Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSự cố chứng thực chữ ký có thể xuất phát từ những sai sót tưởng như rất nhỏ. Người dân ký nhầm vị trí, chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc sử dụng sai mẫu văn bản. Một số trường hợp còn thực hiện thủ tục tại nơi không có thẩm quyền.
Những lỗi này có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Người thực hiện còn phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ. Với các giao dịch cần xử lý gấp, sự cố càng gây nhiều bất tiện.
Chứng thực chữ ký không chỉ đơn giản là việc ký và đóng dấu. Người yêu cầu cần đáp ứng các điều kiện theo quy định. Văn bản cũng phải phù hợp với nội dung được phép chứng thực.
Vậy những tình huống nào thường khiến người dân gặp rắc rối? Làm sao để hạn chế sai sót khi chứng thực chữ ký? Nội dung dưới đây sẽ phân tích những trường hợp thường gặp và cách xử lý phù hợp.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chứng thực chữ ký người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1. Những tình huống dễ xảy ra khi chứng thực chữ ký
1.1. Ký sẵn văn bản rồi mới đi chứng thực
Đây là tình huống khá phổ biến trong thực tế. Người dân thường nghĩ rằng chỉ cần mang văn bản đã ký đến là được.
Tuy nhiên, tùy trường hợp, người yêu cầu có thể phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu đã ký từ trước, người dân có thể được yêu cầu thực hiện lại chữ ký.
Điều này đặc biệt bất tiện khi người ký đang ở xa. Hồ sơ cần xử lý gấp cũng có thể bị chậm.
Cách đơn giản nhất là hỏi trước về cách ký. Người dân nên thực hiện đúng hướng dẫn của nơi có thẩm quyền.
1.2. Đến nơi chứng thực nhưng thiếu giấy tờ tùy thân
Một tình huống khác cũng thường gặp là quên mang giấy tờ tùy thân. Người dân đã chuẩn bị văn bản nhưng lại thiếu giấy tờ cần thiết.
Khi đó, thủ tục có thể chưa được thực hiện. Người yêu cầu phải quay về lấy giấy tờ hoặc bổ sung sau.
Trước khi đi, nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ. CCCD và văn bản cần chứng thực thường là những giấy tờ cần được chuẩn bị trước.
Việc kiểm tra trong vài phút có thể giúp tránh mất nhiều thời gian. Đặc biệt là khi người dân phải di chuyển xa.
1.3. Văn bản có nội dung không phù hợp
Không phải văn bản nào cũng có thể chứng thực chữ ký. Nội dung văn bản là yếu tố cần được xem xét.
Một số trường hợp, người dân tự lập giấy tờ theo mẫu tìm được trên mạng. Sau đó, họ mới phát hiện nội dung không phù hợp với thủ tục đang thực hiện.
Khi đó, văn bản có thể cần được sửa lại. Người dân cũng có thể phải lập một văn bản mới.
Vì vậy, nên xác định rõ mục đích sử dụng trước khi soạn giấy. Nếu có mẫu của cơ quan tiếp nhận, nên ưu tiên sử dụng đúng mẫu.
1.4. Nhầm chứng thực chữ ký với công chứng
Nhiều người vẫn sử dụng hai khái niệm này như nhau. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký và công chứng có bản chất khác nhau.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Việc này không đồng nghĩa với xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Công chứng hợp đồng, giao dịch lại có phạm vi kiểm tra khác. Công chứng viên có thể xem xét nhiều vấn đề liên quan đến giao dịch.
Nhầm lẫn hai thủ tục có thể khiến hồ sơ bị thiếu. Người dân có thể phải thực hiện lại từ đầu.
2. Sự cố chứng thực chữ ký có thể gây ra những rắc rối nào?
2.1. Hồ sơ bị trả lại
Một trong những hậu quả dễ gặp nhất là hồ sơ không được tiếp nhận. Nguyên nhân có thể đến từ việc thiếu giấy tờ hoặc sai hình thức.
Người dân khi đó phải bổ sung hoặc lập lại văn bản. Nếu hồ sơ liên quan đến nhiều bên, việc sửa lại còn mất thêm thời gian.
Với những thủ tục có thời hạn, sự chậm trễ có thể gây nhiều bất tiện. Vì vậy, chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu rất quan trọng.
2.2. Phải đi lại nhiều lần
Một lỗi nhỏ có thể khiến người dân phải quay lại nơi chứng thực. Điều này đặc biệt bất tiện với người ở xa.
Trường hợp văn bản có nhiều người cùng ký cũng phức tạp hơn. Chỉ một người thiếu giấy tờ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Trước khi đi, nên kiểm tra đầy đủ thành phần hồ sơ. Người dân cũng nên hỏi trước về thời gian làm việc và yêu cầu cụ thể.
2.3. Văn bản không đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận
Có trường hợp văn bản đã được chứng thực nhưng vẫn không được nơi khác chấp nhận. Nguyên nhân có thể là người dân sử dụng sai loại giấy tờ.
Ví dụ, nơi tiếp nhận yêu cầu một loại văn bản cụ thể. Người dân lại sử dụng một giấy cam kết khác có chứng thực chữ ký.
Khi đó, việc chứng thực có thể không giải quyết được yêu cầu của hồ sơ. Người dân vẫn phải chuẩn bị lại giấy tờ theo đúng yêu cầu.
Do đó, cần hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ trước khi thực hiện. Đây là bước rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
2.4. Phát sinh tranh chấp về nội dung văn bản
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc nội dung văn bản được xác nhận là đúng.
Nếu người ký kê khai sai hoặc cam kết không đúng sự thật, tranh chấp vẫn có thể phát sinh. Người ký có thể phải chịu trách nhiệm về nội dung mình đã xác nhận.
Vì vậy, không nên xem việc chứng thực như một hình thức “bảo đảm” cho mọi nội dung trong giấy tờ.
Người dân cần đọc kỹ trước khi ký. Những thông tin quan trọng phải được kiểm tra cẩn thận.
2.5. Nguy cơ phát sinh vấn đề khi sử dụng giấy tờ giả
Một số người có thể tìm đến dịch vụ quảng cáo chứng thực nhanh trên mạng. Những dịch vụ này có thể đưa ra lời hứa thiếu căn cứ.
Nếu giấy tờ được tạo ra không đúng quy định, người sử dụng có thể gặp rủi ro. Đặc biệt, rủi ro tăng lên nếu giấy được dùng trong giao dịch hoặc hồ sơ quan trọng.
Người dân nên kiểm tra nơi thực hiện trước khi giao giấy tờ. Không nên lựa chọn chỉ vì lời quảng cáo “nhanh”, “rẻ” hoặc “không cần có mặt”.
>>> Xem thêm: Nếu không muốn mất nhiều thời gian tìm hiểu từng bước, bạn có thể bắt đầu từ Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh
3. Cách xử lý khi gặp sự cố trong quá trình chứng thực
3.1. Xác định chính xác nguyên nhân
Khi thủ tục gặp vấn đề, trước tiên cần xác định nguyên nhân. Không nên vội vàng lập lại toàn bộ hồ sơ.
Có thể hồ sơ chỉ thiếu một giấy tờ. Cũng có thể văn bản chưa phù hợp với yêu cầu chứng thực.
Người dân nên hỏi rõ người tiếp nhận về nội dung cần sửa. Việc này giúp xử lý đúng vấn đề.
3.2. Sửa hoặc lập lại văn bản khi cần thiết
Nếu văn bản có lỗi, người dân có thể phải chỉnh sửa hoặc lập lại. Nội dung sửa đổi cần được kiểm tra kỹ trước khi ký.
Không nên tự ý sửa trên văn bản đã chứng thực. Việc thêm hoặc xóa nội dung có thể làm phát sinh vấn đề khác.
Nếu cần văn bản mới, nên sử dụng mẫu phù hợp. Sau đó, thực hiện lại thủ tục theo hướng dẫn.
3.3. Bổ sung giấy tờ còn thiếu
Trường hợp thiếu giấy tờ, người dân cần chuẩn bị bổ sung theo yêu cầu. Không nên cố thực hiện thủ tục khi chưa đủ điều kiện.
Các giấy tờ tùy thân cần được kiểm tra trước. Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, nên thông báo cho nơi thực hiện.
Việc bổ sung đúng giấy tờ sẽ giúp thủ tục được tiếp tục. Người dân cũng tránh phải chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ.
3.4. Xác minh khi nghi ngờ văn bản có vấn đề
Nếu nghi ngờ giấy tờ không hợp lệ, người dân nên tạm ngừng sử dụng. Sau đó, cần xác minh thông tin với nơi được cho là đã thực hiện chứng thực.
Không nên tự ý sửa chữa hoặc làm thêm bản sao từ văn bản nghi ngờ. Việc này có thể khiến quá trình xác minh phức tạp hơn.
Các tin nhắn, biên nhận và giấy tờ liên quan nên được giữ lại. Những tài liệu này có thể hữu ích khi cần làm rõ sự việc.
3.5. Tìm kiếm tư vấn khi sự cố liên quan đến giao dịch lớn
Một số văn bản chỉ phục vụ thủ tục thông thường. Tuy nhiên, cũng có giấy tờ liên quan đến nhà đất, tiền bạc hoặc quyền tài sản.
Nếu xảy ra vấn đề với những giấy tờ này, người dân nên thận trọng. Không nên tự ý xử lý khi chưa xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
Việc tìm kiếm tư vấn pháp lý phù hợp có thể giúp xác định hướng xử lý. Đặc biệt là khi sự việc đã phát sinh tranh chấp.
4. Cách phòng tránh sự cố khi chứng thực chữ ký
4.1. Xác định đúng loại thủ tục
Trước tiên, cần biết mình đang thực hiện chứng thực hay công chứng. Hai thủ tục này không phải là một.
Nếu chưa rõ, người dân nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ. Thông tin này giúp xác định đúng loại giấy tờ cần chuẩn bị.
Đây cũng là cách hạn chế tình trạng làm xong thủ tục nhưng vẫn phải bổ sung hồ sơ.
4.2. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Người yêu cầu nên chuẩn bị văn bản và giấy tờ tùy thân. Nếu hồ sơ có tài liệu liên quan khác, cũng cần kiểm tra trước.
Không nên đợi đến khi đến nơi mới kiểm tra thành phần hồ sơ. Một giấy tờ thiếu có thể khiến thủ tục bị gián đoạn.
Nếu cần nhiều bản, nên xác định số lượng trước. Cách này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế phải quay lại.
4.3. Đọc kỹ văn bản trước khi ký
Người ký phải hiểu rõ nội dung văn bản. Những thông tin về họ tên, địa chỉ, tài sản hoặc cam kết cần được kiểm tra kỹ.
Không nên ký vào giấy còn để trống nội dung quan trọng. Cũng không nên ký khi chưa hiểu trách nhiệm của mình.
Nếu phát hiện sai thông tin, cần sửa trước khi thực hiện chứng thực. Không nên tự ý sửa sau khi văn bản đã được chứng thực.
4.4. Không ký khống hoặc nhờ người khác ký thay
Ký khống có thể tạo ra nhiều rủi ro. Người dân không nên ký trước vào văn bản chưa hoàn thiện.
Cũng không nên giao chữ ký cho người khác sử dụng thay mình. Chữ ký gắn với chính người ký và trách nhiệm của họ.
Nếu không thể trực tiếp thực hiện thủ tục, cần hỏi về phương án hợp pháp. Không nên tự ý nhờ người khác ký thay.
4.5. Kiểm tra nơi thực hiện chứng thực
Người dân nên xác định nơi thực hiện có thẩm quyền. Không nên chỉ dựa vào quảng cáo trên mạng.
Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ, cần tìm hiểu rõ đơn vị cung cấp. Thông tin về địa điểm và cách thực hiện cũng cần được kiểm tra.
Đối với giấy tờ quan trọng, nên ưu tiên thực hiện trực tiếp. Đây là cách giúp hạn chế nguy cơ gặp phải dịch vụ không hợp pháp.
>>> Xem thêm: Đang cần nhờ người khác thay mặt xử lý hồ sơ? Bạn nên quan tâm đến công chứng ủy quyền
Kết luận
Sự cố chứng thực chữ ký có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân. Có trường hợp do thiếu giấy tờ. Có trường hợp do ký sai cách hoặc sử dụng sai loại văn bản.
Để hạn chế rủi ro, người dân nên xác định đúng thủ tục trước khi thực hiện. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị đầy đủ. Nội dung văn bản phải được đọc kỹ trước khi ký.
Khi xảy ra vấn đề, không nên tự ý sửa chữa giấy tờ đã chứng thực. Cần xác định nguyên nhân và làm theo hướng dẫn của nơi có thẩm quyền. Nếu vụ việc liên quan đến tài sản hoặc tranh chấp, nên tìm kiếm tư vấn pháp lý phù hợp.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một trong những vấn đề được quan tâm nhất khi mua bán bất động sản chính là công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Nếu ưu tiên sự thuận tiện, hãy tham khảo thông tin trước khi lựa chọn văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com