Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGiấy tờ cấm chứng thực chữ ký là cách gọi thường được dùng khi tìm hiểu về những tài liệu không đủ điều kiện thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, pháp luật không lập một danh sách riêng với tên gọi này. Quy định hiện hành xác định cụ thể các trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực không xác nhận toàn bộ nội dung của văn bản. Vì vậy, cả người ký và nội dung văn bản đều phải đáp ứng những điều kiện nhất định.
Một số văn bản có nội dung trái pháp luật. Một số giấy tờ lại mang bản chất của hợp đồng, giao dịch. Những trường hợp này có thể không được chứng thực chữ ký theo quy định.
Vậy những giấy tờ nào không được chứng thực chữ ký? Giấy tờ có nội dung gì sẽ bị từ chối? Người dân cần làm gì khi hồ sơ không được tiếp nhận? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Liệu có thể chứng thực chữ ký trên văn bản ghi bằng tiếng nước ngoài?
1. Những trường hợp không được chứng thực chữ ký
1.1. Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi
Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Đây là điều kiện quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục.
Nếu người yêu cầu không đủ khả năng nhận thức tại thời điểm chứng thực, thủ tục sẽ không được thực hiện.
Điều kiện này nhằm bảo đảm chữ ký được tạo ra một cách tự nguyện. Người yêu cầu cũng phải hiểu được hành vi mà mình đang thực hiện.
Vì vậy, không chỉ nội dung giấy tờ được kiểm tra. Trạng thái của người yêu cầu cũng là yếu tố cần được xem xét.
1.2. Người yêu cầu sử dụng giấy tờ tùy thân hết giá trị hoặc giả mạo
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân phù hợp. Giấy tờ này cần còn giá trị sử dụng và không có dấu hiệu giả mạo.
Quy định hiện hành đã cập nhật các loại giấy tờ nhận dạng được sử dụng trong thủ tục chứng thực. Tùy trường hợp, người dân có thể xuất trình giấy tờ thuộc nhóm được pháp luật công nhận.
Nếu giấy tờ tùy thân đã hết giá trị, thủ tục chứng thực chữ ký không được thực hiện. Trường hợp giấy tờ bị xác định là giả mạo cũng thuộc diện không được chứng thực.
Do đó, người dân nên kiểm tra giấy tờ tùy thân trước khi đến thực hiện. Đây là bước đơn giản nhưng giúp tránh việc hồ sơ bị từ chối.
1.3. Văn bản có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội
Một nhóm giấy tờ không được chứng thực chữ ký là văn bản có nội dung thuộc trường hợp bị pháp luật cấm.
Quy định còn bao gồm nội dung trái đạo đức xã hội. Các nội dung xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức cũng cần được xem xét.
Những nội dung như tuyên truyền, kích động chiến tranh hoặc xuyên tạc lịch sử cũng thuộc nhóm được pháp luật hạn chế. Nội dung xúc phạm danh dự, nhân phẩm và uy tín của cá nhân, tổ chức cũng là vấn đề cần lưu ý.
Người dân không nên cho rằng chỉ cần chữ ký là hợp lệ thì mọi văn bản đều được chứng thực. Nội dung văn bản vẫn phải phù hợp với quy định.
1.4. Văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch
Chứng thực chữ ký không phải là phương thức áp dụng cho mọi loại hợp đồng, giao dịch.
Theo quy định, giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, pháp luật có quy định ngoại lệ trong một số trường hợp.
Một trường hợp đáng chú ý là giấy ủy quyền không có thù lao. Trường hợp này cũng không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền. Đồng thời, việc ủy quyền không được liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.
Vì vậy, cần xác định đúng bản chất của văn bản trước khi lựa chọn thủ tục.
2. Những loại giấy tờ dễ bị nhầm với trường hợp được chứng thực chữ ký
2.1. Hợp đồng mua bán tài sản
Hợp đồng mua bán có bản chất là một giao dịch. Do đó, không thể mặc nhiên yêu cầu chứng thực chữ ký như đối với văn bản cá nhân thông thường.
Tùy loại tài sản và quy định áp dụng, hợp đồng có thể cần công chứng hoặc chứng thực theo thủ tục tương ứng.
Người dân không nên tự đổi tên hợp đồng thành “giấy xác nhận” để yêu cầu chứng thực chữ ký. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung thực tế của văn bản.
Nếu văn bản thể hiện bản chất của một giao dịch, việc đổi tên không làm thay đổi bản chất đó.
2.2. Văn bản chuyển nhượng quyền sử dụng đất
Các văn bản liên quan đến chuyển nhượng quyền sử dụng đất có nội dung giao dịch về quyền sử dụng đất.
Đây là nhóm giấy tờ cần được phân biệt với văn bản cá nhân tự lập. Người dân không nên yêu cầu chứng thực chữ ký theo thủ tục thông thường nếu văn bản thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục khác.
Đối với giao dịch nhà đất, cần xác định đúng loại hợp đồng. Đồng thời, cần kiểm tra yêu cầu về công chứng hoặc chứng thực theo quy định áp dụng.
Việc lựa chọn sai thủ tục có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận.
2.3. Hợp đồng tặng cho tài sản
Hợp đồng tặng cho cũng là một dạng giao dịch. Nội dung văn bản thể hiện việc chuyển quyền đối với tài sản từ bên tặng cho sang bên nhận.
Do đó, không nên coi đây đơn thuần là một văn bản cần chứng thực chữ ký.
Tùy loại tài sản, pháp luật có thể đặt ra yêu cầu riêng về hình thức hợp đồng. Người dân cần xác định yêu cầu này trước khi lập và ký văn bản.
Nếu chưa rõ, nên hỏi nơi có thẩm quyền trước khi chuẩn bị hồ sơ.
2.4. Văn bản ủy quyền có nội dung chuyển quyền tài sản
Không phải giấy ủy quyền nào cũng được chứng thực chữ ký.
Trường hợp ủy quyền liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản cần được xem xét riêng. Đây không phải trường hợp ủy quyền đơn giản được áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký thông thường.
Người dân cần xác định rõ phạm vi quyền được ủy quyền. Đồng thời, cần xem xét việc ủy quyền có phát sinh thù lao hay nghĩa vụ bồi thường hay không.
Việc xác định đúng nội dung sẽ giúp lựa chọn đúng hình thức chứng thực hoặc công chứng.
2.5. Văn bản có nội dung vi phạm quy định pháp luật
Một văn bản có thể được trình bày dưới nhiều tên gọi khác nhau. Tuy nhiên, tên gọi không quyết định việc văn bản có được chứng thực hay không.
Nếu nội dung văn bản thuộc trường hợp bị pháp luật cấm, thủ tục chứng thực chữ ký sẽ không được thực hiện.
Do đó, người dân cần quan tâm đến nội dung thực tế của văn bản. Không nên chỉ dựa vào tiêu đề để xác định thủ tục.
>>> Xem thêm: Nếu đang tìm hiểu thủ tục sang tên giấy chứng nhận, hãy dành ít phút đọc về Dịch vụ sang tên sổ hồng
3. Vì sao giấy tờ thuộc trường hợp cấm không được chứng thực chữ ký?
3.1. Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu
Một điểm quan trọng cần hiểu rõ là phạm vi của chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Người yêu cầu vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà mình ký.
Vì vậy, chứng thực chữ ký không phải là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Nếu nội dung thuộc trường hợp bị cấm, thủ tục chứng thực không được sử dụng để hợp thức hóa văn bản đó.
3.2. Tránh hợp thức hóa giao dịch bằng thủ tục chứng thực chữ ký
Một số người có thể nhầm rằng chỉ cần chứng thực chữ ký thì văn bản sẽ có giá trị pháp lý cao hơn.
Cách hiểu này không chính xác.
Chứng thực chữ ký có phạm vi riêng. Công chứng hợp đồng, giao dịch lại có mục đích và quy trình khác.
Nếu văn bản thực chất là hợp đồng hoặc giao dịch, cần lựa chọn đúng thủ tục. Không nên dùng chứng thực chữ ký để thay thế một hình thức pháp lý khác.
3.3. Bảo đảm người ký thực sự tự nguyện
Việc kiểm tra người yêu cầu có nhận thức và làm chủ được hành vi là một bước quan trọng.
Điều này giúp hạn chế trường hợp một người ký vào văn bản khi không đủ khả năng nhận thức. Đồng thời, việc chứng thực cũng không trở thành công cụ xác nhận một chữ ký được tạo ra trong tình trạng bất thường.
Người dân cần trực tiếp thực hiện thủ tục theo hướng dẫn. Không nên nhờ người khác ký thay hoặc ký khống.
3.4. Hạn chế việc sử dụng giấy tờ không hợp pháp
Những quy định về trường hợp không được chứng thực còn giúp kiểm soát giấy tờ có dấu hiệu bất hợp pháp.
Nếu người yêu cầu sử dụng giấy tờ tùy thân giả mạo, thủ tục sẽ không được thực hiện.
Tương tự, văn bản có nội dung thuộc trường hợp bị cấm cũng không được chứng thực chữ ký.
Nhờ đó, chứng thực chữ ký được thực hiện đúng phạm vi và mục đích của thủ tục.
3.5. Phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng
Chứng thực chữ ký và công chứng không phải là một thủ tục.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Công chứng lại được thực hiện đối với hợp đồng, giao dịch hoặc các loại văn bản thuộc phạm vi công chứng.
Vì vậy, người dân cần xác định đúng nhu cầu trước khi chuẩn bị giấy tờ.
Nếu văn bản có nội dung phức tạp hoặc liên quan đến tài sản, nên kiểm tra thủ tục cần thực hiện trước khi ký.
4. Cần làm gì khi giấy tờ không được tiếp nhận chứng thực chữ ký?
4.1. Hỏi rõ lý do không được chứng thực
Khi hồ sơ không được tiếp nhận, người dân nên hỏi rõ nguyên nhân.
Có thể vấn đề nằm ở giấy tờ tùy thân. Cũng có thể nội dung văn bản không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký.
Việc xác định đúng lý do giúp người dân biết cách xử lý tiếp theo.
Không nên tự ý sửa nội dung giấy tờ khi chưa biết nguyên nhân cụ thể.
4.2. Xác định lại bản chất của văn bản
Nếu văn bản bị từ chối vì có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch, cần xác định thủ tục phù hợp.
Có thể văn bản cần công chứng. Cũng có thể pháp luật quy định một hình thức chứng thực khác.
Người dân nên xem lại mục đích sử dụng giấy tờ. Sau đó, lựa chọn đúng thủ tục theo yêu cầu pháp luật.
Cách này giúp hạn chế việc phải lập lại hồ sơ nhiều lần.
4.3. Sử dụng mẫu văn bản phù hợp
Trong một số trường hợp, người dân có thể đang sử dụng sai mẫu giấy tờ.
Nếu cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ có mẫu riêng, nên sử dụng đúng mẫu được hướng dẫn.
Nội dung văn bản cần phù hợp với mục đích sử dụng. Các thông tin quan trọng cũng phải được kê khai đầy đủ.
Không nên tự thêm các điều khoản mang bản chất giao dịch vào một văn bản chỉ nhằm xác nhận thông tin.
4.4. Không tự ý đổi tên văn bản để được chứng thực
Đổi tên một hợp đồng thành “giấy cam kết” không làm thay đổi bản chất của văn bản.
Người thực hiện chứng thực sẽ xem xét nội dung thực tế. Vì vậy, cách đổi tên văn bản không phải giải pháp để vượt qua điều kiện chứng thực.
Nếu văn bản có nội dung giao dịch, cần thực hiện theo hình thức pháp luật yêu cầu.
Việc làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro về sau.
4.5. Kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện lại
Sau khi xác định nguyên nhân bị từ chối, người dân nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ.
Cần xem xét giấy tờ tùy thân. Nội dung văn bản cũng cần được kiểm tra.
Nếu cần lập văn bản mới, hãy kiểm tra kỹ trước khi ký. Không nên tiếp tục sử dụng bản cũ nếu bản đó không đáp ứng yêu cầu.
Trường hợp chưa rõ thủ tục, người dân nên hỏi đơn vị có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể.
>>> Xem thêm: Bạn muốn ủy quyền nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy tìm hiểu công chứng ủy quyền
Kết luận
Giấy tờ cấm chứng thực chữ ký thực chất là cách gọi để chỉ những giấy tờ hoặc trường hợp không đáp ứng điều kiện chứng thực chữ ký theo quy định. Pháp luật tập trung vào các trường hợp như người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi, sử dụng giấy tờ tùy thân hết giá trị hoặc giả mạo, văn bản có nội dung bị cấm và văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp ngoại lệ.
Người dân cần xác định đúng bản chất của văn bản trước khi yêu cầu chứng thực. Không nên đổi tên hợp đồng hoặc giao dịch thành giấy cam kết để yêu cầu chứng thực chữ ký. Nếu hồ sơ không được tiếp nhận, cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và lựa chọn thủ tục phù hợp.
Nếu cần được tư vấn về điều kiện, hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra nội dung giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một bước chuẩn bị đúng có thể giúp quá trình công chứng mua bán nhà đất thuận lợi hơn
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian? Hãy chuẩn bị hồ sơ và chọn đúng văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com