Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuMiễn lệ phí chứng thực chữ ký là vấn đề nhiều người quan tâm khi thực hiện các thủ tục hành chính và giao dịch dân sự. Người dân thường muốn biết trường hợp nào được miễn phí. Đồng thời, nhiều người cũng chưa phân biệt rõ phí chứng thực chữ ký với các khoản phí khác.
Theo quy định hiện hành, phí chứng thực chữ ký được thu theo từng trường hợp. Mức phí được quy định là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp có thể bao gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Đáng chú ý, quy định về đối tượng miễn phí không đặt ra một nhóm miễn phí chung cho mọi trường hợp chứng thực chữ ký. Quy định miễn phí trong Thông tư 226/2016/TT-BTC áp dụng đối với một trường hợp chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản. Đây không phải là trường hợp miễn phí chứng thực chữ ký.
Vậy chứng thực chữ ký có được miễn phí không? Khi nào người dân phải nộp phí? Những khoản nào có thể phát sinh thêm? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký của Việt kiều khi về nước làm thủ tục hành chính
1. Phí chứng thực chữ ký được quy định như thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Đây là nội dung được quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Thủ tục này khác với chứng thực bản sao. Chứng thực bản sao nhằm xác nhận bản sao phù hợp với bản chính.
Chứng thực chữ ký lại tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Do đó, người dân cần xác định đúng loại thủ tục. Việc này giúp tránh nhầm lẫn về mức phí.
1.2. Mức phí chứng thực chữ ký hiện nay
Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Quy định này áp dụng cho một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Cách tính phí không dựa đơn giản vào số chữ ký. Nếu có nhiều người cùng ký trong một giấy tờ, việc xác định phí cần căn cứ quy định về “trường hợp”.
Bộ Tài chính cũng đã hướng dẫn cách hiểu này. Phí chứng thực chữ ký được tính theo trường hợp. Khoản phí này không tính theo số lượng chữ ký riêng lẻ.
Người dân nên hỏi rõ mức phí trước khi thực hiện. Điều này giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ và chi phí.
1.3. Phí chứng thực chữ ký có phải lệ phí không?
Trong thực tế, nhiều người vẫn quen gọi là “lệ phí chứng thực chữ ký”. Tuy nhiên, quy định hiện hành của Thông tư 226/2016/TT-BTC sử dụng khái niệm “phí chứng thực”.
Cách gọi chính xác giúp người dân dễ tra cứu quy định. Đồng thời, việc phân biệt phí và lệ phí cũng hạn chế nhầm lẫn khi tìm thông tin pháp luật.
Khi hỏi về chi phí, người dân có thể sử dụng cụm từ “phí chứng thực chữ ký”. Đây là cách gọi phù hợp với văn bản quy định mức thu.
1.4. Cơ quan nào thực hiện thu phí chứng thực?
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền phải nộp phí theo pháp luật về phí. Thông tư 226/2016/TT-BTC cũng quy định về tổ chức thu phí chứng thực.
Tùy thủ tục và thẩm quyền, người dân có thể thực hiện chứng thực tại cơ quan được pháp luật giao thẩm quyền.
Trước khi đến, nên kiểm tra nơi thực hiện thủ tục. Việc này giúp tránh đi nhầm địa điểm.
2. Những trường hợp có được miễn phí chứng thực chữ ký không?
2.1. Không có quy định miễn phí chung cho mọi trường hợp chứng thực chữ ký
Đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý.
Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Điều 5 của Thông tư quy định đối tượng được miễn phí. Tuy nhiên, trường hợp được nêu tại Điều 5 là chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản.
Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi người thuộc một nhóm đối tượng nào đó đều được miễn phí chứng thực chữ ký.
Nếu thủ tục thực tế là chứng thực chữ ký, người dân cần áp dụng đúng quy định về phí của thủ tục này.
2.2. Trường hợp miễn phí liên quan đến hợp đồng thế chấp
Điều 5 Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định trường hợp được miễn phí đối với cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng. Khoản vay phải phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn theo quy định.
Đối tượng này được miễn phí chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản. Quy định không nói đây là trường hợp miễn phí chứng thực chữ ký.
Đây là điểm người dân cần phân biệt rõ. Hai thủ tục có nội dung và phạm vi khác nhau.
Nếu hồ sơ chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký, không nên tự áp dụng quy định miễn phí của hợp đồng thế chấp.
2.3. Người thuộc diện chính sách có đương nhiên được miễn phí không?
Không phải cứ thuộc diện chính sách là mặc nhiên được miễn phí chứng thực chữ ký.
Việc miễn phí phải có căn cứ trong quy định về phí. Người dân cần kiểm tra đúng loại thủ tục và đúng đối tượng được miễn.
Nếu không có quy định miễn phí áp dụng cho thủ tục chứng thực chữ ký, phí vẫn được thực hiện theo mức thu hiện hành.
Do đó, người dân không nên chỉ căn cứ vào hoàn cảnh cá nhân. Cần xác định chính xác căn cứ pháp lý trước khi yêu cầu miễn phí.
2.4. Cơ quan chứng thực có được tự ý miễn phí không?
Việc thu phí và miễn phí phải thực hiện theo quy định. Cơ quan thực hiện chứng thực không thể tùy ý đặt ra một trường hợp miễn phí ngoài căn cứ pháp luật.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp phí theo quy định. Đồng thời, cơ quan thực hiện phải công khai lệ phí và chi phí chứng thực tại trụ sở.
Vì vậy, nếu có thắc mắc về khoản phí phải nộp, người dân có quyền hỏi rõ căn cứ thu.
Việc hỏi trước cũng giúp tránh hiểu nhầm về chính sách miễn phí.
>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy chứng nhận theo kế hoạch đã định? Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh là nội dung đáng tham khảo
3. Các khoản chi phí cần lưu ý khi chứng thực chữ ký
3.1. Phí chứng thực chữ ký
Khoản phí cơ bản đối với chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp theo Thông tư 226/2016/TT-BTC. Một trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Người dân nên xác định mình đang chứng thực loại văn bản nào. Điều này giúp áp dụng đúng mức phí.
Không nên lấy mức phí của chứng thực bản sao để tính cho chứng thực chữ ký. Hai thủ tục có cách tính khác nhau.
3.2. Chi phí in, chụp hoặc đánh máy giấy tờ
Trong một số trường hợp, người yêu cầu có thể đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp hoặc đánh máy giấy tờ.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu phải trả chi phí cho những công việc này. Mức chi phí tại Việt Nam được xác định theo quy định của địa phương.
Khoản chi phí này khác với phí chứng thực chữ ký. Vì vậy, người dân nên hỏi rõ từng khoản trước khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ.
Nếu đã chuẩn bị sẵn văn bản, người dân có thể giảm bớt một số chi phí phát sinh.
3.3. Nhiều chữ ký trong cùng một văn bản tính phí thế nào?
Một giấy tờ có thể có nhiều người cùng ký. Khi đó, việc tính phí cần căn cứ quy định về “trường hợp”.
Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định một trường hợp có thể bao gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Bộ Tài chính cũng đã giải thích cách tính này trong nội dung hướng dẫn. Vì vậy, không nên mặc định mỗi chữ ký sẽ bị tính thành một khoản phí riêng.
Nếu hồ sơ có nhiều người ký, nên hỏi rõ cách thu trước khi thực hiện.
3.4. Nhiều bản giống nhau có được tính phí như thế nào?
Trường hợp người dân cần chứng thực chữ ký trên nhiều bản giống nhau có thể phát sinh câu hỏi về cách tính phí.
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, phí chứng thực chữ ký được xác định theo “trường hợp”. Quy định này không tính đơn giản theo số lượng chữ ký.
Tuy nhiên, cách áp dụng đối với nhiều bản giống nhau từng được đặt ra trong thực tiễn. Vì vậy, người dân nên hỏi cơ quan thực hiện trước khi chứng thực nhiều bản.
Việc xác định rõ từ đầu giúp tránh nhầm lẫn về số tiền phải nộp.
3.5. Không nên nhầm phí chứng thực với phí công chứng
Chứng thực chữ ký và công chứng là hai thủ tục khác nhau. Mức thu và căn cứ tính phí cũng không giống nhau.
Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Công chứng có thể liên quan đến hợp đồng, giao dịch và các nội dung pháp lý khác.
Nếu hồ sơ liên quan đến giao dịch tài sản, cần xác định đúng thủ tục. Không nên chỉ căn cứ vào tên giấy tờ để lựa chọn dịch vụ.
4. Những lưu ý khi đề nghị miễn phí chứng thực chữ ký
4.1. Kiểm tra đúng căn cứ miễn phí
Nếu cho rằng mình thuộc diện được miễn phí, người dân nên xác định căn cứ pháp lý cụ thể.
Không nên chỉ dựa vào thông tin trên mạng hoặc lời giới thiệu của người khác. Chính sách miễn phí có thể chỉ áp dụng cho một thủ tục nhất định.
Trường hợp được miễn phí chứng thực hợp đồng thế chấp không đồng nghĩa được miễn phí chứng thực chữ ký.
Việc xác định đúng căn cứ giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi hơn.
4.2. Hỏi rõ cơ quan thực hiện trước khi nộp hồ sơ
Người dân có thể hỏi trực tiếp về mức phí trước khi thực hiện chứng thực.
Nội dung cần hỏi gồm loại thủ tục, mức phí và các khoản chi phí khác nếu có.
Cách này đặc biệt hữu ích khi hồ sơ có nhiều loại giấy tờ. Người dân có thể chủ động chuẩn bị đúng số tiền.
Nếu có yêu cầu miễn phí, nên trình bày rõ căn cứ mà mình cho rằng được áp dụng.
4.3. Kiểm tra thông tin phí được niêm yết
Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm niêm yết thông tin về thủ tục, thời gian và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở theo quy định.
Người dân có thể kiểm tra thông tin này trước khi thực hiện.
Nếu số tiền phải nộp khác với thông tin được công khai, nên hỏi lại người tiếp nhận hồ sơ.
Việc kiểm tra giúp người dân hiểu rõ khoản tiền mình phải trả.
4.4. Chuẩn bị sẵn văn bản cần chứng thực
Người dân nên chuẩn bị văn bản đầy đủ trước khi đến chứng thực.
Nội dung cần được kiểm tra kỹ. Các thông tin cá nhân cũng cần chính xác.
Nếu văn bản còn thiếu nội dung, quá trình chứng thực có thể bị gián đoạn. Người dân có thể phải chỉnh sửa hoặc chuẩn bị lại.
Chuẩn bị kỹ từ đầu giúp giảm thời gian thực hiện thủ tục.
4.5. Lưu ý khi được yêu cầu cung cấp thêm chi phí
Ngoài phí chứng thực chữ ký, một số trường hợp có thể phát sinh chi phí in, chụp hoặc đánh máy. Người dân nên hỏi rõ nội dung của từng khoản.
Không nên gộp tất cả thành một khoản “phí chứng thực”. Mỗi khoản cần có căn cứ và nội dung riêng.
Nếu chưa hiểu khoản tiền được yêu cầu, người dân có thể đề nghị giải thích trước khi thanh toán.
Cách làm này giúp hạn chế những khoản chi không rõ ràng.
>>> Xem thêm: Bạn muốn ủy quyền nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy tìm hiểu công chứng ủy quyền
Kết luận
Miễn lệ phí chứng thực chữ ký không phải là chính sách áp dụng chung cho mọi trường hợp chứng thực. Theo quy định về phí chứng thực, mức thu đối với chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp miễn phí được quy định riêng và chủ yếu liên quan đến chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản phục vụ khoản vay thuộc chính sách phát triển nông nghiệp, nông thôn.
Do đó, người dân cần phân biệt rõ chứng thực chữ ký với chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nếu cho rằng mình thuộc diện được miễn, nên kiểm tra căn cứ pháp lý cụ thể. Đồng thời, cần hỏi rõ mức phí và các khoản chi phí khác trước khi thực hiện.
Nếu cần được tư vấn về mức phí, hồ sơ hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Chỉ cần chuẩn bị sai một loại giấy tờ, việc công chứng mua bán nhà đất có thể bị ảnh hưởng
>>> Xem thêm: Những thủ tục quan trọng càng cần được thực hiện tại văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com