Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký ủy quyền xin phép xây dựng là thủ tục được nhiều người quan tâm khi chủ đầu tư không thể trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ. Trong trường hợp này, chủ đầu tư có thể lập giấy ủy quyền cho người khác thực hiện một số công việc theo phạm vi được thỏa thuận.
Giấy ủy quyền có thể được sử dụng để thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng. Tùy nội dung và yêu cầu của thủ tục, chữ ký trên giấy ủy quyền có thể cần được chứng thực.
Tuy nhiên, không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Người dân cần xác định rõ nội dung ủy quyền và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Vậy giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng có cần chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Quy trình chứng thực được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin xác nhận gia đình chính sách
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền xin cấp giấy phép xây dựng là gì?
1.1. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng
Giấy ủy quyền là văn bản thể hiện việc một người giao cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi nhất định.
Trong thủ tục xin cấp giấy phép xây dựng, chủ đầu tư có thể cần thực hiện nhiều công việc. Một số công việc có thể được giao cho người khác thực hiện theo nội dung ủy quyền.
Người được ủy quyền có thể thay mặt người ủy quyền thực hiện công việc được giao. Phạm vi này cần được ghi rõ trong giấy ủy quyền.
Nội dung giấy nên thể hiện đầy đủ thông tin của các bên. Công việc được ủy quyền cũng cần được mô tả cụ thể.
1.2. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đối với giấy ủy quyền, việc chứng thực chữ ký giúp xác nhận người ủy quyền đã ký vào văn bản theo đúng thủ tục.
Tuy nhiên, cần phân biệt chứng thực chữ ký với việc xác nhận toàn bộ nội dung ủy quyền. Chứng thực chữ ký không mặc nhiên xác nhận mọi nội dung trong giấy ủy quyền là đúng.
Người lập và ký văn bản vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình xác lập.
1.3. Có bắt buộc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không?
Không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc phải chứng thực chữ ký.
Việc có cần chứng thực hay không phụ thuộc vào quy định áp dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Vì vậy, người dân nên kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi thực hiện.
Nếu nơi tiếp nhận yêu cầu giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký, người dân cần thực hiện đúng hình thức này.
Ngược lại, nếu thủ tục không yêu cầu chứng thực, việc tự thực hiện thêm thủ tục có thể không cần thiết.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký ủy quyền xin phép xây dựng
2.1. Giấy ủy quyền cần chứng thực
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy ủy quyền có nội dung phù hợp với công việc dự kiến thực hiện.
Giấy ủy quyền nên ghi rõ thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền. Nội dung công việc cũng cần được thể hiện cụ thể.
Nếu giấy ủy quyền được lập theo mẫu của cơ quan tiếp nhận, nên sử dụng đúng mẫu được hướng dẫn.
Trước khi ký, người dân cần kiểm tra toàn bộ nội dung. Không nên ký khi giấy còn bỏ trống những thông tin quan trọng.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
CCCD là loại giấy tờ thường được sử dụng trong các thủ tục hành chính. Tùy từng trường hợp, giấy tờ tùy thân hợp lệ khác cũng có thể được sử dụng.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng. Người dân nên kiểm tra giấy tờ trước khi đến thực hiện thủ tục.
Nếu thông tin cá nhân có sự thay đổi, nên trao đổi trước với nơi thực hiện để được hướng dẫn.
2.3. Giấy tờ liên quan đến việc xin phép xây dựng
Tùy trường hợp, người yêu cầu có thể cần chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan đến hồ sơ xin giấy phép xây dựng.
Các giấy tờ này có thể giúp làm rõ nội dung công việc được ủy quyền. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần xuất trình toàn bộ hồ sơ xây dựng khi chứng thực chữ ký.
Người dân nên xác định trước yêu cầu của nơi tiếp nhận. Việc này giúp chuẩn bị hồ sơ đúng và tránh mang theo giấy tờ không cần thiết.
2.4. Kiểm tra điều kiện của người yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu cần đáp ứng các điều kiện theo quy định về chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và các nội dung cần thiết. Nếu có căn cứ cho thấy văn bản không đủ điều kiện, thủ tục có thể không được thực hiện.
Do đó, người dân nên cung cấp thông tin trung thực. Đồng thời, cần phối hợp khi được yêu cầu làm rõ nội dung liên quan.
>>> Xem thêm: Muốn biết cần chuẩn bị gì khi chuyển tên giấy chứng nhận nhà ở? Hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ hồng
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nộp hồ sơ xây dựng
3.1. Bước 1: Chuẩn bị giấy ủy quyền
Trước tiên, người ủy quyền cần chuẩn bị giấy ủy quyền theo đúng mục đích sử dụng.
Thông tin của người ủy quyền cần được ghi chính xác. Thông tin của người được ủy quyền cũng cần đầy đủ.
Phần nội dung nên nêu rõ công việc được giao. Nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ, nên thể hiện cụ thể phạm vi này.
Việc ghi rõ nội dung giúp hạn chế tranh chấp. Đồng thời, người được ủy quyền cũng dễ xác định trách nhiệm của mình.
3.2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ cần thiết
Người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các giấy tờ được cung cấp. Nội dung văn bản cũng được xem xét theo quy định.
Nếu cần bổ sung thông tin, người dân nên thực hiện theo hướng dẫn. Không nên tự ý sửa nội dung sau khi đã hoàn tất chứng thực.
3.3. Bước 3: Ký giấy ủy quyền theo quy định
Người yêu cầu thực hiện ký vào giấy ủy quyền theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.
Trong trường hợp phải ký trực tiếp, người dân không nên ký trước khi đến thực hiện thủ tục.
Chữ ký cần được thực hiện bởi chính người yêu cầu. Không nên nhờ người khác ký thay hoặc sử dụng chữ ký có sẵn.
Sau khi kiểm tra điều kiện, người thực hiện chứng thực sẽ thực hiện phần chứng thực theo quy định.
3.4. Bước 4: Nhận giấy ủy quyền đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại giấy ủy quyền.
Người dân nên kiểm tra thông tin ngay khi nhận văn bản. Các thông tin về người ủy quyền và người được ủy quyền cần chính xác.
Phần chứng thực cũng nên được kiểm tra trước khi sử dụng. Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay với nơi thực hiện.
Giấy ủy quyền sau đó được sử dụng theo đúng phạm vi đã xác lập.
3.5. Bước 5: Người được ủy quyền thực hiện công việc
Sau khi có giấy ủy quyền hợp lệ, người được ủy quyền có thể thực hiện công việc trong phạm vi được giao.
Nếu nội dung ủy quyền là nộp hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng, người được ủy quyền thực hiện công việc này theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
Người được ủy quyền không nên tự ý thực hiện những công việc vượt quá phạm vi ủy quyền.
Nếu phát sinh công việc mới, các bên nên kiểm tra lại nội dung ủy quyền trước khi thực hiện.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký ủy quyền xin phép xây dựng
4.1. Ghi rõ phạm vi công việc được ủy quyền
Nội dung ủy quyền càng rõ ràng thì việc thực hiện càng thuận lợi.
Nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ, người dân nên ghi rõ công việc này. Không nên sử dụng nội dung quá chung chung.
Trường hợp cần nhận kết quả, bổ sung hồ sơ hoặc thực hiện thêm công việc khác, nên thể hiện cụ thể trong giấy ủy quyền.
Việc ghi rõ phạm vi cũng giúp hạn chế việc người được ủy quyền thực hiện vượt quá ý chí của người ủy quyền.
4.2. Phân biệt nộp hồ sơ với thực hiện toàn bộ thủ tục
Ủy quyền nộp hồ sơ không nhất thiết đồng nghĩa với việc ủy quyền toàn bộ thủ tục xin giấy phép xây dựng.
Hai phạm vi công việc này có thể khác nhau. Người dân cần xác định rõ mình muốn giao cho người khác thực hiện công việc nào.
Nếu chỉ cần hỗ trợ nộp hồ sơ, nội dung giấy ủy quyền nên giới hạn ở công việc đó.
Nếu muốn giao thêm việc bổ sung giấy tờ hoặc nhận kết quả, cần ghi rõ từng nội dung.
4.3. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Trước khi chứng thực, người dân nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ xây dựng.
Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giấy tờ theo từng thủ tục cụ thể. Hình thức của giấy ủy quyền cũng cần phù hợp với yêu cầu đó.
Việc kiểm tra trước giúp tránh tình trạng giấy ủy quyền đã chứng thực nhưng không đúng yêu cầu hồ sơ.
Nếu chưa rõ, người dân có thể hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận. Đây là bước đơn giản nhưng giúp hạn chế việc phải làm lại giấy tờ.
4.4. Không ký khống giấy ủy quyền
Người dân không nên ký vào giấy ủy quyền còn bỏ trống nội dung.
Đặc biệt, không nên giao giấy đã ký cho người khác tự hoàn thiện sau. Cách làm này có thể tạo ra rủi ro về việc sử dụng văn bản sai mục đích.
Chỉ nên ký sau khi đã kiểm tra toàn bộ nội dung. Các thông tin quan trọng cần được điền đầy đủ.
Nếu có thay đổi về phạm vi ủy quyền, nên lập hoặc điều chỉnh văn bản phù hợp.
4.5. Kiểm tra thời hạn và phạm vi ủy quyền
Giấy ủy quyền nên thể hiện rõ thời hạn nếu các bên có thỏa thuận hoặc trường hợp cụ thể cần xác định thời hạn.
Người được ủy quyền cần thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Khi hết thời hạn hoặc công việc đã hoàn thành, cần xác định tình trạng của việc ủy quyền.
Nếu phát sinh nhu cầu mới, không nên mặc nhiên sử dụng giấy ủy quyền cũ cho một công việc khác.
Việc kiểm tra lại văn bản trước mỗi lần sử dụng giúp hạn chế sai sót trong quá trình làm hồ sơ.
4.6. Chuẩn bị đúng giấy tờ trước khi chứng thực
Người dân nên kiểm tra giấy tờ cần mang theo trước khi đến nơi thực hiện.
Giấy ủy quyền, CCCD và các giấy tờ liên quan cần được chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu.
Nếu có nhiều nội dung cần ủy quyền, nên liệt kê trước các công việc. Cách này giúp văn bản rõ ràng hơn.
Chuẩn bị kỹ từ đầu cũng giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi. Đồng thời, người được ủy quyền có cơ sở rõ ràng để thực hiện công việc sau đó.
>>> Xem thêm: Đừng chỉ quan tâm giá nhà; chi phí và thủ tục công chứng mua bán nhà đất cũng cần được tính toán
Kết luận
Chứng thực chữ ký ủy quyền xin phép xây dựng cần được thực hiện đúng hình thức khi thủ tục hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu. Người dân cần phân biệt việc chứng thực chữ ký với việc xác nhận toàn bộ nội dung của giấy ủy quyền.
Trước khi thực hiện, nên kiểm tra kỹ phạm vi công việc. Giấy ủy quyền cần ghi rõ người ủy quyền, người được ủy quyền và nội dung được giao. Người dân cũng không nên ký khống hoặc để trống các thông tin quan trọng.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, nội dung giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian? Hãy chuẩn bị hồ sơ và chọn đúng văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Tiếng Anh, Trung, Hàn hay nhiều ngôn ngữ khác đều có nhu cầu riêng khi dịch thuật đa ngôn ngữ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com