Xác minh chữ ký từ hồ sơ công chứng lưu trữ

Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, thương mại và thậm chí cả hình sự, tranh chấp về chữ ký, dấu vân tay trên hợp đồng, giao dịch xảy ra ngày càng phổ biến. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành nguồn chứng cứ đặc biệt quan trọng để xác minh chữ ký, dấu vân tay, làm rõ ý chí thực sự của các bên tại thời điểm giao kết.

Bài viết phân tích căn cứ pháp lý và thực tiễn sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ để xác minh chữ ký, dấu vân tay, qua đó làm rõ giá trị pháp lý lâu dài của hoạt động lưu trữ trong nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Địa chỉ công chứng được nhiều luật sư khuyên dùng – Văn phòng công chứng Hà Nội.

1. Cơ sở pháp lý của việc lưu trữ hồ sơ công chứng

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải được lập thành hồ sơ công chứng, bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch

• Bản chính văn bản công chứng có chữ ký, điểm chỉ

• Bản sao giấy tờ tùy thân

• Tài liệu xác minh trong quá trình công chứng

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng phải được:

• Lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng

• Bảo quản đầy đủ, an toàn trong thời hạn luật định

➡️ Đây là căn cứ pháp lý trực tiếp để hồ sơ công chứng được sử dụng làm tài liệu đối chiếu khi phát sinh nhu cầu xác minh chữ ký, dấu vân tay.

2. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng trong việc xác minh chữ ký, dấu vân tay

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị:

• Chứng cứ

• Có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan

Đồng thời, theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập trong phạm vi chức năng được coi là chứng cứ hợp pháp.

➡️ Hồ sơ công chứng lưu trữ, trong đó có chữ ký và dấu vân tay được lập dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, có giá trị pháp lý cao để:

• Đối chiếu

• So sánh

• Phục vụ giám định tư pháp

>>> Xem thêm: Bạn chỉ cần ủy quyền, phần còn lại để dịch vụ sổ đỏ lo – nhanh, gọn, chính xác.

3. Sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ để giám định chữ ký

Khi có tranh chấp về chữ ký, cơ quan tiến hành tố tụng hoặc đương sự có thể yêu cầu:

• Trích xuất HS công chứng lưu trữ

• Sử dụng chữ ký trong hồ sơ làm mẫu so sánh

Theo Luật Giám định tư pháp 2012, sửa đổi bổ sung năm 2020:

• Chữ ký trong hồ sơ công chứng là mẫu chuẩn, do được lập trong điều kiện khách quan, có sự xác nhận của công chứng viên

• Có thể sử dụng làm căn cứ giám định chữ viết, chữ ký

📌 Đặc biệt, chữ ký trong HS công chứng thường có giá trị cao hơn chữ ký trên giấy tờ viết tay thông thường vì được lập trong quy trình chặt chẽ.

4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong xác minh dấu vân tay

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng:

• Không ký được

• Hoặc đồng thời ký và điểm chỉ

Theo Điều 48 Luật Công chứng 2014, việc điểm chỉ phải được ghi nhận rõ trong văn bản công chứng và hồ sơ công chứng.

➡️ Dấu vân tay lưu trong HS công chứng:

• Là dấu vân tay được lập trực tiếp, hợp pháp

• Có thể sử dụng để đối chiếu, giám định dấu vân tay khi có tranh chấp về việc giả mạo hoặc phủ nhận giao dịch

Trong thực tiễn tố tụng, đây là căn cứ đặc biệt quan trọng khi người ký đã mất, mất năng lực hành vi dân sự hoặc không thừa nhận giao dịch.

>>> Xem thêm: Đây là toàn bộ Thủ tục làm sổ đỏ theo luật hiện hành bạn nên biết.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ:
Năm 2016, bà H ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Văn phòng công chứng Y, có ký tên và điểm chỉ. Năm 2023, con của bà H khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do chữ ký không phải của bà H.

Trong quá trình giải quyết vụ án:

• Tòa án trưng cầu giám định chữ ký và dấu vân tay

• Sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ tại Văn phòng công chứng Y làm mẫu đối chiếu

Kết luận giám định xác định chữ ký và dấu vân tay trong hợp đồng trùng khớp với mẫu lưu trữ, qua đó bác yêu cầu khởi kiện.

➡️ Trường hợp này cho thấy giá trị chứng cứ đặc biệt quan trọng của hồ sơ công chứng lưu trữ.

6. Kết luận

Việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ để xác minh chữ ký, dấu vân tay có cơ sở pháp lý vững chắc và giá trị thực tiễn cao trong giải quyết tranh chấp. Hồ sơ công chứng không chỉ phản ánh nội dung giao dịch mà còn là chứng cứ gốc để xác định chủ thể ký kết, ý chí tự nguyện và tính xác thực của hợp đồng. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, khoa học và đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt trong quản trị rủi ro và bảo vệ uy tín nghề công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Phí công chứng thỏa thuận di sản: Bảng giá cập nhật mới nhất

>>> Cách lựa chọn văn phòng công chứng gần nhất tại Hà Nội uy tín và làm việc đúng quy định

>>> Toàn bộ quy trình thực hiện công chứng ủy quyền trong các giao dịch dân sự phổ biến hiện nay

>>> Khi nào người dân cần thực hiện chứng thực chữ ký để văn bản có giá trị pháp lý

>>> Công chứng ngoài trụ sở và trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com