Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký nhận cổ tức là thủ tục có thể phát sinh khi cổ đông không trực tiếp nhận khoản cổ tức được công ty chi trả. Trong trường hợp này, cổ đông có thể lập giấy ủy quyền cho người khác nhận tiền theo quy định và yêu cầu chứng thực chữ ký nếu hồ sơ cần hình thức này.
Cổ tức là khoản lợi nhuận được chia cho cổ đông theo quyết định của công ty. Việc nhận cổ tức có thể được thực hiện bằng nhiều phương thức. Tùy trường hợp, cổ đông có thể nhận trực tiếp hoặc thông qua tài khoản.
Nếu ủy quyền cho người khác nhận thay, nội dung giấy ủy quyền cần được lập rõ ràng. Người lập giấy cũng cần xác định đúng yêu cầu của công ty trước khi thực hiện chứng thực.
Vậy giấy ủy quyền nhận tiền cổ tức có bắt buộc chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Quy trình thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên văn bản cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận tiền cổ tức là gì?
1.1. Cổ tức công ty là gì?
Cổ tức là khoản lợi nhuận được công ty chia cho cổ đông. Việc chia cổ tức phải được thực hiện theo quy định pháp luật và điều lệ công ty.
Cổ đông có thể nhận cổ tức bằng tiền hoặc bằng tài sản khác. Hình thức chi trả phụ thuộc vào quy định áp dụng và quyết định của công ty.
Khi đến thời điểm nhận cổ tức, cổ đông cần thực hiện theo phương thức công ty thông báo. Trường hợp không thể trực tiếp nhận, cổ đông có thể xem xét việc ủy quyền cho người khác.
1.2. Giấy ủy quyền nhận tiền cổ tức được sử dụng khi nào?
Giấy ủy quyền được sử dụng khi cổ đông muốn người khác thực hiện việc nhận cổ tức thay mình.
Ví dụ, cổ đông đang ở xa nơi nhận tiền. Cổ đông cũng có thể không thuận tiện đến công ty theo thời gian quy định.
Trong trường hợp này, giấy ủy quyền cần thể hiện rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Nội dung ủy quyền cũng cần nêu rõ phạm vi công việc.
Người dân nên hỏi trước công ty về mẫu giấy và yêu cầu hồ sơ. Việc này giúp tránh trường hợp giấy ủy quyền không được chấp nhận.
1.3. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền có ý nghĩa gì?
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Thủ tục này không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung ủy quyền là đúng. Người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình đã lập và ký.
Đối với giấy ủy quyền nhận cổ tức, việc chứng thực chữ ký có thể được công ty yêu cầu trong một số trường hợp. Vì vậy, người lập giấy cần kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi thực hiện.
1.4. Có bắt buộc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận cổ tức không?
Không phải mọi giấy ủy quyền nhận cổ tức đều mặc nhiên phải chứng thực chữ ký.
Yêu cầu này phụ thuộc vào nội dung công việc, quy định áp dụng và yêu cầu của công ty chi trả cổ tức. Công ty có thể đưa ra yêu cầu riêng về hình thức giấy ủy quyền và giấy tờ kèm theo.
Do đó, người dân không nên tự mặc định rằng giấy ủy quyền nào cũng phải chứng thực. Cách phù hợp là hỏi trực tiếp bộ phận phụ trách cổ đông hoặc nơi thực hiện chi trả.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận cổ tức
2.1. Giấy ủy quyền cần chứng thực
Giấy ủy quyền là tài liệu chính trong thủ tục. Nội dung giấy cần thể hiện rõ thông tin của các bên.
Một số nội dung thường cần có gồm họ tên, thông tin nhận diện của người ủy quyền và người được ủy quyền. Giấy cũng cần nêu rõ công việc được ủy quyền.
Đối với trường hợp nhận cổ tức, nên ghi cụ thể nội dung nhận tiền. Nếu cần thiết, có thể thể hiện thông tin về kỳ cổ tức hoặc khoản tiền được nhận.
Người lập giấy nên sử dụng mẫu do công ty cung cấp nếu công ty có mẫu riêng. Điều này giúp hạn chế việc phải sửa đổi văn bản.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
CCCD là loại giấy tờ thường được sử dụng trong thực tế. Người dân cần bảo đảm thông tin trên giấy tờ rõ ràng và phù hợp.
Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, nên trao đổi trước với nơi thực hiện. Việc này giúp xác định giấy tờ cần xuất trình.
2.3. Giấy tờ liên quan đến việc nhận cổ tức
Tùy yêu cầu của công ty, người dân có thể cần chuẩn bị thêm tài liệu liên quan.
Các giấy tờ này có thể bao gồm thông báo chi trả cổ tức hoặc tài liệu xác định quyền nhận cổ tức. Trường hợp công ty có mẫu riêng, cần sử dụng đúng mẫu được hướng dẫn.
Không phải trường hợp nào cũng cần cùng một bộ giấy tờ. Vì vậy, nên kiểm tra với công ty trước khi đi chứng thực.
2.4. Thông tin của người được ủy quyền
Giấy ủy quyền cần có thông tin đầy đủ của người được ủy quyền. Nội dung này giúp công ty xác định đúng người đến nhận tiền.
Thông tin cần thống nhất với giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Sai lệch thông tin có thể khiến việc nhận cổ tức gặp khó khăn.
Nếu công ty yêu cầu bản sao giấy tờ của người được ủy quyền, người dân nên chuẩn bị trước. Điều này giúp hồ sơ được hoàn thiện nhanh hơn.
2.5. Kiểm tra phạm vi ủy quyền
Phạm vi ủy quyền cần được ghi rõ trong giấy. Người dân không nên sử dụng nội dung quá chung chung.
Giấy có thể xác định rõ việc nhận khoản cổ tức cụ thể. Trường hợp cần thực hiện thêm công việc khác, nội dung đó cũng nên được ghi nhận.
Việc xác định phạm vi rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp. Đồng thời, công ty cũng dễ dàng kiểm tra quyền của người đến nhận tiền.
>>> Xem thêm: Lần đầu thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận? Hãy tham khảo Dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu để có sự chuẩn bị tốt hơn
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận tiền cổ tức
3.1. Bước 1: Xác định yêu cầu của công ty
Trước tiên, cổ đông cần hỏi công ty về thủ tục nhận cổ tức thay.
Cần xác định công ty có chấp nhận giấy ủy quyền hay không. Đồng thời, cần hỏi rõ giấy ủy quyền có phải chứng thực chữ ký hay không.
Nếu công ty có mẫu riêng, người dân nên xin mẫu trước. Việc này giúp hạn chế tình trạng phải lập lại giấy.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra giấy ủy quyền
Sau khi xác định yêu cầu, người ủy quyền chuẩn bị giấy tờ.
Nội dung giấy cần được kiểm tra kỹ trước khi ký. Đặc biệt, cần chú ý thông tin của hai bên và phạm vi ủy quyền.
Nếu có thông tin về kỳ cổ tức hoặc khoản tiền cụ thể, cần ghi chính xác. Những nội dung quan trọng không nên để trống.
3.3. Bước 3: Thực hiện chứng thực chữ ký
Người yêu cầu mang giấy ủy quyền và giấy tờ cần thiết đến nơi có thẩm quyền chứng thực.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và điều kiện liên quan. Người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn.
Sau khi đủ điều kiện, người có thẩm quyền sẽ thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định.
Người dân nên kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất. Nếu phát hiện sai thông tin, cần trao đổi ngay.
3.4. Bước 4: Gửi giấy ủy quyền cho người được ủy quyền
Sau khi hoàn tất chứng thực, người ủy quyền giao giấy cho người được ủy quyền.
Người nhận thay cần mang theo giấy tờ theo yêu cầu của công ty. Có thể bao gồm giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân.
Nếu công ty yêu cầu thêm tài liệu, người được ủy quyền cũng cần chuẩn bị đầy đủ. Nên kiểm tra trước để tránh phải đi lại nhiều lần.
3.5. Bước 5: Thực hiện nhận cổ tức
Người được ủy quyền thực hiện nhận cổ tức theo phạm vi được ghi trong giấy.
Công ty sẽ kiểm tra hồ sơ và thông tin của người đến nhận. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, việc chi trả được thực hiện theo quy trình của công ty.
Người nhận nên kiểm tra số tiền hoặc tài sản nhận được. Các chứng từ liên quan cũng nên được giữ lại để đối chiếu khi cần.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký nhận tiền cổ tức
4.1. Không tự ý sửa giấy ủy quyền sau khi chứng thực
Sau khi chữ ký đã được chứng thực, người dân không nên tự ý sửa nội dung quan trọng trên giấy.
Việc thêm, bớt hoặc thay đổi nội dung có thể làm phát sinh vấn đề khi sử dụng. Công ty cũng có thể yêu cầu lập lại giấy ủy quyền.
Nếu cần thay đổi nội dung, nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần thiết, người dân có thể lập văn bản mới.
4.2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký
Thông tin cá nhân cần được kiểm tra trước khi thực hiện chứng thực. Họ tên và giấy tờ tùy thân phải thống nhất.
Nội dung về khoản cổ tức cũng cần được xem xét. Nếu ghi sai kỳ hoặc phạm vi nhận tiền, việc xử lý sau đó có thể mất thêm thời gian.
Người ủy quyền chỉ nên ký khi đã đọc và hiểu toàn bộ văn bản. Không nên ký vào giấy còn bỏ trống nội dung quan trọng.
4.3. Không ký khống giấy ủy quyền
Ký khống giấy ủy quyền có thể tạo ra nhiều rủi ro.
Khi văn bản chưa hoàn thiện, người khác có thể điền thêm nội dung mà người ký không biết. Điều này đặc biệt đáng lưu ý khi giấy liên quan đến tiền hoặc tài sản.
Vì vậy, chỉ nên ký sau khi văn bản đã hoàn chỉnh. Người dân cũng nên giữ bản sao giấy ủy quyền để tiện đối chiếu.
4.4. Kiểm tra thời hạn và phạm vi ủy quyền
Giấy ủy quyền nên thể hiện rõ thời hạn nếu có yêu cầu. Phạm vi công việc cũng cần được xác định cụ thể.
Nếu giấy chỉ dùng để nhận một khoản cổ tức, nên ghi rõ nội dung này. Không nên mở rộng phạm vi ủy quyền nếu không thực sự cần thiết.
Việc ghi rõ phạm vi giúp cả cổ đông và người được ủy quyền dễ xác định quyền hạn. Công ty cũng thuận tiện hơn khi kiểm tra hồ sơ.
4.5. Xác định đúng nơi thực hiện chứng thực
Người dân cần lựa chọn nơi có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Không nên sử dụng dịch vụ không rõ nguồn gốc.
Trước khi đến, có thể liên hệ để hỏi về hồ sơ. Người dân cũng nên hỏi thời gian làm việc và số lượng bản cần chuẩn bị.
Nếu cần hỗ trợ thêm về giấy ủy quyền hoặc giao dịch liên quan đến cổ tức, nên trao đổi trước với đơn vị có chuyên môn. Điều này giúp hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
4.6. Lưu lại giấy tờ và chứng từ sau khi nhận cổ tức
Sau khi hoàn thành việc nhận tiền, người được ủy quyền nên lưu lại các chứng từ liên quan.
Giấy ủy quyền và chứng từ nhận tiền có thể cần sử dụng để đối chiếu sau này. Đây cũng là căn cứ giúp các bên kiểm tra việc thực hiện ủy quyền.
Nếu có phát sinh vấn đề, các tài liệu này sẽ giúp việc xác minh thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Trước khi nhờ người khác đại diện, bạn nên hiểu rõ quy trình công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký nhận cổ tức có thể được thực hiện khi cổ đông lập giấy ủy quyền cho người khác nhận tiền cổ tức thay mình và hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp ủy quyền nhận cổ tức đều bắt buộc phải chứng thực. Người dân nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của công ty trước khi chuẩn bị giấy tờ.
Khi lập giấy ủy quyền, cần ghi rõ thông tin các bên và phạm vi công việc. Người ủy quyền cũng nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký. Không nên ký khống hoặc tự ý sửa chữa văn bản sau khi đã chứng thực.
Nếu cần được tư vấn về giấy ủy quyền nhận cổ tức, hồ sơ chứng thực chữ ký hoặc các thủ tục liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Mua được căn nhà ưng ý mới chỉ là bắt đầu; thủ tục công chứng mua bán nhà đất cũng cần được quan tâm đúng mức
>>> Xem thêm: Muốn công chứng nhanh, rõ ràng và đúng quy định? Hãy tìm hiểu văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com