Thủ tục công chứng vay vốn ngân hàng đầy đủ từ A-Z
Trong bối cảnh hoạt động tín dụng ngày càng phổ biến, việc công chứng vay vốn ngân hàng trở thành một bước quan trọng giúp đảm bảo tính pháp lý, hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của cả người vay và ngân hàng. Nhiều trường hợp hợp đồng vay bị vô hiệu hoặc không được thi hành do không tuân thủ đúng thủ tục công chứng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình công chứng vay vốn ngân hàng theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục công chứng vay vốn ngân hàng
Việc công chứng vay vốn ngân hàng hiện được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Bộ luật Dân sự 2015: Từ Điều 463 đến Điều 471 quy định về hợp đồng vay tài sản, quyền và nghĩa vụ của các bên.
Luật Công chứng 2014, sửa đổi, bổ sung năm 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025): Điều chỉnh về trình tự, thẩm quyền và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, bao gồm hợp đồng vay vốn và thế chấp ngân hàng.
Luật Các tổ chức tín dụng 2010, sửa đổi năm 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025): Quy định điều kiện cấp tín dụng, cho vay và xử lý tài sản bảo đảm.
Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023: Quy định việc công chứng, chứng thực hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi thế chấp.
Nghị định 82/2023/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng, hành nghề luật sư, thừa phát lại.
Những quy định này tạo nên cơ sở pháp lý rõ ràng để việc công chứng vay vốn ngân hàng được thực hiện hợp pháp và minh bạch.
2. Khi nào cần công chứng vay vốn ngân hàng
Không phải mọi hợp đồng vay đều bắt buộc công chứng. Pháp luật quy định cụ thể từng trường hợp.
a. Trường hợp bắt buộc công chứng: Theo Điều 122 Luật Nhà ở 2023 và Điều 188 Luật Đất đai 2024, hợp đồng vay vốn có thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở hoặc tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, theo Điều 35 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014, nếu tài sản thế chấp là tài sản chung vợ chồng thì việc công chứng chỉ hợp lệ khi có sự đồng ý và chữ ký của cả hai bên.
b. Trường hợp không bắt buộc công chứng: Các hợp đồng vay tín chấp (không có tài sản bảo đảm) hoặc vay tiêu dùng ngắn hạn có thể không cần công chứng, trừ khi các bên tự nguyện yêu cầu để tăng tính pháp lý.
Ví dụ thực tế: Anh Long tại TP.HCM vay 2 tỷ đồng để mua nhà, thế chấp bằng chính căn nhà đang mua. Trường hợp này bắt buộc phải công chứng hợp đồng vay và thế chấp. Trong khi đó, chị Mai vay tín chấp 80 triệu đồng qua ứng dụng ngân hàng điện tử thì không cần công chứng.
>>> Xem thêm: Trọn gói từ A–Z: Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh, chính xác, tiết kiệm
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng vay vốn ngân hàng
Để việc công chứng vay vốn ngân hàng được diễn ra suôn sẻ, các bên cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023), gồm:
a. Hồ sơ của bên vay:
Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Sổ hộ khẩu (nếu có yêu cầu đối chiếu).
Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc tài sản thế chấp khác.
Giấy phép hoạt động và giấy tờ xác minh người đại diện theo pháp luật.
Giấy ủy quyền ký kết hợp đồng (nếu có).
c. Hồ sơ bổ sung (nếu cần):
Biên bản định giá tài sản thế chấp.
Văn bản xác nhận tình trạng pháp lý của tài sản (không tranh chấp, không bị kê biên).
Lưu ý: Các bản sao nộp để công chứng phải được chứng thực hợp lệ hoặc mang bản gốc để đối chiếu tại tổ chức hành nghề công chứng.
4. Quy trình công chứng vay vốn ngân hàng từ A-Z
Theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023), quy trình công chứng vay vốn ngân hàng gồm 5 bước chính:
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ Người vay hoặc đại diện ngân hàng nộp hồ sơ tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng có thẩm quyền nơi có tài sản thế chấp.
Bước 2. Kiểm tra và thẩm định hồ sơ Công chứng viên kiểm tra giấy tờ tùy thân, tình trạng pháp lý của tài sản, đối chiếu quyền sở hữu và xác định nội dung hợp đồng có phù hợp pháp luật hay không.
Bước 3. Giải thích nội dung hợp đồng Công chứng viên đọc lại và giải thích toàn bộ hợp đồng cho các bên nghe, nêu rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý khi vi phạm hợp đồng.
Bước 4. Ký kết và chứng nhận Các bên ký, điểm chỉ trước mặt công chứng viên. Công chứng viên ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng.
Bước 5. Trả kết quả và lưu trữ hồ sơ Hợp đồng được in thành nhiều bản, có giá trị pháp lý như nhau. Một bản gốc được lưu tại tổ chức hành nghề công chứng, các bên giữ bản sao.
Thời gian giải quyết: Thông thường trong 01 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh thêm có thể kéo dài tối đa 03 ngày.
Ví dụ minh họa: Anh Dũng tại Hải Phòng vay 3 tỷ đồng thế chấp mảnh đất của mình. Tuy nhiên, trong quá trình công chứng, công chứng viên phát hiện mảnh đất đang bị đăng ký giao dịch bảo đảm tại một ngân hàng khác. Sau khi anh Dũng hoàn tất thủ tục giải chấp, hợp đồng mới được công chứng hợp lệ.
>>> Xem thêm: Cần công chứng giấy tờ gấp? Đến ngay Phòng công chứng.
5. Quy định mới năm 2025 về công chứng vay vốn ngân hàng
Từ năm 2025, Luật Công chứng sửa đổi 2023 và Luật Các tổ chức tín dụng sửa đổi 2024 chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều điểm mới đáng chú ý trong hoạt động công chứng vay vốn ngân hàng, bao gồm:
Công chứng điện tử: Cho phép ký hợp đồng vay và thế chấp trên nền tảng công chứng số, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí đi lại.
Tra cứu dữ liệu tài sản trực tuyến: Công chứng viên có quyền truy cập cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia để kiểm tra tình trạng thế chấp, tránh trường hợp tài sản bị thế chấp trùng.
Lưu trữ hồ sơ điện tử: Hồ sơ công chứng được lưu trữ tối thiểu 20 năm trên hệ thống điện tử, đảm bảo an toàn và dễ dàng tra cứu.
Tăng cường trách nhiệm của công chứng viên: Công chứng viên phải chịu trách nhiệm bồi thường nếu gây thiệt hại cho khách hàng do lỗi nghề nghiệp theo Điều 73 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023).
Ví dụ thực tế: Từ năm 2025, nhiều ngân hàng lớn như VietinBank, BIDV tại Hà Nội đã áp dụng hình thức công chứng điện tử. Khách hàng chỉ cần đăng nhập hệ thống, xác thực eKYC và ký hợp đồng online, giúp rút ngắn thời gian xử lý từ 3 ngày xuống còn 1 ngày.
Kết luận
Thủ tục công chứng vay vốn ngân hàng là bước không thể thiếu để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng tín dụng, nhất là khi có tài sản thế chấp. Việc tuân thủ đúng quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín sẽ giúp người vay tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.
Trong năm 2025, với sự triển khai của công chứng điện tử, quy trình công chứng ngày càng minh bạch, hiện đại và thuận tiện hơn, góp phần thúc đẩy hoạt động tín dụng an toàn và hiệu quả trên toàn quốc.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
