Trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động ra nhiều tỉnh, thành hoặc thị trường mới, việc mở văn phòng đại diện là giải pháp hiệu quả để quảng bá thương hiệu và kết nối khách hàng. Tuy nhiên, thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện không đơn giản, đòi hỏi hồ sơ, trình tự và điều kiện chặt chẽ theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ mở văn phòng đại diện để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Theo quy định tại “Luật Doanh nghiệp 2024”, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp trong phạm vi và quyền hạn nhất định. Văn phòng đại diện không được kinh doanh sinh lợi trực tiếp, mà chủ yếu thực hiện hoạt động quảng bá, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, hoặc giám sát việc thực hiện hợp đồng.
Ví dụ: Một công ty tại TP. Hồ Chí Minh có thể mở văn phòng đại diện tại Hà Nội để giao tiếp, tiếp nhận thông tin và đại diện thương hiệu cho khách hàng phía Bắc.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi mở văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ để nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
Quyết định của doanh nghiệp về việc mở văn phòng đại diện.
Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu).
Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp nơi đặt văn phòng đại diện.
>>> Xem thêm: Khiếu nại thế nào nếudịch vụ làm sổ đỏ làm sai thông tin?
Trình tự, thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Bước 2: Xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động
Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Theo quy định mới, doanh nghiệp tự quyết định việc sử dụng con dấu cho văn phòng đại diện và không cần thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.
Bước 4: Đăng bố cáo thông tin văn phòng đại diện
Sau khi nhận giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần đăng bố cáo thông tin hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp phép.
Về tên gọi: Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện tại…”.
Về địa chỉ: Không được đặt văn phòng đại diện tại nhà chung cư có mục đích để ở, trừ khi được phép kinh doanh theo quy định của địa phương.
Về người đứng đầu: Người đứng đầu văn phòng đại diện không nhất thiết phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, nhưng cần có quyền hạn rõ ràng được ủy quyền bằng văn bản.
Về nghĩa vụ pháp lý: Văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo thuế, báo cáo tình hình hoạt động định kỳ, và lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định.
Về thuế: Dù không phát sinh doanh thu, văn phòng đại diện vẫn cần kê khai thuế môn bài và báo cáo thuế định kỳ, tùy thuộc vào địa phương đăng ký.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ mở văn phòng đại diện
Việc tự thực hiện thủ tục có thể gây mất thời gian và dễ sai sót nếu không nắm rõ quy định. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ mở văn phòng đại diện từ các đơn vị pháp lý chuyên nghiệp để:
Được tư vấn miễn phí về điều kiện, địa điểm và hồ sơ.
Soạn thảo và nộp hồ sơ đúng quy định, hạn chế rủi ro bị trả lại.
Theo dõi tiến trình xử lý và nhận kết quả nhanh chóng.
Hỗ trợ khắc dấu, đăng bố cáo và hướng dẫn kê khai thuế ban đầu.
Kết luận
Mở văn phòng đại diện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, nâng cao hình ảnh thương hiệu và phục vụ khách hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc thực hiện đúng quy trình pháp lý là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động hợp pháp và ổn định lâu dài. Sử dụng dịch vụ mở văn phòng đại diện uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh các sai sót không đáng có trong quá trình đăng ký.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
