Câu hỏi thường gặp, Tin tức

Công chứng ngoài trụ sở trong bối cảnh chuyển đổi số ngành công chứng

Trong tiến trình cải cách tư pháp và xây dựng Chính phủ số, chuyển đổi số ngành công chứng đang trở thành xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, khi công nghệ được ứng dụng ngày càng sâu rộng, hoạt động công chứng ngoài trụ sở lại đặt ra nhiều câu hỏi pháp lý mới: đâu là giới hạn số hóa, đâu là ranh giới không thể thay thế vai trò trực tiếp của công chứng viên? Bài viết phân tích chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở trên cơ sở pháp luật hiện hành và thực tiễn triển khai.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài?

1. Khung pháp lý điều chỉnh công chứng ngoài trụ sở trong bối cảnh chuyển đổi số

1.1. Căn cứ pháp lý về công chứng ngoài trụ sở

Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014, công chứng viên được thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp:

  • Người yêu cầu công chứng già yếu, không thể đi lại;

  • Người đang điều trị tại cơ sở y tế;

  • Người đang bị tạm giữ, tạm giam;

  • Hoặc có lý do chính đáng khác theo quy định pháp luật.

Quy định này khẳng định: công chứng ngoài trụ sở là ngoại lệ hợp pháp, không phải là hình thức tùy nghi hay dịch vụ theo yêu cầu đơn thuần.

1.2. Chủ trương chuyển đổi số ngành công chứng

Chủ trương chuyển đổi số được thể hiện tại:

  • Nghị quyết số 52-NQ/TW năm 2019 của Bộ Chính trị về Cách mạng công nghiệp lần thứ tư;

  • Quyết định số 749/QĐ-TTg năm 2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia;

  • Đề án phát triển nghề công chứng đến năm 2030 của Bộ Tư pháp.

Tuy nhiên, các văn bản này chưa cho phép thay thế hoàn toàn hoạt động công chứng truyền thống, đặc biệt là việc xác lập ý chí trực tiếp.

2. Bản chất của chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở

2.1. Chuyển đổi số không đồng nghĩa với công chứng “từ xa”

Cần phân biệt rõ:

  • Chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở là việc ứng dụng công nghệ để:

    • Tiếp nhận hồ sơ;

    • Quản lý dữ liệu;

    • Lưu trữ hồ sơ điện tử;

    • Tra cứu, xác minh thông tin;

  • Không phải là việc công chứng viên không cần trực tiếp gặp người ký.

Theo Điều 7 và Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ:

  • Kiểm tra năng lực hành vi dân sự;

  • Xác định ý chí tự nguyện;

  • Trực tiếp chứng kiến việc ký kết.

Những nghĩa vụ này chưa thể được thay thế hoàn toàn bằng công nghệ.

2.2. Chuyển đổi số hỗ trợ, không triệt tiêu công chứng ngoài trụ sở

Trong thực tế, chuyển đổi số giúp:

  • Rút ngắn thời gian chuẩn bị công chứng ngoài trụ sở;

  • Hạn chế sai sót hồ sơ;

  • Tăng khả năng truy vết khi xảy ra tranh chấp.

Do đó, chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở mang tính hỗ trợ nghiệp vụ, không làm mất đi bản chất pháp lý của công chứng.

Xem thêm:  Ký kết văn bản tại bệnh viện: Khi nào cần công chứng viên trực tiếp chứng kiến?

>>> Xem thêm: Bán đất nhanh hơn nhờ dịch vụ làm sổ đỏ chuyên nghiệp

chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở

3. Những nội dung chuyển đổi số đang tác động trực tiếp đến công chứng ngoài trụ sở

3.1. Số hóa hồ sơ và dữ liệu công chứng

Việc xây dựng:

  • Cơ sở dữ liệu công chứng;

  • Kết nối với cơ sở dữ liệu dân cư, đất đai;

Giúp công chứng viên khi đi công chứng ngoài trụ sở:

  • Xác minh nhanh tình trạng pháp lý tài sản;

  • Kiểm tra nhân thân người yêu cầu;

  • Giảm phụ thuộc vào giấy tờ do người dân cung cấp.

3.2. Ứng dụng chữ ký số, dữ liệu điện tử – còn giới hạn

Hiện nay:

  • Chữ ký số mới được thừa nhận rộng rãi trong giao dịch hành chính, thương mại;

  • Chưa được pháp luật công chứng cho phép thay thế hoàn toàn chữ ký trực tiếp trong hợp đồng, giao dịch dân sự cần công chứng.

Do đó, trong công chứng ngoài trụ sở:

  • Công nghệ chỉ hỗ trợ khâu hậu kiểm, lưu trữ;

  • Không thay thế việc ký trực tiếp trước mặt công chứng viên.

4. Rủi ro pháp lý nếu hiểu sai chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở

4.1. Nguy cơ vi phạm trình tự công chứng

Nếu áp dụng công nghệ vượt quá giới hạn pháp luật cho phép, có thể dẫn đến:

  • Công chứng viên không trực tiếp chứng kiến ký kết;

  • Không đánh giá đầy đủ tình trạng minh mẫn;

  • Không kiểm soát được yếu tố ép buộc, giả tạo.

Hệ quả là văn bản công chứng có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.

4.2. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên

Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải:

  • Chịu trách nhiệm cá nhân về văn bản công chứng;

  • Bồi thường thiệt hại nếu có lỗi.

Việc viện dẫn “chuyển đổi số” không phải là căn cứ miễn trừ trách nhiệm khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở sai quy định.

5. Ví dụ thực tế về chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở

5.1. Ví dụ minh họa

Bà M (78 tuổi) lập hợp đồng tặng cho nhà ở tại nhà riêng. Văn phòng công chứng:

  • Tiếp nhận hồ sơ điện tử trước qua cổng dịch vụ công;

  • Xác minh thông tin đất đai qua cơ sở dữ liệu số;

  • Công chứng viên trực tiếp đến nhà bà M để:

    • Kiểm tra tình trạng sức khỏe;

    • Đọc hợp đồng;

    • Chứng kiến ký kết.

Hồ sơ được lưu trữ điện tử, có hình ảnh và nhật ký nghiệp vụ. Sau này, khi phát sinh tranh chấp, Tòa án đánh giá:

  • Trình tự công chứng hợp pháp;

  • Việc ứng dụng công nghệ phù hợp với chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở, không vi phạm luật.

Xem thêm:  Vai trò của người làm chứng trong các giao dịch công chứng tại nhà

>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng trọn gói, đảm bảo đúng quy định pháp luật

chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở

6. Định hướng hoàn thiện pháp luật về chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở

6.1. Cần hành lang pháp lý rõ ràng hơn

Pháp luật cần:

  • Quy định cụ thể phạm vi công chứng điện tử;

  • Xác định rõ phần việc bắt buộc trực tiếp;

  • Chuẩn hóa quy trình công chứng ngoài trụ sở trong môi trường số.

6.2. Đảm bảo cân bằng giữa tiện ích và an toàn pháp lý

Mục tiêu của chuyển đổi số công chứng ngoài trụ sở không phải là:

  • Tối giản vai trò công chứng viên;

  • Mà là nâng cao chất lượng kiểm soát rủi ro, bảo vệ quyền lợi các bên.

>>> Xem thêm: Thủ tục làm giấy từ chối tài sản gồm những bước nào?

Kết luận

Trong bối cảnh hiện nay, đây là xu hướng tất yếu nhưng:

  • Không thể tách rời nguyên tắc trực tiếp, khách quan của hoạt động công chứng;

  • Không thể vượt quá khuôn khổ Luật Công chứng hiện hành;

  • Cần được triển khai thận trọng, có kiểm soát.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn thủ tục công chứng hợp đồng hợp tác kinh doanh

>>> Dịch vụ làm sổ hồng nhận làm cho đất xen kẹt, đất chưa đủ điều kiện

>>> Công chứng mua bán xe và thanh toán trả góp

>>> Vai trò của người làm chứng trong các giao dịch công chứng tại nhà

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

  1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
  2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

  • Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
  • Hotline: 0966.22.7979
  • Email: ccnguyenhue165@gmail.com
Đánh giá