Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực hợp đồng mua bán xe là thủ tục thường được thực hiện khi cá nhân mua bán xe máy, ô tô và muốn xác nhận việc giao kết hợp đồng theo quy định. So với các giao dịch tài sản có giá trị lớn như nhà đất, thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán xe thường có hồ sơ tương đối đơn giản.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa chứng thực hợp đồng mua bán xe tại cơ quan có thẩm quyền và công chứng hợp đồng mua bán xe tại tổ chức hành nghề công chứng. Hai hình thức này có những điểm khác nhau về cơ quan thực hiện, cách thức xử lý hồ sơ và chi phí.
Bên cạnh đó, sau khi hợp đồng được chứng thực, bên mua vẫn cần thực hiện thủ tục đăng ký sang tên xe theo quy định. Vì vậy, việc chuẩn bị đúng giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình mua bán và đăng ký xe thuận lợi hơn.
Vậy chứng thực hợp đồng bán xe máy, ô tô cần những giấy tờ gì? Phí chứng thực hiện nay là bao nhiêu? Quy trình thực hiện gồm những bước nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Sơ yếu lí lịch cần công chứng hay chứng thực?
1. Chứng thực hợp đồng mua bán xe máy, ô tô là gì?
1.1. Chứng thực hợp đồng mua bán xe được hiểu như thế nào?
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là thủ tục được thực hiện đối với những hợp đồng thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu chứng thực hoặc những giao dịch mà cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực. Quy định này được ghi nhận tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Đối với giao dịch mua bán xe, các bên có thể lựa chọn hình thức phù hợp theo quy định pháp luật và yêu cầu thực tế. Xe máy, ô tô là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu nên giấy tờ liên quan đến xe là thành phần quan trọng trong hồ sơ giao dịch.
Khi thực hiện chứng thực, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ, năng lực hành vi, sự tự nguyện và chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên. Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối nếu hợp đồng có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
1.2. Chứng thực hợp đồng mua bán xe khác công chứng như thế nào?
Chứng thực và công chứng là hai thủ tục pháp lý khác nhau.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP tập trung vào việc xác nhận thời gian, địa điểm giao kết; năng lực hành vi dân sự; sự tự nguyện và chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của hợp đồng.
Trong khi đó, công chứng viên khi công chứng hợp đồng sẽ thực hiện việc kiểm tra hồ sơ, xem xét tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng.
Do đó, khi mua bán xe, khách hàng nên xác định mình cần chứng thực hợp đồng hay công chứng hợp đồng. Nếu chưa chắc chắn, có thể cung cấp thông tin về giao dịch để cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền hướng dẫn.
1.3. Có bắt buộc chứng thực hợp đồng mua bán xe không?
Không phải mọi trường hợp mua bán xe đều được hiểu đơn giản là bắt buộc phải chứng thực hợp đồng tại một cơ quan cụ thể.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm cả những trường hợp pháp luật yêu cầu và những trường hợp cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.
Vì vậy, trước khi thực hiện giao dịch, các bên nên kiểm tra quy định áp dụng cho từng loại xe và từng trường hợp cụ thể. Đồng thời, cần phân biệt thủ tục chứng thực hợp đồng với các giấy tờ, thủ tục đăng ký sang tên xe.
Việc hợp đồng đã được chứng thực không có nghĩa là thủ tục sang tên đã hoàn tất. Bên mua vẫn cần thực hiện các bước đăng ký xe theo quy định.
2. Hồ sơ chứng thực hợp đồng mua bán xe máy, ô tô
2.1. Giấy tờ tùy thân của bên bán
Bên bán cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân còn giá trị sử dụng. Thông tin trên giấy tờ phải thống nhất với thông tin của chủ xe và các giấy tờ liên quan.
Thông thường, hồ sơ có thể gồm:
- Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Giấy tờ xác nhận thông tin cư trú trong trường hợp được yêu cầu.
- Giấy đăng ký kết hôn nếu cần xác định tình trạng hôn nhân hoặc tài sản chung.
- Các giấy tờ khác liên quan đến quyền sở hữu xe nếu thuộc trường hợp cần bổ sung.
Khách hàng nên mang theo bản chính để xuất trình khi thực hiện thủ tục. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế phải đi lại nhiều lần.
2.2. Giấy tờ tùy thân của bên mua
Bên mua cũng cần xuất trình giấy tờ xác định nhân thân.
Hồ sơ thường bao gồm:
- Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Giấy tờ liên quan đến thông tin cư trú nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ liên quan trong trường hợp cần xác định thông tin tài sản.
Thông tin của bên mua cần được ghi chính xác trong hợp đồng. Những sai sót về họ tên, ngày sinh hoặc thông tin định danh có thể gây khó khăn khi thực hiện thủ tục đăng ký xe sau đó.
2.3. Giấy đăng ký xe
Giấy đăng ký xe là một trong những giấy tờ quan trọng khi thực hiện giao dịch.
Bên bán nên chuẩn bị bản chính giấy đăng ký xe để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra. Các thông tin về biển số, nhãn hiệu, loại xe, số khung, số máy và chủ xe cần được đối chiếu cẩn thận.
Nếu thông tin trên giấy đăng ký xe có sự khác biệt với thực tế hoặc với giấy tờ của chủ xe, các bên nên xử lý vấn đề này trước khi lập hợp đồng.
Đối với trường hợp xe có nguồn gốc, tình trạng pháp lý hoặc giấy tờ đặc biệt, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu thêm tài liệu để chứng minh quyền sở hữu.
2.4. Hợp đồng mua bán xe
Các bên có thể chuẩn bị dự thảo hợp đồng mua bán xe trước khi thực hiện chứng thực. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định gồm dự thảo hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến người yêu cầu, tài sản trong trường hợp pháp luật yêu cầu đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
Nội dung hợp đồng nên thể hiện rõ:
- Thông tin bên bán.
- Thông tin bên mua.
- Đặc điểm của xe.
- Giá mua bán.
- Phương thức thanh toán.
- Thời điểm bàn giao xe.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Trách nhiệm thực hiện thủ tục sang tên.
- Cam kết về tình trạng pháp lý của xe.
- Các thỏa thuận khác nếu có.
Các bên cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký. Đặc biệt, thông tin về xe phải thống nhất với giấy đăng ký xe.
2.5. Giấy tờ khác trong trường hợp đặc biệt
Một số giao dịch có thể phát sinh yêu cầu về giấy tờ bổ sung.
Ví dụ, nếu người đứng tên xe đã kết hôn và xe thuộc tài sản chung, cần xem xét sự tham gia hoặc ý kiến của người có quyền đối với tài sản theo từng trường hợp.
Nếu người bán hoặc người mua không trực tiếp thực hiện giao dịch mà thông qua người đại diện, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc đại diện.
Đối với xe thuộc doanh nghiệp, tổ chức hoặc có chủ sở hữu là tổ chức, hồ sơ cũng có thể có thêm giấy tờ về tư cách pháp nhân và người đại diện.
Do đó, những trường hợp không phổ biến nên được kiểm tra hồ sơ trước khi ký hợp đồng.
>>> Xem thêm: Khi khoảng cách địa lý trở thành trở ngại, công chứng ủy quyền giúp việc giao quyền trở nên thuận tiện hơn
3. Thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán xe máy, ô tô
3.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước tiên, bên bán và bên mua cần thống nhất các điều khoản trong hợp đồng.
Sau đó, các bên chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy đăng ký xe. Nếu giao dịch thuộc trường hợp cần giấy tờ bổ sung, các bên nên chuẩn bị đầy đủ trước khi đến cơ quan có thẩm quyền.
Theo quy định, người yêu cầu chứng thực nộp một bộ hồ sơ. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra hồ sơ và các điều kiện cần thiết trước khi tiến hành thủ tục.
3.2. Bước 2: Nộp hồ sơ và kiểm tra giấy tờ
Các bên nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định hiện hành.
Người tiếp nhận sẽ kiểm tra thành phần hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có thông tin chưa phù hợp, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện.
Khi hồ sơ đã đầy đủ, các bên cần xuất trình bản chính của những giấy tờ cần đối chiếu.
3.3. Bước 3: Kiểm tra sự tự nguyện và năng lực hành vi
Người thực hiện chứng thực kiểm tra các bên tham gia giao dịch.
Tại thời điểm chứng thực, các bên phải tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình. Các bên cũng phải thực hiện việc ký hợp đồng trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định.
Nếu phát hiện hợp đồng có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực.
3.4. Bước 4: Ký hợp đồng mua bán xe
Sau khi hồ sơ được kiểm tra và các bên đã thống nhất nội dung, bên mua và bên bán ký vào hợp đồng.
Việc ký cần được thực hiện đúng trình tự và trước mặt người có thẩm quyền chứng thực. Nếu một bên không thể ký hoặc không thể điểm chỉ trong trường hợp thuộc quy định đặc biệt, có thể phát sinh yêu cầu về người làm chứng.
Sau khi các bên ký, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu và thực hiện việc ghi vào sổ chứng thực theo quy định.
3.5. Bước 5: Nhận hợp đồng đã chứng thực
Sau khi hoàn thành thủ tục, các bên nhận hợp đồng đã được chứng thực.
Người mua nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi rời khỏi nơi thực hiện thủ tục. Những nội dung cần kiểm tra gồm thông tin của hai bên, biển số, số khung, số máy, nhãn hiệu, loại xe và các thỏa thuận về thanh toán.
Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay để được hướng dẫn xử lý.
3.6. Bước 6: Thực hiện thủ tục sang tên xe
Hợp đồng mua bán đã chứng thực là một trong những giấy tờ phục vụ việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký xe.
Bên mua cần tiếp tục thực hiện thủ tục thu hồi đăng ký, biển số trong trường hợp áp dụng và đăng ký sang tên xe theo quy định của pháp luật về đăng ký xe.
Việc chứng thực hợp đồng không thay thế cho thủ tục đăng ký sang tên. Vì vậy, người mua không nên chỉ giữ hợp đồng mà bỏ qua bước đăng ký xe.
4. Bảng giá phí chứng thực hợp đồng mua bán xe mới nhất và những lưu ý
4.1. Phí chứng thực hợp đồng mua bán xe hiện nay
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch. Quy định này hiện vẫn được các cơ quan nhà nước áp dụng trong biểu phí chứng thực.
Đáng chú ý, Bộ Tài chính đã có trả lời vào tháng 4/2026 về cách tính khoản phí này. Theo đó, mức 50.000 đồng được tính theo hợp đồng, giao dịch, không tính theo số lượng bản chứng thực.
Có thể tham khảo bảng phí như sau:
| Nội dung | Mức phí |
|---|---|
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch | 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| Chứng thực sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực | 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| Chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp |
| Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 là 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản |
Các mức phí trên được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC.
Như vậy, nếu chỉ thực hiện chứng thực một hợp đồng mua bán xe thì phí chứng thực hợp đồng theo biểu phí là 50.000 đồng. Nếu khách hàng yêu cầu thêm các thủ tục chứng thực khác, khoản phí tương ứng có thể được tính riêng.
4.2. Phí chứng thực có tính theo số lượng bản hợp đồng không?
Đây là vấn đề nhiều người quan tâm khi thực hiện thủ tục.
Theo trả lời chính thức của Bộ Tài chính ngày 23/04/2026, phí chứng thực hợp đồng, giao dịch được tính theo hợp đồng, giao dịch và không tính theo số lượng bản chứng thực.
Ví dụ, một hợp đồng mua bán xe được lập thành nhiều bản để các bên lưu giữ và thực hiện thủ tục thì không vì số lượng bản tăng lên mà mức phí chứng thực hợp đồng tự động nhân theo số bản.
Tuy nhiên, nếu khách hàng phát sinh yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính hoặc thực hiện thủ tục khác thuộc biểu phí, khoản phí tương ứng sẽ được xác định theo nội dung dịch vụ thực tế.
4.3. Có phát sinh lệ phí sang tên xe sau khi chứng thực không?
Có thể phát sinh.
Phí chứng thực hợp đồng chỉ là một khoản liên quan đến việc xác nhận hợp đồng. Sau khi mua xe, người mua còn phải thực hiện các thủ tục đăng ký xe và có thể phát sinh lệ phí đăng ký, cấp biển số, lệ phí trước bạ hoặc các khoản phải nộp khác theo trường hợp cụ thể.
Do đó, không nên hiểu rằng 50.000 đồng là toàn bộ chi phí để hoàn tất việc mua bán và sang tên xe.
Chi phí đăng ký xe có thể phụ thuộc vào loại xe, địa bàn đăng ký và các quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện. Người mua nên kiểm tra riêng từng khoản trước khi làm thủ tục.
4.4. Thời hạn giải quyết chứng thực hợp đồng mua bán xe
Theo Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực. Trường hợp cần kéo dài hơn thì có thể thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Với hồ sơ đơn giản, đầy đủ và không có vấn đề cần xác minh, việc xử lý có thể thuận lợi hơn.
Tuy nhiên, khách hàng không nên mặc định mọi trường hợp đều được giải quyết ngay trong ngày. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào hồ sơ, nội dung giao dịch và cơ quan thực hiện.
4.5. Những lưu ý quan trọng khi mua bán xe
Trước khi ký hợp đồng, bên mua nên kiểm tra kỹ giấy đăng ký xe và đối chiếu với xe thực tế.
Đặc biệt, cần kiểm tra:
- Biển số xe.
- Số khung.
- Số máy.
- Nhãn hiệu.
- Loại xe.
- Màu sơn.
- Thông tin chủ xe.
- Tình trạng pháp lý của xe.
Bên mua cũng nên xác định rõ người ký hợp đồng có phải là chủ sở hữu hoặc người có quyền đại diện hợp pháp hay không.
Nếu xe đang có tranh chấp, bị hạn chế giao dịch hoặc giấy tờ có vấn đề, các bên nên xử lý trước khi ký hợp đồng.
4.6. Nên kiểm tra hợp đồng trước khi ký
Một hợp đồng mua bán xe cần thể hiện chính xác thông tin của các bên và đặc điểm của phương tiện.
Bên bán cần kiểm tra nội dung liên quan đến quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của xe. Bên mua nên chú ý đến giá mua bán, phương thức thanh toán, thời điểm bàn giao và trách nhiệm sang tên.
Không nên ký vào hợp đồng khi còn nội dung chưa rõ hoặc chưa thống nhất.
Đặc biệt, nếu giao dịch có giá trị lớn hoặc có nhiều vấn đề đặc biệt, các bên nên được tư vấn trước để hạn chế tranh chấp sau này.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết ai chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ khi công chứng mua bán nhà đất chưa?
Kết luận
Chứng thực hợp đồng mua bán xe là thủ tục được nhiều cá nhân lựa chọn khi thực hiện giao dịch mua bán xe máy, ô tô. Để quá trình diễn ra thuận lợi, các bên cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân, giấy đăng ký xe và hợp đồng với thông tin chính xác.
Theo quy định hiện hành, phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch; mức phí này được tính theo hợp đồng, không tính theo số lượng bản chứng thực. Ngoài khoản phí chứng thực, người mua cần lưu ý các khoản chi phí và thủ tục liên quan đến đăng ký, sang tên xe.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, hợp đồng và thủ tục liên quan đến mua bán xe, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Trước khi đi công chứng, hãy kiểm tra thông tin của văn phòng công chứng bạn dự định lựa chọn
>>> Xem thêm: Chưa từng làm giấy chứng nhận? Dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu có thể giúp bạn tham khảo quy trình
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com