Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSai lầm chứng thực chữ ký có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận hoặc phải thực hiện lại từ đầu. Nhiều người cho rằng chỉ cần ký tên và xin đóng dấu là hoàn tất. Thực tế, chứng thực chữ ký phải đáp ứng những điều kiện nhất định.
Một số lỗi xuất phát từ chính người yêu cầu chứng thực. Có trường hợp lại liên quan đến nội dung văn bản hoặc cách thực hiện thủ tục. Nếu không kiểm tra kỹ, người dân có thể mất thêm thời gian và chi phí.
Đặc biệt, cần hiểu đúng về giá trị của việc chứng thực chữ ký. Chứng thực chữ ký không có nghĩa là cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về những gì mình kê khai.
Vậy đâu là 5 sai lầm thường gặp khi chứng thực chữ ký? Những lỗi nào có thể khiến việc chứng thực không được thực hiện hoặc văn bản không được chấp nhận? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Quy định về việc hủy bỏ văn bản chứng thực đã ký do phát hiện vi phạm.
1. Hiểu sai về bản chất và giá trị của chứng thực chữ ký
1.1. Nhầm chứng thực chữ ký với công chứng văn bản
Đây là một trong những nhầm lẫn khá phổ biến. Chứng thực chữ ký và công chứng văn bản có mục đích khác nhau.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện theo quy định.
Trong khi đó, công chứng có thể liên quan đến tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc một số loại văn bản khác.
Do đó, người dân cần xác định đúng thủ tục trước khi thực hiện. Việc chọn sai hình thức có thể khiến hồ sơ không đáp ứng yêu cầu.
1.2. Cho rằng chứng thực chữ ký xác nhận nội dung văn bản
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Nội dung do người ký tự kê khai và chịu trách nhiệm.
Vì vậy, người dân cần đọc kỹ văn bản trước khi ký. Không nên cho rằng văn bản đã được chứng thực thì mọi thông tin bên trong đều được cơ quan chứng thực bảo đảm.
Đây là điểm rất quan trọng khi lập giấy cam kết hoặc các văn bản có nội dung liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cá nhân.
1.3. Sử dụng chứng thực chữ ký thay cho thủ tục bắt buộc khác
Một số người nghĩ rằng chỉ cần chứng thực chữ ký là có thể hoàn thành mọi thủ tục. Cách hiểu này không chính xác.
Tùy từng giao dịch, pháp luật có thể yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng hoặc thực hiện một thủ tục khác.
Chẳng hạn, văn bản có chữ ký được chứng thực không mặc nhiên thay thế cho hợp đồng phải công chứng.
Trước khi thực hiện, người dân nên kiểm tra yêu cầu của thủ tục. Việc này giúp xác định đúng loại giấy tờ cần chuẩn bị.
2. Ba sai lầm liên quan đến người ký và giấy tờ
2.1. Ký trước khi đến nơi chứng thực
Trong một số trường hợp, người yêu cầu cần ký trước mặt người có thẩm quyền. Việc tự ý ký sẵn có thể khiến thủ tục không được thực hiện theo cách dự kiến.
Người dân nên hỏi rõ cách thức ký trước khi hoàn thiện văn bản. Nếu được yêu cầu ký tại nơi chứng thực, cần thực hiện đúng hướng dẫn.
Không nên tự suy đoán quy trình rồi ký trước ở nhà. Một thao tác nhỏ cũng có thể khiến người dân phải lập lại văn bản.
2.2. Sử dụng giấy tờ tùy thân không phù hợp
Giấy tờ tùy thân là căn cứ để xác định người yêu cầu chứng thực. Vì vậy, đây là giấy tờ cần được chuẩn bị cẩn thận.
Người dân nên mang theo CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và phù hợp với người thực hiện thủ tục.
Nếu giấy tờ có vấn đề hoặc thông tin không thống nhất, việc chứng thực có thể bị ảnh hưởng.
Trước khi đi, nên kiểm tra lại giấy tờ tùy thân. Điều này giúp hạn chế việc phải quay lại nhiều lần.
2.3. Nhờ người khác ký thay
Chữ ký trên văn bản phải gắn với chính người yêu cầu chứng thực. Vì vậy, không nên nhờ người khác ký thay để hoàn tất thủ tục.
Trường hợp không thể trực tiếp thực hiện, người dân cần hỏi về phương án phù hợp theo quy định. Không nên tự ý nhờ người khác ký thay chỉ để tiết kiệm thời gian.
Việc sử dụng chữ ký của người khác có thể làm phát sinh vấn đề về tính xác thực của văn bản.
Do đó, người yêu cầu cần trực tiếp thực hiện các bước mà thủ tục yêu cầu.
2.4. Ký khống hoặc để trống nội dung quan trọng
Ký khống là một sai lầm tiềm ẩn nhiều rủi ro. Người dân không nên ký vào văn bản khi nội dung chưa được hoàn thiện.
Các phần còn trống có thể bị bổ sung sau. Điều này có thể tạo ra nội dung khác với ý chí ban đầu của người ký.
Trước khi ký, cần kiểm tra toàn bộ văn bản. Những thông tin quan trọng phải được điền đầy đủ và chính xác.
Nếu phát hiện nội dung chưa rõ, nên yêu cầu giải thích trước khi ký.
>>> Xem thêm: Thời gian xử lý hồ sơ luôn được nhiều người quan tâm, vì vậy Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh là thông tin bạn nên xem trước
3. Những sai lầm về nội dung và hồ sơ chứng thực
3.1. Nội dung văn bản thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký
Không phải mọi văn bản đều có thể thực hiện chứng thực chữ ký. Pháp luật có quy định về những trường hợp không được chứng thực.
Vì vậy, người dân không nên tự mặc định rằng mọi giấy tờ có chữ ký đều có thể chứng thực.
Nếu văn bản có nội dung phức tạp, liên quan đến giao dịch hoặc quyền tài sản, nên kiểm tra trước về hình thức phù hợp.
Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hạn chế trường hợp hồ sơ bị từ chối.
3.2. Không kiểm tra mục đích sử dụng văn bản
Mục đích sử dụng có thể quyết định loại giấy tờ cần chuẩn bị. Đây là yếu tố thường bị bỏ qua khi làm hồ sơ.
Một văn bản có chứng thực chữ ký có thể được chấp nhận trong thủ tục này. Nhưng thủ tục khác có thể yêu cầu hình thức giấy tờ khác.
Do đó, người dân nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ trước khi đi chứng thực. Không nên chỉ dựa vào kinh nghiệm của người khác.
Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp giảm nguy cơ phải làm lại giấy tờ.
3.3. Chuẩn bị sai mẫu văn bản
Một số thủ tục có thể yêu cầu sử dụng mẫu văn bản cụ thể. Nếu dùng sai mẫu, hồ sơ có thể không đáp ứng yêu cầu.
Trước khi lập văn bản, người dân nên kiểm tra xem nơi tiếp nhận có cung cấp mẫu hay không.
Nếu có mẫu bắt buộc, cần sử dụng đúng nội dung được hướng dẫn. Không nên tự ý thay đổi những phần quan trọng.
Việc này đặc biệt cần thiết với hồ sơ có nhiều yêu cầu về hình thức.
3.4. Không kiểm tra thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân sai là lỗi khá dễ gặp. Chỉ một chi tiết không chính xác cũng có thể gây khó khăn khi sử dụng văn bản.
Các thông tin cần kiểm tra gồm họ tên, ngày tháng năm sinh và thông tin giấy tờ tùy thân.
Ngoài ra, cần kiểm tra địa chỉ và các thông tin liên quan khác nếu văn bản có yêu cầu.
Nên rà soát toàn bộ văn bản trước khi ký. Nếu có sai sót, cần sửa trước khi thực hiện chứng thực.
4. Cách tránh 5 sai lầm khi chứng thực chữ ký
4.1. Xác định đúng thủ tục cần thực hiện
Trước tiên, cần xác định mình đang cần chứng thực chữ ký hay công chứng văn bản.
Nếu hồ sơ liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch, nên kiểm tra yêu cầu pháp lý cụ thể.
Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi của giấy tờ. Nội dung và mục đích sử dụng mới là yếu tố cần được xem xét.
Việc xác định đúng thủ tục giúp hạn chế nhiều sai sót ngay từ đầu.
4.2. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Người yêu cầu nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân và văn bản cần chứng thực.
Nếu hồ sơ có tài liệu bổ sung, cần kiểm tra trước với nơi thực hiện. Điều này đặc biệt hữu ích khi văn bản có nội dung đặc thù.
Nên chuẩn bị thêm số lượng bản sao phù hợp với nhu cầu. Tránh tình trạng thiếu giấy tờ khi đang thực hiện thủ tục.
Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.
4.3. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký
Đây là bước không nên bỏ qua. Người ký cần đọc toàn bộ văn bản trước khi thực hiện.
Các thông tin cá nhân phải chính xác. Nội dung cam kết cũng cần phù hợp với ý chí của người ký.
Không nên ký nếu còn phần bỏ trống quan trọng. Cũng không nên ký khi chưa hiểu rõ nội dung.
Nếu có vấn đề chưa rõ, hãy hỏi người có thẩm quyền hoặc người tư vấn phù hợp.
4.4. Thực hiện đúng hướng dẫn tại nơi chứng thực
Mỗi thủ tục có thể có yêu cầu riêng. Người dân nên tuân thủ hướng dẫn của người tiếp nhận.
Nếu được yêu cầu ký trực tiếp, cần ký tại nơi thực hiện. Không nên tự ý thay đổi cách thức thực hiện.
Sau khi hoàn tất, nên kiểm tra lại văn bản. Các thông tin chứng thực cần được xem xét trước khi nhận kết quả.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Đây là bước giúp tránh nhiều trường hợp phải làm lại giấy tờ.
Trước khi chứng thực, người dân nên hỏi nơi tiếp nhận về thành phần hồ sơ. Đồng thời, cần xác định rõ hình thức giấy tờ được chấp nhận.
Nếu thủ tục yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng hoặc giấy tờ khác, cần thực hiện đúng yêu cầu.
Không nên tự thay thế một thủ tục bằng thủ tục khác chỉ vì cách làm đơn giản hơn.
5. Xử lý thế nào khi chứng thực chữ ký có vấn đề?
5.1. Kiểm tra lại nguyên nhân
Khi văn bản không được chấp nhận, trước tiên cần xác định nguyên nhân.
Lỗi có thể xuất phát từ giấy tờ tùy thân. Cũng có thể do nội dung văn bản hoặc hình thức chứng thực.
Việc xác định đúng nguyên nhân giúp lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Người dân không nên tự ý sửa giấy tờ sau khi đã chứng thực.
5.2. Trao đổi với nơi đã thực hiện chứng thực
Nếu có thắc mắc về kết quả, người dân nên trao đổi trực tiếp với nơi thực hiện.
Có thể hỏi rõ lý do văn bản không được tiếp nhận hoặc không được sử dụng trong hồ sơ.
Trường hợp cần bổ sung giấy tờ, nên thực hiện theo hướng dẫn.
Việc trao đổi trực tiếp thường giúp xác định vấn đề nhanh hơn.
5.3. Thực hiện lại khi cần thiết
Nếu văn bản có lỗi và cần lập lại, người dân nên chuẩn bị một bản mới.
Không nên tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa trên văn bản đã được chứng thực.
Nội dung mới cần được kiểm tra kỹ trước khi ký. Sau đó, thực hiện lại thủ tục theo hướng dẫn.
Cách xử lý này giúp hạn chế phát sinh vấn đề trong quá trình sử dụng giấy tờ.
5.4. Chủ động hỏi trước khi thực hiện thủ tục
Nhiều sai sót có thể được hạn chế nếu người dân hỏi trước.
Có thể trao đổi về loại văn bản, giấy tờ cần mang theo và cách thức ký.
Nếu hồ sơ liên quan đến giao dịch phức tạp, nên kiểm tra kỹ yêu cầu pháp lý.
Việc chuẩn bị trước luôn thuận lợi hơn so với xử lý sai sót sau khi đã nộp hồ sơ.
>>> Xem thêm: Có những trường hợp tưởng rằng chỉ cần chữ ký, nhưng thực tế lại cần lưu ý nhiều hơn khi công chứng ủy quyền
Kết luận
Sai lầm chứng thực chữ ký có thể xuất phát từ việc hiểu sai thủ tục, ký không đúng cách hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ. Những lỗi tưởng như nhỏ cũng có thể khiến văn bản không được tiếp nhận hoặc phải thực hiện lại.
Người dân nên xác định đúng loại thủ tục trước khi thực hiện. Đồng thời, cần kiểm tra giấy tờ tùy thân và nội dung văn bản. Không nên ký khống, ký thay hoặc tự ý sửa chữa giấy tờ đã chứng thực.
Đặc biệt, cần nhớ rằng chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về thông tin mình kê khai.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc các vấn đề liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Không phải mọi giao dịch nhà đất đều giống nhau, nhất là khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến giao dịch nhà đất, nhiều thủ tục đều cần đến văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com