Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký bằng dấu khắc sẵn là cách làm tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện thủ tục. Dấu chữ ký có thể tạo ra hình ảnh giống chữ ký viết tay. Tuy nhiên, hai hình thức này không có cách thức hình thành giống nhau.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu. Vì vậy, việc xác định đúng người ký là vấn đề quan trọng. Người dân không nên sử dụng dấu chữ ký thay cho việc ký theo đúng thủ tục.
Một số trường hợp có thể xuất phát từ thói quen sử dụng dấu cá nhân. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa dấu khắc sẵn luôn được chấp nhận. Việc sử dụng còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản và quy định áp dụng.
Vậy dùng dấu chữ ký khắc sẵn có được chứng thực không? Những rủi ro nào có thể phát sinh? Người dân cần làm gì để tránh hồ sơ bị từ chối? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Khi nào việc chứng thực chữ ký bị từ chối thẳng thừng tại văn phòng công chứng?
1. Chứng thực chữ ký bằng dấu khắc sẵn là gì?
1.1. Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận điều gì?
Chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Việc xác nhận được thực hiện bởi người có thẩm quyền theo quy định.
Người yêu cầu phải thực hiện đúng thủ tục chứng thực. Người thực hiện chứng thực cũng phải kiểm tra các điều kiện cần thiết.
Bản chất của thủ tục là gắn chữ ký với người yêu cầu. Vì vậy, cách thức tạo ra chữ ký có ý nghĩa quan trọng.
Người dân không nên xem việc đóng dấu chữ ký là tương đương với việc tự mình ký. Hai cách thức này có thể dẫn đến cách đánh giá khác nhau.
1.2. Dấu chữ ký khắc sẵn là gì?
Dấu chữ ký khắc sẵn là con dấu được tạo theo hình ảnh chữ ký của một người. Khi sử dụng, người dùng đóng dấu thay cho việc viết chữ ký bằng tay.
Loại dấu này có thể được dùng trong một số hoạt động nội bộ. Tuy nhiên, việc sử dụng dấu không đồng nghĩa với việc văn bản đã được ký hợp lệ.
Đặc biệt, cần phân biệt dấu chữ ký thông thường với chữ ký điện tử. Đây là những hình thức khác nhau và chịu sự điều chỉnh của các quy định khác nhau.
Vì vậy, không nên mặc nhiên cho rằng dấu chữ ký khắc sẵn có giá trị như chữ ký trực tiếp.
1.3. Có thể dùng dấu khắc sẵn thay cho chữ ký khi chứng thực không?
Người dân cần thận trọng với trường hợp này. Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Nếu chỉ đóng dấu chữ ký khắc sẵn, người thực hiện chứng thực có thể không có đủ căn cứ để xác định chữ ký được tạo ra theo đúng thủ tục.
Việc tiếp nhận hay từ chối phải căn cứ vào quy định áp dụng và tình trạng thực tế của văn bản. Người dân không nên tự suy đoán rằng dấu khắc sẵn luôn được chấp nhận.
Khi có nhu cầu chứng thực, cách an toàn là thực hiện chữ ký theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.
1.4. Dấu chữ ký khắc sẵn có giống chữ ký viết tay không?
Về hình thức, dấu khắc sẵn có thể tạo ra hình ảnh rất giống chữ ký thật. Tuy nhiên, cách tạo ra hai hình thức này hoàn toàn khác nhau.
Chữ ký viết tay được tạo bởi chính người ký. Dấu khắc sẵn lại có thể được người khác sử dụng nếu được giao quản lý.
Điều này tạo ra vấn đề về khả năng xác định người trực tiếp thực hiện việc ký. Đây là yếu tố cần được xem xét khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký.
Do đó, không nên chỉ dựa vào hình ảnh trên giấy để xác định chữ ký hợp lệ.
2. Những rủi ro khi dùng dấu chữ ký khắc sẵn
2.1. Hồ sơ có thể không được tiếp nhận
Một trong những rủi ro đầu tiên là hồ sơ không được tiếp nhận. Vấn đề có thể phát sinh khi hình thức ký không đáp ứng yêu cầu của thủ tục.
Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra giấy tờ trước khi thực hiện. Nếu phát hiện vấn đề, người yêu cầu có thể được hướng dẫn ký lại.
Điều này có thể khiến người dân phải chuẩn bị lại văn bản. Thời gian giải quyết hồ sơ cũng có thể bị kéo dài.
Vì vậy, không nên sử dụng dấu chữ ký trước khi xác định rõ yêu cầu.
2.2. Khó xác định người trực tiếp tạo chữ ký
Dấu chữ ký có thể được sử dụng bởi nhiều người. Người sở hữu dấu không nhất thiết là người trực tiếp đóng dấu.
Đây là điểm khác biệt quan trọng so với chữ ký viết tay. Chữ ký trực tiếp giúp gắn hành vi ký với người yêu cầu.
Khi sử dụng dấu khắc sẵn, việc xác định người thực hiện có thể khó khăn hơn. Điều này càng đáng lưu ý với những văn bản có nội dung quan trọng.
Người dân nên tránh sử dụng dấu chữ ký trong trường hợp cần chứng thực chữ ký cá nhân.
2.3. Văn bản có thể phát sinh tranh chấp
Chữ ký thường được dùng để thể hiện ý chí của một người. Nếu dấu chữ ký được sử dụng không đúng cách, việc xác định ý chí thực tế có thể gặp khó khăn.
Tranh chấp có thể phát sinh nếu một bên phủ nhận việc ký. Khi đó, vấn đề về người sử dụng dấu cũng có thể được đặt ra.
Rủi ro sẽ cao hơn đối với giấy tờ liên quan đến tài sản. Các giao dịch có giá trị lớn càng cần được kiểm tra kỹ.
Do đó, người dân không nên dùng dấu khắc sẵn chỉ vì muốn thao tác nhanh hơn.
2.4. Có thể ảnh hưởng đến giá trị sử dụng của văn bản
Một văn bản có chữ ký không đúng yêu cầu có thể gặp khó khăn khi sử dụng. Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Trường hợp văn bản đã được sử dụng trong giao dịch, việc xử lý sẽ phức tạp hơn. Người dân có thể phải xác minh lại quá trình ký.
Đặc biệt, nếu văn bản đã được dùng cho nhiều thủ tục, việc khắc phục có thể mất thêm thời gian.
Vì vậy, cần kiểm tra hình thức ký ngay từ đầu.
2.5. Nguy cơ bị sử dụng dấu chữ ký ngoài ý muốn
Dấu chữ ký khắc sẵn có đặc điểm là người khác có thể sử dụng nếu tiếp cận được con dấu.
Nếu quản lý không chặt chẽ, dấu có thể được dùng trên tài liệu mà chủ sở hữu chưa kiểm tra. Điều này tạo ra nguy cơ phát sinh tranh chấp.
Người sở hữu dấu cần kiểm soát người được phép sử dụng. Dấu cũng nên được bảo quản cẩn thận.
Với các thủ tục chứng thực chữ ký, người dân nên ưu tiên ký trực tiếp theo quy định.
>>> Xem thêm: Chưa rõ cần chuẩn bị những giấy tờ nào để làm giấy chứng nhận lần đầu? Dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu có thể là điểm bắt đầu phù hợp
3. Cách thực hiện chứng thực chữ ký đúng quy định
3.1. Chuẩn bị đúng văn bản cần chứng thực
Trước tiên, người dân cần xác định loại văn bản cần chứng thực. Không nên sử dụng một mẫu văn bản chưa được kiểm tra.
Nội dung văn bản cần rõ ràng. Các thông tin cá nhân cũng phải chính xác.
Nếu văn bản do cơ quan hoặc tổ chức khác cung cấp, nên sử dụng đúng mẫu. Người dân không nên tự ý thay đổi nội dung quan trọng.
Việc chuẩn bị đúng giúp hạn chế nguy cơ phải lập lại văn bản.
3.2. Mang theo giấy tờ tùy thân cần thiết
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân theo quy định. Tùy trường hợp, giấy tờ được sử dụng có thể khác nhau.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng. Người dân cũng nên kiểm tra tình trạng của giấy tờ trước khi thực hiện.
Nếu chưa rõ cần mang giấy tờ nào, nên hỏi trước nơi thực hiện. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.
Không nên chỉ dựa vào ảnh chụp giấy tờ nếu thủ tục yêu cầu bản giấy.
3.3. Ký theo hướng dẫn của người thực hiện chứng thực
Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người dân cần tuân thủ hướng dẫn tại nơi thực hiện.
Nếu được yêu cầu ký trực tiếp, người dân cần thực hiện đúng yêu cầu. Không nên dùng dấu chữ ký thay cho chữ ký của mình.
Việc ký đúng cách giúp người thực hiện chứng thực có cơ sở kiểm tra. Đồng thời, người yêu cầu cũng hạn chế được rủi ro về sau.
Nếu có vấn đề với chữ ký, hãy trao đổi ngay trước khi hoàn tất thủ tục.
3.4. Kiểm tra văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn thành thủ tục, người dân nên kiểm tra lại văn bản. Họ tên và nội dung giấy tờ cần được đối chiếu.
Thông tin chứng thực cũng cần được kiểm tra. Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với người thực hiện.
Không nên tự ý sửa chữa văn bản sau khi đã chứng thực. Việc thay đổi nội dung có thể ảnh hưởng đến giá trị sử dụng.
Hãy giữ bản đã chứng thực cẩn thận. Nếu cần thêm bản, nên hỏi về cách thực hiện phù hợp.
3.5. Phân biệt chứng thực chữ ký với chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là một hình thức khác với dấu chữ ký khắc sẵn. Việc sử dụng chữ ký điện tử chịu sự điều chỉnh của pháp luật về giao dịch điện tử.
Dấu chữ ký khắc sẵn chỉ tạo ra hình ảnh chữ ký trên giấy. Nó không tự động trở thành chữ ký điện tử.
Vì vậy, không nên dùng khái niệm “chữ ký điện tử” để giải thích cho dấu chữ ký khắc sẵn.
Khi hồ sơ được thực hiện trên môi trường điện tử, cần sử dụng đúng loại chữ ký được pháp luật và hệ thống tiếp nhận công nhận.
4. Lưu ý để hạn chế rủi ro pháp lý khi sử dụng chữ ký
4.1. Không giao dấu chữ ký cho người khác tùy tiện
Dấu chữ ký có thể tạo ra hình ảnh giống chữ ký của chủ sở hữu. Vì vậy, việc quản lý dấu cần được thực hiện cẩn thận.
Không nên giao dấu cho người không có trách nhiệm. Cũng không nên để dấu ở nơi nhiều người có thể tiếp cận.
Nếu có người được phép quản lý, cần xác định rõ phạm vi sử dụng. Điều này giúp hạn chế nguy cơ dấu bị sử dụng sai mục đích.
4.2. Không đóng dấu chữ ký vào văn bản còn bỏ trống
Văn bản chưa hoàn thiện có thể bị thay đổi sau đó. Việc đóng dấu chữ ký trước có thể tạo ra rủi ro không cần thiết.
Người dân nên kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi ký. Các thông tin quan trọng cần được điền đầy đủ.
Không nên ký hoặc đóng dấu vào giấy tờ chưa rõ mục đích. Đặc biệt, cần thận trọng với văn bản liên quan đến tài sản.
Cách làm này giúp hạn chế tranh chấp về sau.
4.3. Không dùng dấu khắc sẵn khi thủ tục yêu cầu chữ ký trực tiếp
Nếu thủ tục yêu cầu người dân ký trực tiếp, cần thực hiện đúng yêu cầu đó. Dấu khắc sẵn không nên được sử dụng để thay thế.
Việc làm khác với hướng dẫn có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận. Người dân cũng có thể phải thực hiện lại toàn bộ thủ tục.
Nếu chưa rõ cách ký, nên hỏi người thực hiện chứng thực. Đây là cách đơn giản để hạn chế sai sót.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Mỗi loại hồ sơ có thể có yêu cầu riêng. Người dân cần xác định chính xác hình thức chữ ký được chấp nhận.
Một số hồ sơ có thể yêu cầu chữ ký trực tiếp. Một số thủ tục khác có thể có quy định riêng về việc sử dụng dấu.
Vì vậy, không nên áp dụng một cách ký cho mọi trường hợp. Hãy kiểm tra yêu cầu trước khi chuẩn bị văn bản.
Việc xác định đúng từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian.
4.5. Tìm tư vấn khi văn bản có giá trị hoặc nội dung quan trọng
Những văn bản liên quan đến tài sản cần được xử lý thận trọng. Người dân nên kiểm tra hình thức ký trước khi thực hiện.
Nếu văn bản có giá trị lớn, việc sử dụng dấu khắc sẵn càng cần được cân nhắc. Không nên tự ý áp dụng nếu chưa rõ quy định.
Trường hợp phát sinh tranh chấp, cần lưu giữ các tài liệu liên quan. Những tài liệu này có thể giúp xác định quá trình ký và sử dụng văn bản.
Chủ động kiểm tra từ đầu luôn giúp giảm nguy cơ phát sinh vấn đề.
>>> Xem thêm: Công chứng ủy quyền mất bao lâu là câu hỏi bạn nên tìm hiểu trước khi sắp xếp thời gian
Kết luận
Chứng thực chữ ký bằng dấu khắc sẵn có thể tạo ra nhiều rủi ro nếu được sử dụng thay cho việc ký theo đúng thủ tục. Dấu chữ ký khắc sẵn chỉ tạo ra hình ảnh chữ ký trên giấy. Nó không mặc nhiên có giá trị giống chữ ký trực tiếp của cá nhân trong mọi trường hợp.
Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người dân nên xác định rõ yêu cầu của thủ tục. Nếu được yêu cầu ký trực tiếp, cần thực hiện đúng hướng dẫn. Không nên tự ý sử dụng dấu khắc sẵn để thay thế chữ ký.
Bên cạnh đó, cần quản lý chặt chẽ dấu chữ ký. Không nên giao dấu cho người khác sử dụng tùy tiện. Với các văn bản quan trọng, việc kiểm tra hình thức ký ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nhiều rủi ro.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, cách ký hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Người mua cần lưu ý gì, người bán cần chuẩn bị gì khi công chứng mua bán nhà đất?
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng công chứng, bạn nên tìm hiểu trước về văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com