Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrích lục bản sao chứng thực là vấn đề được nhiều người quan tâm. Đặc biệt là khi bản sao chứng thực đã bị thất lạc hoặc hư hỏng.
Trong thực tế, nhiều người cho rằng có thể đến phòng công chứng để xin lại bản sao đã chứng thực. Tuy nhiên, phòng công chứng không phải nơi lưu trữ bản gốc của mọi loại giấy tờ.
Bản sao chứng thực thường được tạo ra từ một bản chính. Cơ quan hoặc người có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản sao với bản chính trước khi chứng thực.
Vì vậy, khi bản sao bị mất, cách xử lý sẽ phụ thuộc vào loại giấy tờ ban đầu. Người dân cần xác định nguồn gốc của giấy tờ trước khi yêu cầu cấp lại.
Vậy bản sao chứng thực bị mất có xin lại được không? Có thể đến phòng công chứng để xin trích lục hay phải liên hệ cơ quan khác? Nội dung dưới đây sẽ giúp giải đáp cụ thể.
>>> Xem thêm: Chứng thực hợp đồng mượn quyền sử dụng đất để đăng ký kinh doanh.
1. Bản sao chứng thực bị mất có xin lại được không?
1.1. Bản sao chứng thực là gì?
Bản sao chứng thực là bản sao được đối chiếu với bản chính. Người có thẩm quyền sẽ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính.
Việc chứng thực được thực hiện theo trình tự pháp luật. Bản sao sau khi chứng thực có thể được sử dụng trong những trường hợp được phép.
Tuy nhiên, bản sao chứng thực không phải là bản chính. Nó cũng không phải một bản lưu gốc được cơ quan chứng thực quản lý vô thời hạn.
Do đó, khi bản sao bị mất, không phải trường hợp nào cũng có thể xin lại ngay tại nơi đã chứng thực.
1.2. Mất bản sao chứng thực có được cấp lại không?
Việc cấp lại phụ thuộc vào loại giấy tờ.
Nếu giấy tờ gốc vẫn còn, người dân có thể thực hiện chứng thực một bản sao mới. Đây thường là cách đơn giản nhất.
Người dân chỉ cần xuất trình bản chính. Bản sao mới sẽ được đối chiếu với bản chính.
Nếu bản chính đã mất, cách xử lý sẽ khác. Người dân cần liên hệ cơ quan đang quản lý giấy tờ gốc.
Ví dụ, giấy khai sinh có thể cần liên hệ cơ quan hộ tịch. Giấy tờ đất có thể cần thực hiện thủ tục tại cơ quan quản lý đất đai.
1.3. Phòng công chứng có lưu bản sao đã chứng thực không?
Phòng công chứng có thể lưu trữ hồ sơ trong những trường hợp pháp luật yêu cầu. Tuy nhiên, không phải mọi bản sao chứng thực đều được lưu như một hồ sơ gốc.
Chứng thực bản sao chủ yếu dựa trên bản chính được xuất trình. Người thực hiện chứng thực không xác lập một bản chính mới.
Vì vậy, người dân không nên mặc định rằng phòng công chứng có thể cấp lại mọi bản sao đã mất.
Trường hợp cụ thể cần được kiểm tra dựa trên loại giấy tờ và cách thức chứng thực trước đó.
1.4. Có thể xin chứng thực lại từ bản chính không?
Có thể thực hiện lại nếu bản chính vẫn còn.
Người dân chuẩn bị bản chính và bản sao cần chứng thực. Sau đó, xuất trình giấy tờ để đối chiếu.
Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện, bản sao mới sẽ được chứng thực theo quy định.
Cách này thường nhanh hơn việc tìm lại bản sao cũ. Người dân cũng không cần xin “trích lục” bản sao đã mất.
2. Khi nào có thể xin lại giấy tờ đã mất?
2.1. Trường hợp còn bản chính
Nếu còn bản chính, việc xin lại bản sao khá đơn giản.
Người dân có thể sao chụp lại giấy tờ. Sau đó, mang bản chính đến nơi có thẩm quyền chứng thực.
Số lượng bản sao có thể được chuẩn bị theo nhu cầu. Người dân nên xác định số lượng cần dùng trước khi thực hiện.
Cách này phù hợp với giấy tờ đang được người dân lưu giữ. Đây cũng là phương án thường được lựa chọn khi bản sao cũ bị mất.
2.2. Trường hợp mất cả bản chính
Nếu mất cả bản chính, người dân không thể tự tạo lại bản sao từ bản photocopy cũ.
Trước tiên, cần xác định cơ quan đang quản lý thông tin gốc. Sau đó, người dân thực hiện thủ tục xin cấp lại hoặc xin bản sao theo quy định.
Mỗi loại giấy tờ có cơ quan quản lý khác nhau. Vì vậy, thủ tục thực hiện cũng không giống nhau.
Người dân nên xác định đúng nơi giải quyết. Việc này giúp tránh đi lại nhiều lần.
2.3. Trường hợp giấy tờ được cấp từ sổ gốc
Một số giấy tờ có thể được cấp bản sao từ sổ gốc.
Trong trường hợp này, người dân có thể liên hệ cơ quan đang quản lý sổ gốc. Cơ quan đó sẽ xem xét và cấp bản sao theo quy định.
Bản sao được cấp từ sổ gốc khác với bản sao chứng thực. Người dân cần phân biệt hai loại giấy tờ này.
Nếu cơ quan tiếp nhận chỉ yêu cầu bản sao từ sổ gốc, có thể không cần thực hiện chứng thực thêm.
2.4. Trường hợp thông tin được lưu trong cơ sở dữ liệu
Một số thông tin hiện được quản lý bằng cơ sở dữ liệu điện tử.
Người dân có thể thực hiện thủ tục dựa trên dữ liệu được cơ quan có thẩm quyền quản lý. Hình thức cấp giấy tờ sẽ phụ thuộc vào từng lĩnh vực.
Việc số hóa dữ liệu giúp việc xác minh thông tin thuận tiện hơn. Tuy nhiên, người dân vẫn cần thực hiện đúng thủ tục.
Không phải mọi bản sao bị mất đều có thể xin lại tại phòng công chứng.
>>> Xem thêm: Trước khi nhờ người khác đại diện, bạn nên hiểu rõ quy trình công chứng ủy quyền
3. Thủ tục xin lại bản sao chứng thực bị mất
3.1. Xác định loại giấy tờ đã bị mất
Trước tiên, người dân cần xác định giấy tờ nào đã bị mất.
Có thể là giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ về tài sản. Mỗi loại giấy tờ sẽ có cơ quan quản lý riêng.
Thông tin này quyết định cách xử lý tiếp theo. Vì vậy, không nên yêu cầu phòng công chứng cấp lại ngay khi chưa xác định nguồn gốc giấy tờ.
3.2. Kiểm tra xem bản chính còn hay không
Đây là bước rất quan trọng.
Nếu bản chính vẫn còn, người dân có thể làm bản sao mới. Sau đó, bản sao có thể được chứng thực theo quy định.
Nếu bản chính đã mất, cần tìm cơ quan cấp giấy tờ. Cơ quan này có thể hướng dẫn thủ tục cấp bản sao hoặc đăng ký lại.
3.3. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào từng loại giấy tờ.
Thông thường, người dân cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân. CCCD hoặc giấy tờ hợp lệ khác có thể được sử dụng.
Nếu còn bản chính, cần mang theo bản chính. Nếu giấy tờ đã mất, cần chuẩn bị thông tin giúp cơ quan có thẩm quyền tra cứu.
Người dân nên kiểm tra yêu cầu trước khi đi. Điều này giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.
3.4. Thực hiện chứng thực bản sao mới
Nếu còn bản chính, người dân có thể yêu cầu chứng thực bản sao mới.
Bản chính sẽ được dùng để đối chiếu. Người có thẩm quyền kiểm tra nội dung trên bản sao.
Nếu đáp ứng điều kiện, việc chứng thực sẽ được thực hiện. Người dân nhận lại bản chính sau khi hoàn tất.
Bản sao mới có thể được sử dụng cho mục đích phù hợp. Người dân nên bảo quản cẩn thận để tránh thất lạc lần nữa.
3.5. Xin bản sao từ cơ quan quản lý giấy tờ
Nếu không còn bản chính, người dân cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền.
Cơ quan này sẽ căn cứ hồ sơ hoặc dữ liệu đang quản lý. Trường hợp đủ điều kiện, người dân có thể được cấp bản sao theo quy định.
Sau khi nhận bản sao, có thể sử dụng trực tiếp nếu thủ tục cho phép. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản sao chứng thực, người dân có thể thực hiện chứng thực theo quy định.
4. Những lưu ý khi xin lại bản sao chứng thực
4.1. Không nên gọi mọi thủ tục là “trích lục”
“Trích lục” thường được dùng cho những loại giấy tờ hoặc thông tin có cơ chế cấp trích lục theo quy định.
Bản sao chứng thực lại có nguồn gốc từ bản chính. Hai thủ tục này không hoàn toàn giống nhau.
Do đó, người dân nên sử dụng đúng tên thủ tục. Điều này giúp việc tư vấn và giải quyết hồ sơ chính xác hơn.
4.2. Phòng công chứng không phải cơ quan cấp lại mọi giấy tờ
Phòng công chứng có chức năng thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định. Tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể thực hiện một số việc chứng thực thuộc thẩm quyền.
Tuy nhiên, phòng công chứng không quản lý sổ hộ tịch của địa phương. Cũng không quản lý hồ sơ gốc của tất cả các loại giấy tờ.
Vì vậy, nếu mất bản chính, người dân cần liên hệ đúng cơ quan đang quản lý giấy tờ.
4.3. Cần kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Không phải hồ sơ nào cũng yêu cầu bản sao chứng thực.
Một số nơi chấp nhận bản sao thông thường. Một số trường hợp yêu cầu bản sao được cấp từ sổ gốc.
Cũng có trường hợp phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Vì vậy, người dân nên hỏi trước nơi tiếp nhận hồ sơ.
Việc này giúp tránh chứng thực không cần thiết. Người dân cũng tiết kiệm được thời gian và chi phí.
4.4. Kiểm tra kỹ thông tin trên bản sao mới
Sau khi nhận bản sao, cần kiểm tra thông tin ngay.
Các nội dung quan trọng phải được thể hiện chính xác. Họ tên, ngày tháng năm sinh và các thông tin liên quan cần được đối chiếu.
Nếu phát hiện sai sót, cần phản hồi ngay. Không nên sử dụng giấy tờ có thông tin chưa chính xác.
4.5. Nên bảo quản bản chính cẩn thận
Bản chính là căn cứ quan trọng để chứng thực bản sao.
Người dân nên bảo quản giấy tờ gốc ở nơi an toàn. Khi không cần thiết, không nên mang bản chính đi nhiều nơi.
Có thể chuẩn bị một số bản sao để sử dụng. Cách này giúp hạn chế việc phải sao chụp nhiều lần.
4.6. Nên hỏi trước nếu hồ sơ có tình tiết đặc biệt
Một số trường hợp có thể phức tạp hơn thông thường.
Ví dụ, người dân mất cả bản chính và bản sao. Hoặc thông tin trên các giấy tờ không thống nhất.
Trong những trường hợp này, nên hỏi cơ quan có thẩm quyền trước. Việc xác định đúng thủ tục sẽ giúp xử lý hồ sơ thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Đừng để một thiếu sót nhỏ làm gián đoạn giao dịch tại bước công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Trích lục bản sao chứng thực không phải là thủ tục có thể áp dụng cho mọi bản sao đã bị mất. Nếu bản chính vẫn còn, người dân thường có thể sao chụp lại và thực hiện chứng thực bản sao mới. Nếu bản chính cũng bị mất, cần liên hệ cơ quan đang quản lý giấy tờ gốc để xin bản sao hoặc thực hiện thủ tục phù hợp.
Phòng công chứng không phải nơi quản lý và cấp lại tất cả các loại giấy tờ. Vì vậy, người dân nên xác định rõ loại giấy tờ và nguồn gốc của giấy tờ trước khi thực hiện. Đồng thời, cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để lựa chọn đúng loại bản sao.
Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực bản sao, xác định nơi xin lại giấy tờ hoặc kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng ngay từ đầu có thể hạn chế việc phải đi lại nhiều lần
>>> Xem thêm: Cha mẹ muốn chuyển quyền sử dụng đất cho con có thể tham khảo Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con trước khi chuẩn bị hồ sơ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com