việc xác định danh tính có thể gặp khó khăn. Điều này đặc biệt đáng lưu ý với các văn bản có liên quan đến tài sản, quyền lợi hoặc nghĩa vụ tài chính.
Việc kiểm tra giấy tờ giúp người thực hiện chứng thực phát hiện những dấu hiệu bất thường nếu có.
Từ đó, thủ tục chứng thực được thực hiện thận trọng hơn và hạn chế rủi ro phát sinh về sau.
1.4. Bảo đảm quy trình chứng thực được thực hiện đúng quy định
Chứng thực chữ ký là thủ tục có quy trình riêng. Người thực hiện chứng thực không chỉ tiếp nhận văn bản mà còn phải kiểm tra điều kiện của người yêu cầu.
Theo quy định hiện hành, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ xác định nhân thân theo quy định. Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã cập nhật các loại giấy tờ có thể sử dụng trong thủ tục chứng thực.
Do đó, việc kiểm tra giấy tờ không phải là một yêu cầu tùy tiện. Đây là một phần trong quá trình xác định người yêu cầu và thực hiện chứng thực đúng quy định.
2. Có bắt buộc phải đối chiếu CCCD gốc khi chứng thực chữ ký không?
2.1. Không nên hiểu mọi trường hợp đều chỉ được dùng thẻ CCCD vật lý
Hiện nay, quy định về giấy tờ xác định nhân thân trong thủ tục chứng thực đã có những thay đổi.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định nhiều loại giấy tờ có thể được sử dụng để xác định người yêu cầu, trong đó có Căn cước điện tử, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh có giá trị sử dụng.
Vì vậy, cách hiểu rằng mọi trường hợp đều bắt buộc phải xuất trình đúng thẻ CCCD vật lý cần được xem xét lại theo quy định hiện hành.
Quan trọng nhất là người thực hiện chứng thực phải có căn cứ xác định chính xác nhân thân của người yêu cầu.
2.2. Thông tin điện tử có thể được khai thác theo quy định
Cùng với việc sử dụng giấy tờ căn cước, thông tin điện tử cũng ngày càng được sử dụng trong các thủ tục hành chính.
Trong trường hợp thông tin về giấy tờ tùy thân đã được khai thác từ cơ sở dữ liệu theo quy định, người yêu cầu có thể không phải xuất trình lại giấy tờ tương ứng.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã bổ sung và điều chỉnh quy định về việc khai thác thông tin từ các hệ thống, cơ sở dữ liệu phục vụ thủ tục chứng thực.
Tuy nhiên, khả năng khai thác thông tin còn phụ thuộc vào điều kiện thực tế và hệ thống được sử dụng tại thời điểm giải quyết hồ sơ.
2.3. Vì sao người dân vẫn thường được yêu cầu xuất trình CCCD?
Trong thực tế, CCCD hoặc thẻ căn cước vẫn là giấy tờ quen thuộc để xác định nhân thân.
Khi người dân trực tiếp đến thực hiện chứng thực, việc mang theo giấy tờ căn cước giúp quá trình kiểm tra thông tin được thuận tiện hơn.
Nếu thông tin trên giấy tờ rõ ràng và phù hợp với người yêu cầu, việc tiếp nhận hồ sơ thường thuận lợi hơn.
Do đó, người dân nên chủ động mang theo giấy tờ căn cước phù hợp nếu có thể. Điều này giúp hạn chế việc phải bổ sung thông tin trong quá trình thực hiện.
2.4. Bản chụp CCCD có thay thế việc xác định nhân thân không?
Bản chụp CCCD có thể cung cấp thông tin để tham khảo. Tuy nhiên, không nên mặc nhiên coi bản chụp là căn cứ thay thế mọi hình thức xác định nhân thân.
Người thực hiện chứng thực cần có căn cứ phù hợp để xác định người đang yêu cầu chính là người có thông tin trên giấy tờ.
Nếu chỉ có một bản ảnh hoặc bản chụp không thể kiểm tra theo quy định, người dân có thể được yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ hoặc thông tin cần thiết.
Vì vậy, trước khi đi chứng thực, nên chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo hướng dẫn của nơi thực hiện.
>>> Xem thêm: Giao dịch căn hộ hoặc nhà ở thường gắn với thủ tục chuyển quyền; Dịch vụ sang tên sổ hồng sẽ giúp bạn có thêm thông tin tham khảo
3. Đối chiếu CCCD khi chứng thực chữ ký được thực hiện như thế nào?
3.1. Kiểm tra thông tin trên giấy tờ căn cước
Trước hết, người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ mà người yêu cầu xuất trình.
Các thông tin nhân thân được đối chiếu với thông tin của người đang thực hiện thủ tục. Nếu có dữ liệu điện tử được khai thác theo quy định, thông tin tương ứng có thể được sử dụng để xác định nhân thân.
Mục đích của bước này là xác định người yêu cầu một cách chính xác.
Nếu phát hiện thông tin không thống nhất, người dân có thể được yêu cầu làm rõ trước khi tiếp tục.
3.2. Đối chiếu người thực tế với thông tin trên giấy tờ
Không chỉ kiểm tra thông tin được in trên thẻ, người thực hiện chứng thực còn phải xác định người đang có mặt là người được ghi nhận trên giấy tờ.
Đây là lý do việc chứng thực chữ ký không thể chỉ dựa vào một văn bản đã được ký sẵn và giấy tờ của người khác.
Người yêu cầu phải trực tiếp tham gia thủ tục theo quy định. Việc xác định danh tính phải được thực hiện trước khi hoàn tất chứng thực.
3.3. Kiểm tra điều kiện của người ký
Sau khi xác định nhân thân, người thực hiện chứng thực còn phải xem xét các điều kiện liên quan đến người yêu cầu.
Người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.
Người thực hiện chứng thực cũng phải xem xét trường hợp giấy tờ, văn bản thuộc diện không được chứng thực chữ ký.
Do đó, việc kiểm tra CCCD chỉ là một bước trong toàn bộ quy trình. Không phải cứ xác định được đúng người là văn bản đương nhiên được chứng thực.
3.4. Người yêu cầu ký trước người thực hiện chứng thực
Sau khi kiểm tra giấy tờ và điều kiện cần thiết, người yêu cầu thực hiện ký theo quy định.
Việc ký trực tiếp giúp người thực hiện chứng thực có cơ sở xác nhận chữ ký là của chính người yêu cầu.
Đây là điểm quan trọng để phân biệt chứng thực chữ ký với việc chỉ xác nhận một bản giấy tờ đã có chữ ký.
Sau khi hoàn tất các bước cần thiết, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định.
3.5. Xử lý khi thông tin trên CCCD có sai khác
Trường hợp thông tin trên giấy tờ căn cước có sự khác biệt với thông tin trên văn bản, người dân không nên tự ý sửa giấy tờ.
Tùy nội dung sai khác, người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu người dân giải thích hoặc cung cấp giấy tờ liên quan.
Nếu không đủ căn cứ xác định nhân thân hoặc có dấu hiệu bất thường, thủ tục có thể chưa được thực hiện.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi chuẩn bị hồ sơ chứng thực.
4. Những lưu ý khi xuất trình CCCD để chứng thực chữ ký
4.1. Kiểm tra CCCD trước khi đi chứng thực
Người dân nên kiểm tra tình trạng giấy tờ căn cước trước khi thực hiện thủ tục.
Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh và số định danh cá nhân cần được kiểm tra. Nếu phát hiện thông tin có vấn đề, nên xử lý trước khi thực hiện các thủ tục quan trọng.
Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế thời gian chờ đợi.
Đồng thời, người dân cũng nên chuẩn bị đầy đủ văn bản cần ký để tránh phải đi lại nhiều lần.
4.2. Không giao CCCD cho người khác để thực hiện thay
CCCD là giấy tờ xác định nhân thân của cá nhân.
Người dân không nên giao giấy tờ tùy thân cho người khác để người đó giả danh mình thực hiện chứng thực chữ ký.
Chứng thực chữ ký gắn với chính người yêu cầu. Việc xác định đúng chủ thể ký là một phần quan trọng của thủ tục.
Nếu không thể trực tiếp đến nơi chứng thực, cần tìm hiểu phương án được pháp luật cho phép thay vì nhờ người khác ký thay.
4.3. Không nên chỉ mang ảnh chụp CCCD nếu chưa được hướng dẫn
Một số người có thói quen lưu ảnh CCCD trên điện thoại để sử dụng khi làm thủ tục.
Tuy nhiên, ảnh chụp không phải lúc nào cũng là hình thức phù hợp để xác định nhân thân trong mọi thủ tục. Việc chấp nhận thông tin điện tử cần căn cứ vào quy định và khả năng khai thác dữ liệu tại thời điểm thực hiện.
Nếu chưa rõ cần mang loại giấy tờ nào, người dân nên liên hệ trước với nơi thực hiện chứng thực.
Việc hỏi trước giúp tránh trường hợp hồ sơ phải bổ sung.
4.4. Chú ý khi văn bản có giá trị pháp lý hoặc tài sản lớn
Đối với giấy tờ liên quan đến tài sản, quyền lợi hoặc nghĩa vụ tài chính, người dân càng cần kiểm tra kỹ thông tin cá nhân.
Một sai sót nhỏ về họ tên hoặc số định danh có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.
Ngoài việc kiểm tra CCCD, người ký cũng cần đọc kỹ nội dung văn bản trước khi ký.
Chứng thực chữ ký không có nghĩa là cơ quan thực hiện chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
4.5. Xác định đúng thủ tục cần thực hiện
Không phải mọi trường hợp xuất trình CCCD đều là chứng thực chữ ký.
Tùy hồ sơ, người dân có thể cần chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch.
Mỗi thủ tục có điều kiện và trình tự riêng. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hạn chế việc chuẩn bị sai hồ sơ.
Nếu chưa chắc chắn về thủ tục, người dân nên trao đổi với đơn vị có thẩm quyền trước khi ký hoặc nộp hồ sơ.
>>> Xem thêm: Tài sản, giao dịch hay thủ tục hành chính đều có thể phát sinh nhu cầu công chứng ủy quyền trong thực tế
Kết luận
Đối chiếu CCCD gốc chứng thực nhằm góp phần xác định chính xác người yêu cầu và bảo đảm chữ ký trên văn bản thuộc về đúng người thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, việc xác định nhân thân không chỉ giới hạn ở thẻ CCCD vật lý. Tùy trường hợp, các loại giấy tờ căn cước hoặc thông tin điện tử được pháp luật cho phép cũng có thể được sử dụng.
Người dân nên chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân phù hợp, kiểm tra trước thông tin cá nhân và thực hiện ký theo đúng trình tự. Nếu có sự khác biệt về thông tin hoặc chưa rõ loại giấy tờ cần xuất trình, nên trao đổi trước với nơi thực hiện chứng thực.
Nếu cần được tư vấn về đối chiếu CCCD gốc chứng thực, hồ sơ chứng thực chữ ký hoặc các thủ tục liên quan đến giấy tờ tùy thân, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Nếu lần đầu mua bất động sản, bạn càng không nên bỏ qua thông tin về công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng phù hợp không chỉ giúp công chứng mà còn hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com