Những lỗi thường gặp khi công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Việc lập và công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản là thủ tục quan trọng để xác định quyền thừa kế hợp pháp, tránh tranh chấp về sau. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều người dân vẫn mắc phải các lỗi công chứng di sản khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian hoặc thậm chí làm văn bản vô hiệu. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lỗi phổ biến nhất khi công chứng di sản, phân tích nguyên nhân, hậu quả và hướng khắc phục để giúp người thừa kế chuẩn bị hồ sơ chính xác, đúng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Vì sao giới đầu tư bất động sản luôn chọn văn phòng công chứng uy tín?

Lỗi công chứng phân chia di sản thường gặp và cách khắc phục

Lỗi 1: Không chứng minh được quyền sở hữu di sản

Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối.

• Nguyên nhân: Người để lại di sản chưa có “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất” hoặc giấy tờ hợp pháp về tài sản; hoặc tài sản đang thế chấp, tranh chấp, kê biên.

• Hậu quả: Hồ sơ bị tạm dừng hoặc từ chối công chứng.

• Cách khắc phục:

  • Bổ sung giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản (hợp đồng mua bán, giấy tờ chuyển nhượng, biên lai thuế…);

  • Giải chấp tài sản nếu đang thế chấp;

  • Chỉ tiến hành công chứng khi tài sản không có tranh chấp.

Lỗi 2: Không xác định đầy đủ hàng thừa kế hợp pháp

• Nguyên nhân: Người yêu cầu công chứng chỉ cung cấp thông tin của một số người thừa kế, bỏ sót người cùng hàng thừa kế theo “Điều 651 Bộ luật Dân sự 2015”.

• Hậu quả: Văn bản công chứng có thể bị tuyên vô hiệu vì vi phạm quyền thừa kế của người bị bỏ sót.

• Cách khắc phục:

  • Liệt kê đầy đủ các hàng thừa kế theo quy định (vợ/chồng, con, cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột…);

  • Nếu có người từ chối nhận di sản, cần lập “văn bản từ chối nhận di sản” được công chứng hợp pháp.

>>> Xem thêm: Tại sao nên chọn dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội thay vì tự nộp hồ sơ?

Lỗi 3: Một trong các đồng thừa kế chưa đủ năng lực hành vi dân sự hoặc chưa thành niên

• Nguyên nhân: Khi có người thừa kế là trẻ em hoặc người mất năng lực hành vi dân sự nhưng không có người đại diện hợp pháp tham gia.

• Hậu quả: Văn bản công chứng không hợp lệ, không có giá trị pháp lý.

• Cách khắc phục:

  • Cử người đại diện hợp pháp (cha, mẹ hoặc người giám hộ) ký thay;

  • Đảm bảo người đại diện không có lợi ích đối lập với người được đại diện.

Lỗi 4: Hồ sơ giấy tờ nhân thân không trùng khớp thông tin

• Nguyên nhân: Giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD, hộ khẩu, giấy khai sinh) có sai lệch về ngày sinh, họ tên hoặc địa chỉ; người để lại di sản thay đổi tên, năm sinh mà chưa cập nhật.

• Hậu quả: Công chứng viên không thể xác định chính xác tư cách thừa kế, dẫn đến từ chối công chứng.

• Cách khắc phục:

  • Kiểm tra kỹ và điều chỉnh thông tin tại cơ quan hộ tịch trước khi nộp hồ sơ;

  • Cung cấp văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nếu có sự sai khác về thông tin cá nhân.

Lỗi 5: Không hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ có yếu tố nước ngoài

• Nguyên nhân: Trong hồ sơ có người thừa kế ở nước ngoài hoặc giấy tờ được lập tại nước ngoài nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng sang tiếng Việt.

• Hậu quả: Giấy tờ không có giá trị sử dụng tại Việt Nam, hồ sơ công chứng không được tiếp nhận.

• Cách khắc phục:

  • Thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại;

  • Dịch thuật và công chứng bản dịch tại Việt Nam trước khi nộp hồ sơ.

Lỗi 6: Thỏa thuận phân chia di sản không có mặt tất cả người thừa kế

• Nguyên nhân: Một hoặc nhiều người thừa kế không có mặt khi ký văn bản, không ủy quyền hợp pháp cho người khác.

• Hậu quả: Văn bản công chứng không có giá trị toàn phần, dễ bị tranh chấp.

• Cách khắc phục:

  • Bố trí để tất cả người thừa kế cùng ký trước mặt công chứng viên;

  • Nếu người ở xa hoặc nước ngoài, phải lập giấy ủy quyền công chứng hợp lệ.

Lỗi 7: Soạn thảo văn bản thỏa thuận sai nội dung hoặc hình thức

• Nguyên nhân: Người dân tự soạn thảo, sử dụng mẫu trên mạng không đúng quy định.

• Hậu quả: Văn bản có thể thiếu các nội dung bắt buộc như thông tin tài sản, phần quyền, chữ ký, hoặc vi phạm quy tắc công chứng.

• Cách khắc phục:

  • Nên để công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng soạn thảo văn bản;

  • Kiểm tra kỹ phần quyền, nội dung thỏa thuận trước khi ký.

Lỗi 8: Chọn sai địa điểm công chứng

• Nguyên nhân: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng không thuộc địa phương nơi có bất động sản.

• Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối vì không đúng thẩm quyền theo “Điều 42 Luật Công chứng 2014”.

• Cách khắc phục:

  • Nếu di sản là bất động sản, phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi có tài sản;

  • Nếu chỉ là động sản, có thể chọn địa điểm thuận tiện hơn.

Hậu quả pháp lý của việc mắc lỗi khi công chứng di sản

Việc mắc phải lỗi công chứng di sản không chỉ kéo dài thủ tục mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý:

• Văn bản thỏa thuận có thể bị tuyên vô hiệu theo “Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015” do vi phạm điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự;

• Dẫn đến tranh chấp thừa kế kéo dài giữa các bên;

• Mất thời gian, chi phí và có thể phải làm lại toàn bộ thủ tục công chứng.

>>> Xem thêm: Có được sửa đổi nội dung hợp đồng mua bán nhà sau khi ký không?

Kinh nghiệm để tránh lỗi công chứng phân chia di sản

• Kiểm tra kỹ giấy tờ nhân thân và giấy tờ tài sản trước khi nộp hồ sơ;

• Xác định đúng hàng thừa kế và quyền của từng người;

• Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật với giấy tờ nước ngoài;

• Nên nhờ văn phòng công chứng uy tín tư vấn và soạn thảo hồ sơ;

• Đảm bảo tất cả người thừa kế đều thống nhất nội dung và ký đúng quy định.

Dịch vụ hỗ trợ công chứng phân chia di sản chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ về di sản, các văn phòng công chứng chuyên nghiệp có thể hỗ trợ khách hàng từ khâu rà soát hồ sơ, xác minh thông tin, soạn thảo văn bản cho đến hoàn thiện thủ tục công chứng.

Kết luận

Những lỗi công chứng di sản thường xuất phát từ việc thiếu hiểu biết pháp luật hoặc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ. Để tránh sai sót, người dân cần nắm rõ quy định, chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ, xác định đúng người thừa kế và lựa chọn địa điểm công chứng phù hợp. Một văn bản thỏa thuận phân chia di sản được công chứng hợp pháp không chỉ giúp xác lập quyền tài sản minh bạch mà còn bảo đảm an toàn pháp lý, tránh rủi ro tranh chấp về sau.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá bằng ngoại tệ có hợp pháp không?

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội uy tín, phục vụ nhanh chóng tại mọi quận

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com