Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHoạt động công chứng ngoài văn phòng (ngoài trụ sở) tuy được pháp luật cho phép nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ bị khiếu nại, tố cáo khi phát sinh tranh chấp. Vậy khi xảy ra khiếu nại công chứng ngoài trụ sở, pháp luật quy định trình tự, thẩm quyền và cách thức xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây phân tích đầy đủ căn cứ pháp lý, hướng xử lý và ví dụ thực tế minh họa.
>>> Xem thêm: Quy trình làm việc tại văn phòng công chứng: Hướng dẫn từ A–Z
1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh khiếu nại công chứng ngoài trụ sở
1.1. Công chứng ngoài trụ sở là hoạt động hợp pháp nhưng chịu kiểm soát chặt chẽ
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014:
“Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được… hoặc vì lý do chính đáng khác.”
Tuy nhiên, việc hợp pháp về địa điểm không loại trừ trách nhiệm pháp lý nếu công chứng viên vi phạm trình tự, nghĩa vụ nghề nghiệp.
1.2. Quyền khiếu nại trong hoạt động công chứng
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014:
“Cá nhân, tổ chức có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng.”
Do đó, khiếu nại công chứng ngoài trụ sở là quyền hợp pháp của người có quyền, lợi ích liên quan.
2. Những căn cứ phổ biến dẫn đến khiếu nại công chứng ngoài trụ sở
2.1. Khiếu nại do công chứng sai địa điểm, sai căn cứ
Một trong những nguyên nhân thường gặp của khiếu nại công chứng ngoài trụ sở là:
-
Công chứng tại nhà riêng chỉ vì thuận tiện;
-
Người yêu cầu vẫn có khả năng đi lại;
-
Không chứng minh được “lý do chính đáng”.
Trong trường hợp này, người khiếu nại cho rằng công chứng viên vi phạm Điều 44 Luật Công chứng 2014.
2.2. Khiếu nại do không xác minh đầy đủ năng lực, ý chí
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ:
-
Kiểm tra năng lực hành vi dân sự;
-
Đánh giá ý chí tự nguyện;
-
Từ chối công chứng nếu có nghi ngờ hợp lý.
Nếu công chứng ngoài trụ sở nhưng:
-
Không ghi nhận tình trạng sức khỏe;
-
Không chứng kiến trực tiếp việc ký;
-
Không trao đổi độc lập với người ký;
thì khiếu nại phát sinh là điều khó tránh khỏi.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói, uy tín, cam kết không phát sinh chi phí bất hợp lý
3. Trình tự xử lý khiếu nại công chứng ngoài trụ sở theo luật
3.1. Bước 1: Xác định đúng chủ thể và nội dung khiếu nại
Theo Luật Khiếu nại 2011, khiếu nại phải:
-
Do người có quyền, lợi ích bị ảnh hưởng trực tiếp thực hiện;
-
Nêu rõ hành vi bị khiếu nại;
-
Có căn cứ cho rằng hành vi đó là trái pháp luật.
3.2. Bước 2: Gửi khiếu nại đến tổ chức hành nghề công chứng hoặc công chứng viên
Theo Điều 63 Luật Công chứng 2014, khiếu nại trước hết được gửi đến:
-
Trưởng Văn phòng công chứng;
-
Hoặc công chứng viên có hành vi bị khiếu nại.
Đây là bước giải quyết khiếu nại lần đầu.
4. Thẩm quyền giải quyết khiếu nại công chứng ngoài trụ sở
4.1. Giải quyết khiếu nại lần đầu
Người có thẩm quyền:
-
Trưởng Văn phòng công chứng;
-
Trưởng Phòng công chứng.
Thời hạn giải quyết tuân theo Luật Khiếu nại 2011.
4.2. Giải quyết khiếu nại lần hai
Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết lần đầu, người khiếu nại có quyền:
-
Khiếu nại lên Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở;
-
Hoặc khởi kiện hành chính theo quy định pháp luật.
Sở Tư pháp là cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp đối với hoạt động công chứng.
5. Hệ quả pháp lý khi khiếu nại công chứng ngoài trụ sở có căn cứ
5.1. Trách nhiệm của công chứng viên
Nếu xác định có vi phạm, công chứng viên có thể:
-
Bị xử lý kỷ luật;
-
Bị xử phạt vi phạm hành chính;
-
Bị buộc bồi thường thiệt hại theo Điều 38 Luật Công chứng 2014.
5.2. Ảnh hưởng đến giá trị văn bản công chứng
Cần lưu ý:
-
Khiếu nại không đương nhiên làm vô hiệu văn bản công chứng;
-
Tuy nhiên, kết luận giải quyết khiếu nại có thể là căn cứ để Tòa án xem xét hiệu lực hợp đồng theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng lấy ngay tại văn phòng công chứng Hà Nội
6. Ví dụ thực tế về khiếu nại công chứng ngoài trụ sở
6.1. Ví dụ minh họa
Bà G (80 tuổi) ký hợp đồng tặng cho nhà đất tại nhà riêng. Sau đó, các con khác khiếu nại cho rằng:
-
Không có căn cứ công chứng ngoài trụ sở;
-
Không ghi nhận tình trạng sức khỏe;
-
Công chứng viên không trao đổi trực tiếp với bà G.
Sở Tư pháp xác định:
-
Việc công chứng ngoài trụ sở không chứng minh được lý do chính đáng;
-
Quy trình xác minh không chặt chẽ.
Công chứng viên bị xử lý trách nhiệm; hợp đồng trở thành đối tượng tranh chấp tại Tòa án.
7. Cách phòng ngừa khiếu nại công chứng ngoài trụ sở
7.1. Đối với công chứng viên
-
Xác định rõ căn cứ công chứng ngoài trụ sở;
-
Ghi nhận đầy đủ hoàn cảnh ký kết;
-
Tăng cường xác minh năng lực, ý chí;
-
Lập hồ sơ công chứng chặt chẽ.
7.2. Đối với người yêu cầu công chứng
-
Chuẩn bị hồ sơ chứng minh lý do công chứng tại chỗ;
-
Hợp tác trong việc xác minh;
-
Hiểu rõ quyền khiếu nại và giới hạn pháp lý của mình.
>>> Xem thêm: Cách kiểm tra sổ đỏ giả online giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí
Kết luận: Khiếu nại là “phép thử” đối với công chứng ngoài trụ sở
Có thể khẳng định rằng:
-
Khiếu nại công chứng ngoài trụ sở là cơ chế kiểm soát hợp pháp;
-
Mọi sai sót trong xác định căn cứ, trình tự đều có thể bị xem xét trách nhiệm;
-
Phòng ngừa tốt luôn hiệu quả hơn xử lý hậu quả.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Thủ tục công chứng chia thừa kế cần những giấy tờ gì?
>>> Dịch vụ làm sổ hồng nhận làm cho đất xen kẹt, đất chưa đủ điều kiện
>>> Phí công chứng giấy ủy quyền là bao nhiêu theo quy định của pháp luật hiện hành
>>> Có nên yêu cầu ghi âm, ghi hình khi công chứng ngoài trụ sở hay không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com