Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực giấy trắng là vấn đề được nhiều người quan tâm khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký. Một số người cho rằng chỉ cần ký vào giấy trước mặt người có thẩm quyền là có thể được chứng thực.
Tuy nhiên, việc ký trên một tờ giấy chưa có nội dung tiềm ẩn nhiều rủi ro. Người yêu cầu chứng thực cần hiểu rõ quy định trước khi thực hiện.
Chứng thực chữ ký có mục đích xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này được thực hiện theo trình tự và điều kiện nhất định.
Vậy có được ký chứng thực chữ ký trên tờ giấy trắng không? Người có thẩm quyền có được chứng thực trong trường hợp này? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy xác nhận thu nhập cá nhân do công ty cấp.
1. Chứng thực chữ ký trên giấy trắng có được không?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản.
Người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ. Người có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo quy định.
Thủ tục này khác với chứng thực bản sao từ bản chính. Hai thủ tục có mục đích và cách thực hiện riêng.
Vì vậy, người dân cần xác định đúng loại chứng thực trước khi thực hiện.
1.2. Có được ký vào tờ giấy trắng để chứng thực không?
Về nguyên tắc, không nên ký vào tờ giấy trắng rồi yêu cầu chứng thực chữ ký.
Tờ giấy trắng chưa thể hiện nội dung của văn bản. Vì vậy, không có căn cứ rõ ràng để xác định chữ ký được sử dụng cho mục đích gì.
Việc ký trước trên giấy trắng cũng tạo ra rủi ro lớn. Nội dung có thể được bổ sung sau khi người ký đã giao giấy.
Người dân không nên thực hiện cách này. Đây cũng không phải cách an toàn để lập giấy ủy quyền hoặc văn bản giao dịch.
1.3. Vì sao không nên ký trước trên giấy trắng?
Chữ ký trên giấy trắng có thể bị sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Người ký rất khó kiểm soát nội dung được bổ sung sau đó.
Rủi ro càng lớn nếu tờ giấy được giao cho người khác. Nội dung mới có thể không đúng với ý chí ban đầu.
Người ký cũng có thể gặp khó khăn khi chứng minh mục đích của chữ ký. Tranh chấp có thể phát sinh nếu nội dung được bổ sung không phù hợp.
Do đó, người dân nên ký trên văn bản đã hoàn chỉnh. Nội dung cũng cần được đọc kỹ trước khi ký.
1.4. Có thể ký trước rồi nhờ chứng thực sau không?
Người dân không nên tự ý ký trước nếu chưa được hướng dẫn.
Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải ký trước mặt người có thẩm quyền. Trình tự này nhằm xác định đúng người ký và chữ ký được thực hiện theo quy định.
Nếu đã ký trước, người dân nên trao đổi với nơi thực hiện chứng thực. Tùy trường hợp, cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn cách xử lý.
2. Điều kiện để chứng thực chữ ký trên giấy tờ
2.1. Người yêu cầu phải có năng lực hành vi phù hợp
Người yêu cầu chứng thực phải đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các giấy tờ cần thiết. Việc kiểm tra nhằm xác định người yêu cầu và điều kiện thực hiện thủ tục.
Nếu có căn cứ cho thấy người yêu cầu không nhận thức hoặc không làm chủ được hành vi, việc chứng thực có thể không được thực hiện.
2.2. Người yêu cầu phải tự nguyện ký
Việc ký văn bản phải xuất phát từ ý chí của người yêu cầu.
Người có thẩm quyền cần bảo đảm người ký thực hiện thủ tục một cách tự nguyện. Việc ký do bị ép buộc hoặc đe dọa có thể làm phát sinh vấn đề pháp lý.
Nếu người yêu cầu có dấu hiệu bị tác động, việc chứng thực có thể bị từ chối.
2.3. Nội dung văn bản phải được thể hiện rõ
Trước khi ký, người dân cần biết chính xác mình đang ký văn bản nào.
Nội dung văn bản nên được ghi đầy đủ. Các thông tin quan trọng cũng cần được kiểm tra trước khi ký.
Đặc biệt, giấy ủy quyền cần ghi rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền cũng nên được thể hiện cụ thể.
2.4. Người ký cần xuất trình giấy tờ cần thiết
Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
CCCD thường được sử dụng để xác định thông tin của người yêu cầu. Các thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và chính xác.
Nếu thực hiện thủ tục cho trường hợp đặc biệt, có thể cần thêm giấy tờ liên quan. Người dân nên hỏi trước nếu chưa rõ thành phần hồ sơ.
2.5. Không phải văn bản nào cũng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký không áp dụng cho mọi loại văn bản.
Một số văn bản có nội dung thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký. Khi đó, người yêu cầu có thể cần thực hiện công chứng hoặc thủ tục khác.
Do đó, cần xác định đúng loại văn bản trước khi yêu cầu chứng thực. Việc này giúp tránh lựa chọn sai thủ tục.
>>> Xem thêm: Đang dự định chuyển sổ đỏ cho con? Hãy xem Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con để chủ động hơn về thủ tục
3. Quy trình chứng thực chữ ký đúng quy định
3.1. Bước 1: Chuẩn bị văn bản cần ký
Trước tiên, người dân cần chuẩn bị văn bản hoàn chỉnh.
Nội dung phải thể hiện rõ mục đích và phạm vi của văn bản. Không nên để trống những phần quan trọng.
Nếu là giấy ủy quyền, cần ghi rõ nội dung công việc. Thời hạn và quyền của người được ủy quyền cũng nên được xác định.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu cần mang theo giấy tờ tùy thân phù hợp.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với nội dung văn bản. Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, nên chuẩn bị giấy tờ liên quan.
Việc chuẩn bị trước giúp thủ tục được thực hiện thuận lợi hơn.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ
Người yêu cầu xuất trình văn bản và giấy tờ cần thiết.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra hồ sơ. Nội dung văn bản cũng được xem xét theo phạm vi chứng thực.
Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, người yêu cầu được hướng dẫn ký theo quy định.
3.4. Bước 4: Ký trước người có thẩm quyền
Người yêu cầu thực hiện việc ký theo hướng dẫn.
Chữ ký cần được thực hiện đúng trình tự. Người yêu cầu cũng cần bảo đảm mình đã đọc và hiểu nội dung văn bản.
Sau khi ký, người có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực theo quy định.
3.5. Bước 5: Nhận văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại văn bản.
Nên kiểm tra chữ ký và nội dung chứng thực. Các thông tin trên văn bản cũng cần được rà soát một lần nữa.
Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay với nơi thực hiện. Không nên tự ý sửa chữa nội dung sau khi đã chứng thực.
4. Những lưu ý quan trọng khi ký văn bản chứng thực
4.1. Không giao giấy trắng đã ký cho người khác
Đây là nguyên tắc an toàn mà người dân nên ghi nhớ.
Một tờ giấy đã có chữ ký nhưng chưa có nội dung có thể bị sử dụng sai mục đích. Người ký rất khó kiểm soát việc bổ sung thông tin sau đó.
Ngay cả khi tin tưởng người nhận giấy, việc ký giấy trắng vẫn tiềm ẩn rủi ro.
Cách an toàn hơn là hoàn thiện văn bản trước khi ký. Người ký nên giữ lại một bản để đối chiếu khi cần.
4.2. Đọc kỹ nội dung trước khi ký
Người dân nên đọc toàn bộ văn bản trước khi ký.
Không nên chỉ kiểm tra phần thông tin cá nhân. Những nội dung liên quan đến quyền và nghĩa vụ cũng rất quan trọng.
Nếu có điều khoản chưa rõ, cần hỏi lại trước khi ký. Khi chưa hiểu nội dung, không nên vội vàng thực hiện.
4.3. Không để trống phần quan trọng của văn bản
Một số người có thói quen ký trước rồi điền thông tin sau. Cách làm này không bảo đảm an toàn.
Các nội dung quan trọng nên được hoàn thiện trước khi ký. Đặc biệt là số tiền, tài sản, phạm vi ủy quyền và thời hạn.
Việc để trống những phần này có thể tạo ra tranh chấp. Người dân nên hạn chế tối đa tình trạng ký văn bản chưa hoàn chỉnh.
4.4. Kiểm tra phạm vi ủy quyền
Nếu văn bản là giấy ủy quyền, cần kiểm tra kỹ phạm vi công việc.
Không nên ghi nội dung quá chung chung. Người được ủy quyền chỉ nên thực hiện những công việc được giao.
Thời hạn ủy quyền cũng cần được xác định rõ. Nếu cần giới hạn quyền của người được ủy quyền, nội dung này nên được ghi cụ thể.
4.5. Giữ một bản văn bản sau khi chứng thực
Người ký nên lưu giữ bản sao hoặc bản chính theo nhu cầu.
Việc lưu giữ giúp người dân dễ kiểm tra nội dung khi cần. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu nếu phát sinh vấn đề.
Đối với văn bản quan trọng, nên bảo quản tại nơi an toàn. Không nên giao toàn bộ giấy tờ cho người khác nếu không cần thiết.
4.6. Hỏi rõ nếu chưa biết nên công chứng hay chứng thực
Công chứng và chứng thực là hai thủ tục khác nhau.
Không phải mọi văn bản đều có thể lựa chọn tùy ý giữa hai hình thức. Hình thức phù hợp còn phụ thuộc vào nội dung văn bản và yêu cầu của thủ tục.
Nếu chưa xác định được hình thức cần thực hiện, người dân nên hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Việc tư vấn trước giúp lựa chọn đúng thủ tục.
>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình công chứng ủy quyền thuận lợi hơn
Kết luận
Chứng thực giấy trắng không phải là cách làm an toàn khi thực hiện chứng thực chữ ký. Người dân không nên ký vào tờ giấy chưa có nội dung rồi giao cho người khác bổ sung sau. Cách làm này có thể dẫn đến nhiều rủi ro và tranh chấp không đáng có.
Khi cần chứng thực chữ ký, nên chuẩn bị văn bản đầy đủ trước khi ký. Người yêu cầu cũng cần đọc kỹ nội dung và thực hiện việc ký theo đúng trình tự.
Nếu chưa rõ hồ sơ hoặc hình thức thủ tục cần thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra nội dung văn bản và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Nhà đất đã tìm được người mua, nhưng thủ tục tiếp theo mới là điều cần quan tâm: Công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Những thủ tục quan trọng càng cần được thực hiện tại văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com