Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuLưu trữ hồ sơ chứng thực là một nội dung quan trọng trong hoạt động của Văn phòng công chứng. Hồ sơ phải được quản lý và bảo quản theo quy định.
Việc lưu trữ giúp bảo đảm an toàn cho tài liệu đã chứng thực. Đây cũng là cơ sở để tra cứu khi cần thiết.
Pháp luật quy định nhiều loại giấy tờ phải được lưu sau khi chứng thực. Thời hạn lưu trữ sẽ phụ thuộc vào từng loại việc.
Vậy Văn phòng công chứng phải lưu những hồ sơ nào? Thời gian lưu trữ là bao lâu? Hồ sơ được quản lý và bảo quản như thế nào?
Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền làm thủ tục sang tên sổ đỏ.
1. Hồ sơ chứng thực tại Văn phòng công chứng gồm những gì?
1.1. Văn phòng công chứng có được thực hiện chứng thực không?
Văn phòng công chứng không chỉ thực hiện hoạt động công chứng. Công chứng viên còn có thẩm quyền thực hiện một số việc chứng thực.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Công chứng viên cũng có thể chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Vì vậy, khách hàng có thể thực hiện một số thủ tục chứng thực tại Văn phòng công chứng.
Tuy nhiên, cần phân biệt công chứng và chứng thực. Đây là hai hoạt động có bản chất pháp lý khác nhau.
1.2. Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính
Hồ sơ chứng thực bản sao thường gắn với giấy tờ được xuất trình để đối chiếu.
Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính. Bản sao sẽ được đối chiếu với giấy tờ này.
Sau khi kiểm tra, người có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực theo quy định.
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, pháp luật không yêu cầu lưu bản sao trong mọi trường hợp. Vì vậy, cần phân biệt việc lưu hồ sơ với việc lưu bản sao đã chứng thực.
1.3. Hồ sơ chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký có cách lưu trữ khác với chứng thực bản sao.
Người yêu cầu chứng thực phải ký theo đúng trình tự. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và điều kiện liên quan.
Đối với chứng thực chữ ký, cơ quan thực hiện phải lưu một bản giấy tờ đã chứng thực. Thời hạn lưu trữ là 02 năm.
Quy định này giúp cơ quan có cơ sở tra cứu khi phát sinh yêu cầu hợp pháp.
1.4. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch
Chứng thực hợp đồng, giao dịch có yêu cầu lưu trữ cao hơn.
Cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch. Thời hạn lưu trữ là 20 năm.
Tuy nhiên, khách hàng cần lưu ý về thẩm quyền. Không phải mọi hợp đồng, giao dịch đều thuộc phạm vi chứng thực của Văn phòng công chứng.
Trước khi thực hiện, nên xác định đúng hình thức pháp lý của văn bản.
2. Quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng thực
2.1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký có thời hạn lưu trữ cụ thể.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, văn bản đã chứng thực chữ ký được lưu trong 02 năm. Quy định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
Hết thời hạn, việc xử lý tài liệu phải tuân thủ quy định về lưu trữ.
Văn phòng công chứng cũng cần bảo đảm việc quản lý hồ sơ trong thời gian lưu trữ.
2.2. Chứng thực bản sao từ bản chính có phải lưu hồ sơ không?
Đây là vấn đề nhiều người thường quan tâm.
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định không lưu bản sao. Quy định này khác với chứng thực chữ ký.
Do đó, không nên hiểu rằng mọi bản sao được chứng thực đều phải lưu một bản tại Văn phòng công chứng.
Việc lưu trữ sẽ phụ thuộc vào loại thủ tục đã thực hiện.
2.3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch
Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch, thời hạn lưu trữ là 20 năm.
Cơ quan thực hiện phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch. Hồ sơ đi kèm cũng phải được quản lý theo quy định.
Quy định này nhằm bảo đảm khả năng tra cứu lâu dài.
Hồ sơ cũng có thể cần được sử dụng khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2.4. Hồ sơ công chứng có thời hạn lưu trữ khác hồ sơ chứng thực
Không nên đồng nhất hai loại hồ sơ này.
Luật Công chứng hiện hành quy định riêng về hồ sơ công chứng. Hồ sơ này gồm phiếu yêu cầu công chứng và văn bản công chứng.
Các giấy tờ người yêu cầu đã nộp cũng có thể thuộc hồ sơ. Giấy tờ xác minh, giám định và tài liệu liên quan cũng được lưu theo quy định.
Luật Công chứng quy định tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ được áp dụng theo quy định riêng của pháp luật công chứng.
Vì vậy, khi xây dựng quy trình lưu trữ, Văn phòng công chứng cần phân loại hồ sơ chính xác.
>>> Xem thêm: Cần người khác thay mình ký hoặc giải quyết công việc? Đừng bỏ qua thông tin về công chứng ủy quyền
3. Quy trình lưu trữ hồ sơ chứng thực tại Văn phòng công chứng
3.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Bước đầu tiên là tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ được xuất trình. Nội dung và tình trạng của giấy tờ cũng cần được xem xét.
Sau khi đủ điều kiện, thủ tục chứng thực được thực hiện.
Thông tin cần thiết sẽ được ghi nhận theo quy định. Hồ sơ sau đó được phân loại để quản lý.
3.2. Ghi sổ chứng thực
Việc ghi sổ là một nội dung quan trọng trong hoạt động chứng thực.
Thông tin về việc chứng thực phải được ghi nhận theo đúng quy định. Số chứng thực cần được quản lý thống nhất.
Việc ghi sổ giúp dễ dàng tra cứu khi cần. Đây cũng là cơ sở để kiểm soát hoạt động chứng thực.
Pháp luật về chứng thực có quy định về việc lập và quản lý sổ chứng thực. Người thực hiện cần bảo đảm việc ghi chép đầy đủ và chính xác.
3.3. Phân loại hồ sơ sau khi chứng thực
Sau khi hoàn thành thủ tục, hồ sơ cần được phân loại.
Mỗi loại chứng thực có yêu cầu lưu trữ khác nhau. Vì vậy, việc phân loại phải được thực hiện ngay từ đầu.
Có thể phân loại theo từng nhóm việc. Ví dụ gồm chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Cách phân loại rõ ràng giúp giảm thời gian tìm kiếm. Hồ sơ cũng được bảo quản thuận lợi hơn.
3.4. Bảo quản hồ sơ và sổ chứng thực
Hồ sơ phải được bảo quản trong điều kiện phù hợp.
Tài liệu giấy cần tránh ẩm mốc và côn trùng. Khu vực lưu trữ cũng cần hạn chế nguy cơ cháy nổ.
Đối với hồ sơ có thông tin cá nhân, cần kiểm soát người được tiếp cận.
Việc bảo quản phải bảo đảm an toàn trong suốt thời hạn lưu trữ. Đây là trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
3.5. Tra cứu và cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu
Hồ sơ chứng thực có thể cần được tra cứu trong một số trường hợp.
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ. Việc cung cấp phải dựa trên yêu cầu hợp pháp.
Đối với hồ sơ công chứng, pháp luật cũng quy định trường hợp cung cấp hồ sơ phục vụ kiểm tra, thanh tra hoặc tố tụng.
Văn phòng công chứng cần kiểm soát việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu.
Việc cung cấp tài liệu phải bảo đảm đúng thẩm quyền.
3.6. Xử lý hồ sơ khi hết thời hạn lưu trữ
Không phải hồ sơ nào cũng được lưu vĩnh viễn.
Khi hết thời hạn, việc xử lý tài liệu phải tuân thủ pháp luật về lưu trữ.
Việc tiêu hủy phải được thực hiện đúng quy trình. Không được tự ý tiêu hủy hồ sơ khi chưa đủ điều kiện.
Nội dung này đặc biệt quan trọng với hồ sơ có giá trị pháp lý. Văn phòng công chứng cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ.
4. Những lưu ý khi lưu trữ hồ sơ chứng thực
4.1. Phải phân biệt hồ sơ công chứng và hồ sơ chứng thực
Đây là lưu ý quan trọng đối với Văn phòng công chứng.
Hồ sơ công chứng được điều chỉnh bởi Luật Công chứng. Hồ sơ chứng thực được điều chỉnh theo pháp luật về chứng thực.
Hai loại hồ sơ có thể có thành phần khác nhau. Thời hạn lưu trữ cũng không hoàn toàn giống nhau.
Vì vậy, không nên áp dụng một thời hạn chung cho tất cả tài liệu.
4.2. Không tự ý tiêu hủy hồ sơ
Hồ sơ chỉ được xử lý khi hết thời hạn theo quy định.
Trước khi tiêu hủy, cần kiểm tra thời hạn lưu trữ. Cũng cần xác định hồ sơ có thuộc trường hợp phải tiếp tục bảo quản hay không.
Việc tiêu hủy phải tuân thủ quy định về lưu trữ. Hồ sơ có giá trị pháp lý cần được kiểm soát đặc biệt.
4.3. Bảo mật thông tin trong hồ sơ
Hồ sơ chứng thực có thể chứa nhiều thông tin cá nhân.
Ví dụ có thể gồm họ tên, ngày sinh và thông tin cư trú. Một số hồ sơ còn chứa thông tin về tài sản.
Văn phòng công chứng cần hạn chế việc tiếp cận trái phép. Hồ sơ cũng cần được bảo quản an toàn.
Đối với hồ sơ công chứng, công chứng viên còn có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung công chứng. Việc tiết lộ chỉ được thực hiện trong trường hợp pháp luật cho phép hoặc người yêu cầu đồng ý theo quy định.
4.4. Nên xây dựng quy trình lưu trữ riêng cho từng loại hồ sơ
Mỗi loại hồ sơ có đặc điểm khác nhau.
Hồ sơ chứng thực chữ ký có thời hạn lưu trữ riêng. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng có quy định riêng.
Hồ sơ công chứng lại thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Công chứng.
Do đó, Văn phòng công chứng nên xây dựng quy trình riêng. Cách làm này giúp hạn chế nhầm lẫn khi lưu trữ và xử lý hồ sơ.
4.5. Có thể kết hợp lưu trữ giấy và điện tử
Hoạt động công chứng hiện nay có thêm yêu cầu về hồ sơ điện tử.
Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn đã có quy định về hồ sơ công chứng điện tử. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện lưu trữ theo quy định tương ứng.
Việc số hóa giúp việc tìm kiếm tài liệu thuận tiện hơn. Tuy nhiên, dữ liệu điện tử cũng cần được bảo đảm an toàn.
Không nên xem bản điện tử là lý do để bỏ qua yêu cầu lưu trữ hồ sơ giấy. Việc lưu loại tài liệu nào vẫn phải căn cứ vào quy định áp dụng.
4.6. Cần kiểm tra hồ sơ định kỳ
Kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm vấn đề.
Văn phòng công chứng có thể rà soát tình trạng hồ sơ theo từng nhóm. Nội dung kiểm tra có thể gồm số lượng và thời hạn lưu trữ.
Tài liệu bị hư hỏng cũng cần được phát hiện sớm. Những hồ sơ gần hết thời hạn nên được phân loại riêng.
Cách quản lý này giúp hạn chế thất lạc tài liệu. Đồng thời, việc tra cứu sau này cũng thuận tiện hơn.
>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán đã thống nhất, vậy bước công chứng mua bán nhà đất cần làm gì tiếp theo?
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ chứng thực là yêu cầu quan trọng trong hoạt động chứng thực tại Văn phòng công chứng. Hồ sơ cần được phân loại và bảo quản đúng quy định.
Mỗi loại việc có thể có thời hạn lưu trữ khác nhau. Chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao và chứng thực hợp đồng, giao dịch không nên áp dụng cùng một cách quản lý.
Văn phòng công chứng cũng cần phân biệt hồ sơ chứng thực với hồ sơ công chứng. Việc này giúp bảo đảm đúng thời hạn và quy trình lưu trữ.
Nếu cần tìm hiểu về thủ tục chứng thực, công chứng hoặc quy định về hồ sơ, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và giải đáp những vấn đề liên quan.
>>> Xem thêm: Khi giấy tờ cần xử lý đúng quy định, vai trò của văn phòng công chứng càng đáng được quan tâm
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về quy trình cần thực hiện
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com