Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuVô hiệu chứng thực chữ ký là vấn đề có thể phát sinh khi giấy tờ đã được chứng thực có tranh chấp hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, cần hiểu đúng bản chất của thủ tục này.
Theo quy định, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Vì vậy, không phải cứ có tranh chấp về nội dung văn bản thì chứng thực chữ ký đương nhiên bị vô hiệu. Cần xem xét riêng tính hợp pháp của việc chứng thực và nội dung giao dịch liên quan.
Vậy khi nào Tòa án có thể xem xét vấn đề chứng thực chữ ký? Những vi phạm nào có thể ảnh hưởng đến giá trị của văn bản? Người dân cần làm gì khi phát hiện chữ ký hoặc thủ tục chứng thực có vấn đề? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng trường hợp.
>>> Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký trên đơn xin nhận con nuôi theo luật mới
1. Hiểu đúng về giá trị của chứng thực chữ ký
1.1. Chứng thực chữ ký xác nhận điều gì?
Chứng thực chữ ký có mục đích xác nhận chữ ký trong giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Thủ tục này khác với công chứng hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực không xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng sự thật.
Đây là điểm rất quan trọng khi đánh giá giá trị của một văn bản đã chứng thực chữ ký.
Ví dụ, một người tự lập giấy cam kết rồi ký trước người có thẩm quyền. Chữ ký trên giấy có thể được chứng thực nếu đủ điều kiện. Tuy nhiên, nội dung cam kết vẫn thuộc trách nhiệm của người ký.
1.2. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.
Do đó, việc một văn bản có chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc mọi thông tin trong văn bản đều được cơ quan chứng thực bảo đảm.
Nếu người ký kê khai sai sự thật, trách nhiệm trước hết có thể phát sinh từ nội dung do chính người đó cung cấp.
Quy định này giúp phân biệt trách nhiệm của người ký với trách nhiệm của người thực hiện chứng thực.
1.3. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về chữ ký
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối với tính xác thực của chữ ký.
Khi thực hiện thủ tục, người có thẩm quyền phải kiểm tra các điều kiện theo quy định. Việc kiểm tra nhằm bảo đảm thủ tục chứng thực được thực hiện đúng.
Nếu có sai phạm trong quá trình này, vấn đề trách nhiệm của người thực hiện chứng thực có thể được xem xét.
Do đó, khi có tranh chấp, cần xác định chính xác sai phạm nằm ở nội dung văn bản hay ở thủ tục chứng thực.
1.4. “Vô hiệu chứng thực chữ ký” cần được hiểu như thế nào?
Cụm từ “vô hiệu chứng thực chữ ký” thường được sử dụng để mô tả tình trạng giá trị pháp lý của việc chứng thực bị tranh chấp hoặc bị cơ quan có thẩm quyền xem xét.
Tuy nhiên, cần thận trọng khi sử dụng thuật ngữ này. Pháp luật về chứng thực quy định riêng về chứng thực chữ ký và trách nhiệm của các bên. Không nên mặc nhiên đồng nhất chứng thực chữ ký với một hợp đồng hoặc giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu.
Trong thực tế, Tòa án có thể xem xét tính hợp pháp của văn bản, giao dịch hoặc hành vi hành chính liên quan. Kết quả phụ thuộc vào đối tượng tranh chấp và căn cứ pháp luật được áp dụng.
2. Những trường hợp có thể làm phát sinh tranh chấp về chứng thực chữ ký
2.1. Chữ ký không phải của người yêu cầu chứng thực
Đây là trường hợp có tính chất đặc biệt nghiêm trọng.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký là của chính người yêu cầu. Nếu người ký thực tế không phải người đứng tên trong thủ tục, mục đích của chứng thực không được bảo đảm.
Trường hợp này cần xác minh chữ ký và quá trình thực hiện thủ tục. Các tài liệu liên quan có thể trở thành căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét.
Nếu có tranh chấp, người liên quan cần cung cấp tài liệu chứng minh. Việc kết luận cuối cùng phải dựa trên chứng cứ và quy định pháp luật áp dụng.
2.2. Người yêu cầu không trực tiếp ký theo đúng thủ tục
Thủ tục chứng thực chữ ký có yêu cầu về việc người yêu cầu ký theo quy định.
Nếu giấy tờ đã được ký từ trước rồi giao cho người khác thực hiện thủ tục, cần xem xét cách thức chứng thực cụ thể.
Trong một vụ án được công bố, Tòa án đã xem xét việc chứng thực trong bối cảnh thủ tục ký và chứng thực không được thực hiện đúng quy định. Điều này cho thấy trình tự thực hiện có thể trở thành vấn đề quan trọng khi phát sinh tranh chấp.
Vì vậy, người dân không nên ký khống hoặc giao văn bản đã ký cho người khác tự thực hiện thủ tục nếu chưa được hướng dẫn phù hợp.
2.3. Chứng thực không đúng thẩm quyền
Chứng thực phải được thực hiện bởi cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền theo quy định.
Nếu một chủ thể không có thẩm quyền lại thực hiện chứng thực, tính hợp pháp của việc chứng thực có thể bị đặt ra.
Nghị định về chứng thực quy định cụ thể thẩm quyền và trách nhiệm của các chủ thể thực hiện chứng thực. Quy định hiện hành cũng đã được sửa đổi, bổ sung qua các văn bản mới.
Do đó, khi có tranh chấp, cần kiểm tra thời điểm thực hiện chứng thực. Đồng thời, cần xác định quy định về thẩm quyền áp dụng tại thời điểm đó.
2.4. Người ký không minh mẫn hoặc không làm chủ được hành vi
Một trong những nội dung cần được kiểm tra khi chứng thực chữ ký là tình trạng của người yêu cầu tại thời điểm thực hiện.
Nếu người yêu cầu không minh mẫn hoặc không làm chủ được hành vi, thủ tục chứng thực có thể không đáp ứng điều kiện theo quy định.
Đây cũng là lý do người thực hiện chứng thực phải kiểm tra người yêu cầu trước khi tiến hành thủ tục.
Nếu sau này phát sinh tranh chấp, các tài liệu liên quan đến tình trạng của người ký tại thời điểm chứng thực có thể được xem xét.
2.5. Văn bản thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký
Không phải mọi giấy tờ đều có thể yêu cầu chứng thực chữ ký.
Pháp luật đặt ra những trường hợp không được chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra nội dung và điều kiện trước khi thực hiện.
Nếu văn bản thuộc trường hợp bị cấm chứng thực nhưng vẫn được chứng thực, tính hợp pháp của thủ tục có thể bị đặt ra.
Vì vậy, người dân nên xác định trước mục đích và nội dung của văn bản. Không nên yêu cầu chứng thực chỉ vì muốn có thêm dấu xác nhận trên giấy tờ.
>>> Xem thêm: Hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu cần được chuẩn bị kỹ; Dịch vụ làm sổ đỏ là nội dung đáng để bạn tham khảo
3. Tòa án xem xét vấn đề chứng thực chữ ký như thế nào?
3.1. Xác định đúng đối tượng đang tranh chấp
Khi xảy ra tranh chấp, trước tiên cần xác định vấn đề mà Tòa án được yêu cầu giải quyết.
Tranh chấp có thể liên quan đến chữ ký. Cũng có thể liên quan đến nội dung văn bản hoặc giao dịch được lập trên cơ sở văn bản đó.
Ba vấn đề này không hoàn toàn giống nhau.
Việc xác định đúng đối tượng giúp lựa chọn căn cứ pháp luật phù hợp. Đồng thời, việc thu thập chứng cứ cũng trở nên rõ ràng hơn.
3.2. Kiểm tra trình tự và thẩm quyền chứng thực
Tòa án có thể xem xét các tài liệu liên quan đến quá trình chứng thực khi vấn đề này nằm trong phạm vi vụ việc.
Các nội dung cần kiểm tra có thể gồm người yêu cầu, người thực hiện chứng thực, thời điểm chứng thực và giấy tờ được sử dụng.
Sổ chứng thực và các tài liệu liên quan cũng có thể giúp xác định quá trình thực hiện thủ tục.
Quy định hiện hành về sổ chứng thực chữ ký đã được cập nhật theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
3.3. Xem xét chứng cứ về chữ ký
Khi có tranh chấp về việc ai là người ký, chứng cứ về chữ ký có vai trò quan trọng.
Tùy vụ việc, các tài liệu, giấy tờ có chữ ký mẫu hoặc tài liệu khác có thể được sử dụng để đối chiếu.
Trong trường hợp cần thiết, việc giám định có thể được xem xét theo quy định về giám định tư pháp.
Người có quyền lợi liên quan nên lưu giữ bản gốc và các tài liệu liên quan. Đây có thể là nguồn chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp.
3.4. Phân biệt chứng thực chữ ký với hiệu lực của giao dịch
Một văn bản có chữ ký được chứng thực có thể được sử dụng trong nhiều giao dịch. Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký không tự động làm cho giao dịch đó hợp pháp trong mọi trường hợp.
Ví dụ, một giấy cam kết có chứng thực chữ ký vẫn có thể phát sinh tranh chấp về nội dung. Các bên cũng có thể tranh chấp về việc xác lập hoặc thực hiện nghĩa vụ.
Khi đó, Tòa án cần xem xét bản chất của giao dịch và các quy định liên quan.
Không nên cho rằng chỉ cần có dấu chứng thực là mọi vấn đề pháp lý của văn bản đều được giải quyết.
3.5. Quyết định của Tòa án phụ thuộc vào chứng cứ và nội dung vụ việc
Không có một kết quả chung cho mọi tranh chấp liên quan đến chứng thực chữ ký.
Tòa án sẽ xem xét yêu cầu của các bên, chứng cứ được cung cấp và quy định pháp luật áp dụng.
Nếu tranh chấp liên quan đến hành vi hành chính, hướng giải quyết cũng có thể khác với tranh chấp dân sự.
Thực tiễn xét xử cho thấy Tòa án có thể đánh giá riêng trách nhiệm của cơ quan chứng thực đối với chữ ký và trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
4. Cần làm gì khi phát hiện chứng thực chữ ký có dấu hiệu không hợp lệ?
4.1. Giữ lại bản gốc và tài liệu liên quan
Khi phát hiện vấn đề, người dân không nên tự ý sửa chữa văn bản.
Bản gốc cần được bảo quản nguyên trạng. Đây có thể là tài liệu quan trọng để xác minh sự việc.
Ngoài ra, nên lưu lại giấy tờ tùy thân đã sử dụng khi chứng thực. Sổ sách, phiếu hẹn hoặc giấy tờ liên quan cũng cần được giữ lại.
Nếu có trao đổi qua email hoặc tin nhắn, nên lưu lại đầy đủ nội dung.
4.2. Kiểm tra nơi và người đã thực hiện chứng thực
Người dân nên xác định chính xác nơi thực hiện thủ tục.
Cần kiểm tra cơ quan, tổ chức hoặc người thực hiện có thẩm quyền tại thời điểm chứng thực hay không.
Thông tin trên văn bản cũng nên được đối chiếu với sổ hoặc hồ sơ chứng thực khi có căn cứ và điều kiện thực hiện.
Việc xác minh từ nguồn chính thức giúp hạn chế nhầm lẫn. Đây cũng là bước cần thiết trước khi đưa ra các yêu cầu pháp lý tiếp theo.
4.3. Xác định vấn đề nằm ở chữ ký hay nội dung văn bản
Đây là bước rất quan trọng khi xử lý tranh chấp.
Nếu tranh chấp là “tôi không ký”, trọng tâm sẽ là tính xác thực của chữ ký.
Nếu người ký thừa nhận chữ ký nhưng cho rằng nội dung bị thay đổi, vấn đề lại khác.
Nếu tranh chấp liên quan đến giao dịch được lập bằng văn bản, cần xem xét thêm điều kiện có hiệu lực của giao dịch đó.
Xác định đúng vấn đề giúp tránh yêu cầu sai đối tượng.
4.4. Thu thập chứng cứ trước khi yêu cầu giải quyết
Người dân nên tập hợp các tài liệu có liên quan trước khi làm đơn.
Các tài liệu có thể gồm bản gốc văn bản, giấy tờ tùy thân, tài liệu thể hiện quá trình ký và chứng thực.
Tin nhắn, email hoặc giấy biên nhận cũng có thể hữu ích. Tùy trường hợp, tài liệu về thời gian và địa điểm thực hiện thủ tục cũng cần được lưu giữ.
Chứng cứ càng rõ thì việc xác minh vụ việc càng thuận lợi.
4.5. Tìm tư vấn pháp lý khi tranh chấp phức tạp
Nếu chứng thực chữ ký liên quan đến giao dịch tài sản hoặc tranh chấp lớn, người dân nên tìm hiểu hướng xử lý phù hợp.
Đặc biệt, cần thận trọng khi văn bản liên quan đến nhà đất, vay tiền, chuyển nhượng hoặc phân chia tài sản.
Mỗi vụ việc có thể có căn cứ pháp lý khác nhau. Không nên áp dụng máy móc kết quả của một vụ việc khác cho trường hợp của mình.
Việc kiểm tra hồ sơ và diễn biến thực tế sẽ giúp xác định vấn đề chính xác hơn.
>>> Xem thêm: Cần đại diện thay mình thực hiện giao dịch? Hãy xem kỹ quy định về công chứng ủy quyền
Kết luận
Vô hiệu chứng thực chữ ký cần được hiểu thận trọng và đặt trong đúng bối cảnh pháp lý. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trong văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Khi phát sinh tranh chấp, cần xem xét nhiều yếu tố. Đó có thể là người ký, trình tự thực hiện, thẩm quyền chứng thực hoặc nội dung văn bản. Việc Tòa án giải quyết thế nào sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của vụ án, chứng cứ và quy định pháp luật áp dụng.
Nếu phát hiện giấy tờ có dấu hiệu bất thường, người dân nên giữ bản gốc và các tài liệu liên quan. Đồng thời, cần xác minh nơi thực hiện chứng thực trước khi có bước xử lý tiếp theo.
Nếu cần được tư vấn về thủ tục chứng thực chữ ký, kiểm tra hồ sơ hoặc làm rõ các vấn đề pháp lý liên quan đến văn bản đã chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Muốn hạn chế rủi ro pháp lý, hãy tìm hiểu kỹ quy trình công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Từ di chúc, ủy quyền đến hợp đồng, mỗi thủ tục có thể cần một văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com