Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong nhiều thủ tục doanh nghiệp, hồ sơ ngân hàng, đấu thầu hoặc xin phép đầu tư, các cơ quan thường yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực quyết định bổ nhiệm – miễn nhiệm để xác định thẩm quyền ký kết và đại diện pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ khi nào cần thực hiện công chứng quyết định bổ nhiệm, hình thức công chứng nào hợp lệ, hay liệu quyết định nội bộ của doanh nghiệp có bắt buộc phải chứng thực hay không. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu đúng giá trị pháp lý của loại giấy tờ này và hướng dẫn chi tiết để tránh bị trả hồ sơ.
>>> Xem thêm: Câu chuyện phía sau mỗi bản di chúc tại văn phòng công chứng
1. Quyết định bổ nhiệm – miễn nhiệm là gì?
Quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm là văn bản do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ban hành nhằm:
-
Bổ nhiệm vị trí lãnh đạo, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật, trưởng phòng;
-
Miễn nhiệm, thay thế hoặc điều động nhân sự;
-
Giao quyền ký thay, ký thừa ủy quyền.
Đây là loại giấy tờ không phải văn bản quản lý nhà nước, nhưng lại có ảnh hưởng lớn đối với việc xác nhận tư cách pháp lý trong nhiều giao dịch.
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng mua bán nhà cho người lần đầu: Hướng dẫn chi tiết
2. Quyết định bổ nhiệm có cần công chứng không?
2.1. Quy định pháp luật liên quan
Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan công chứng/chứng thực được phép:
-
Chứng thực bản sao từ bản chính;
-
Chứng thực chữ ký;
-
Công chứng bản dịch;
-
Công chứng hợp đồng, giao dịch.
Không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải công chứng quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tuy nhiên, đơn vị tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao có chứng thực để đảm bảo tính xác thực.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn lựa chọn người được thừa kế trong Di chúc
2.2. Vậy khi nào cần công chứng quyết định bổ nhiệm?
✔ Khi làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp;
✔ Khi thực hiện đấu thầu, chứng minh tư cách đại diện để ký hồ sơ;
✔ Khi ký hợp đồng thương mại mà đối tác yêu cầu bản sao công chứng;
✔ Khi làm thủ tục thuế, bảo hiểm xã hội, thay đổi thông tin doanh nghiệp;
✔ Khi cá nhân đại diện ký hợp đồng tín dụng hoặc hồ sơ vay vốn.
3. Những hình thức công chứng được chấp nhận
3.1. Chứng thực bản sao quyết định bổ nhiệm
Đây là hình thức phổ biến nhất. Người yêu cầu xuất trình:
-
Bản gốc quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm;
-
Bản sao để chứng thực;
-
CCCD của người yêu cầu.
Công chứng viên hoặc UBND cấp xã sẽ xác nhận rằng bản sao đúng với bản gốc, chứ không xác nhận nội dung quyết định.
>>> Xem thêm: Vai trò công chứng viên trong phân chia di sản thừa kế – công chứng thừa kế
3.2. Công chứng bản dịch
Nếu hồ sơ nộp ra nước ngoài hoặc làm việc với tổ chức quốc tế, bạn cần bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài.
Bản dịch sẽ được công chứng theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014.
3.3. Chứng thực chữ ký của người đại diện
Một số quyết định cần ký mộc treo hoặc chữ ký xác nhận.
Cơ quan chứng thực có thể xác nhận chữ ký, nhưng không xác nhận nội dung quyết định.
>>> Xem thêm: Lợi ích khi chọn dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ trọn gói cho hộ gia đình
4. Lưu ý quan trọng để quyết định bổ nhiệm được công chứng hợp lệ
4.1. Quyết định phải có đủ yếu tố pháp lý
Một bản quyết định hợp lệ cần:
-
Số, ký hiệu văn bản;
-
Tên doanh nghiệp và mã số thuế;
-
Thẩm quyền ban hành;
-
Căn cứ pháp lý ban hành quyết định;
-
Nội dung bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm;
-
Chữ ký người đại diện theo pháp luật;
-
Dấu tròn doanh nghiệp.
Nếu thiếu dấu hoặc chữ ký, công chứng viên có thể từ chối.
4.2. Không công chứng được bản sao từ file PDF tự in
Quyết định tự in từ email nhưng không có dấu đỏ hoặc chữ ký số hợp lệ sẽ không được chứng thực bản sao.
4.3. Không công chứng bản gốc photo rồi đóng dấu lại
Công chứng viên có quyền từ chối khi bản gốc có dấu hiệu photocopy, scan, tẩy xóa.
4.4. Thời hạn công chứng
Quyết định bổ nhiệm thường không có thời hạn trừ khi văn bản ghi rõ.
Tuy nhiên, ngân hàng hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao công chứng trong 6 tháng gần nhất.
5. Quy trình công chứng quyết định bổ nhiệm – miễn nhiệm
Bước 1: Chuẩn bị bản gốc và bản sao quyết định.
Bước 2: Mang CCCD/CMND đến phòng công chứng hoặc UBND xã.
Bước 3: Điền phiếu yêu cầu công chứng.
Bước 4: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của bản gốc.
Bước 5: Nhận bản sao chứng thực ngay trong ngày.
Thời gian giải quyết: 5–10 phút/giấy tờ.
6. Khi nào công chứng viên có quyền từ chối?
-
Quyết định không phải bản gốc;
-
Quyết định do cá nhân tự in, không có dấu hoặc chữ ký hợp lệ;
-
Văn bản có tẩy xóa, chỉnh sửa;
-
Người yêu cầu công chứng không xuất trình được giấy tờ tùy thân;
-
Nội dung quyết định trái pháp luật hoặc không rõ giá trị áp dụng.
7. Kết luận
Việc công chứng quyết định bổ nhiệm là thủ tục cần thiết trong nhiều hoạt động doanh nghiệp để chứng minh thẩm quyền đại diện và năng lực ký kết. Hiểu đúng quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp bạn tránh bị trả hồ sơ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo giá trị pháp lý khi thực hiện giao dịch trong nước hoặc quốc tế.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?
>>> Quy trình hòa giải tranh chấp đất đai có lấn chiếm tại xã, phường
>>> Công chứng tại nhà không có mặt đầy đủ các bên – Có hiệu lực không?
>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng mua bán xe theo thỏa thuận miệng – công chứng hóa đơn
>>> Những điều cấm trong quá trình làm thủ tục đăng ký kết hôn
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com