Sửa chữa trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ

Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực của giao dịch đã được công chứng. Trong bối cảnh tranh chấp dân sự, hành chính hoặc tố tụng hình sự, hồ sơ công chứng lưu trữ thường được trích xuất để làm chứng cứ. Tuy nhiên, trên thực tế đã phát sinh những trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị sửa chữa trái phép, làm sai lệch nội dung giao dịch, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Hành vi này không chỉ vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp mà còn có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng theo quy định của pháp luật.

>>> Xem thêm: Dù bạn cần công chứng hợp đồng, giấy ủy quyền hay giao dịch nhà đất, tại đây đều hỗ trợ đầy đủ.

1. Quy định pháp luật về quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, HS công chứng bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch

• Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản

• Bản chính văn bản công chứng và các tài liệu liên quan

Khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định:

“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.”

➡️ Như vậy, pháp luật đặt ra nghĩa vụ bảo quản nguyên trạng hồ sơ công chứng lưu trữ, không cho phép sửa chữa, tẩy xóa, bổ sung trái phép dưới bất kỳ hình thức nào.

2. Hành vi sửa chữa trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ là gì?

Sửa chữa trái phép HS công chứng lưu trữ được hiểu là các hành vi như:

• Tẩy xóa, sửa nội dung văn bản công chứng đã lưu

• Thay thế trang hồ sơ, thay chữ ký, dấu vân tay

• Bổ sung tài liệu không có tại thời điểm công chứng

• Thay đổi ngày, tháng, năm công chứng trong hồ sơ lưu trữ

Những hành vi này không thuộc trường hợp sửa lỗi kỹ thuật hợp pháp theo Điều 50 Luật Công chứng 2014, vì việc sửa lỗi chỉ được thực hiện đối với văn bản đang lưu hành và phải có đầy đủ thủ tục theo luật định.

>>> Xem thêm: Bước đầu tiên cho giao dịch bất động sản an toàn chính là chọn dịch vụ làm sổ đỏ nhanh đáng tin cậy, nhanh và đúng quy định.

3. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

3.1. Trách nhiệm kỷ luật và hành chính

Theo Điều 15 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc:

• Trung thực

• Khách quan

• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng

Hành vi sửa chữa trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ có thể bị xử lý:

• Kỷ luật nghề nghiệp

• Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về quản lý hoạt động công chứng

Ngoài ra, tổ chức hành nghề công chứng cũng phải chịu trách nhiệm liên đới trong việc quản lý hồ sơ.

4. Trách nhiệm bồi thường dân sự khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị sửa chữa trái phép

Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu:

• Công chứng viên có lỗi trong quá trình hành nghề

• Hồ sơ công chứng lưu trữ bị làm sai lệch gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba

Căn cứ Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại do hành vi trái pháp luật phải bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh, bao gồm:

• Thiệt hại về tài sản

• Chi phí khắc phục hậu quả

• Thiệt hại phát sinh do tranh chấp kéo dài

➡️ Việc sửa chữa trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ có thể trở thành căn cứ xác định lỗi nghiêm trọng của công chứng viên.

>>> Xem thêm: Bạn đã biết về Công chứng ngoài trụ sở miễn phí chưa?

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ:
Năm 2016, hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất giữa ông A và bà B được công chứng hợp pháp. Năm 2022, khi phát sinh tranh chấp thừa kế, Tòa án trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ thì phát hiện bản lưu có dấu hiệu sửa đổi nội dung về diện tích đất so với bản giao cho các bên.

Qua xác minh, cơ quan tiến hành tố tụng xác định việc sửa chữa được thực hiện sau thời điểm công chứng, không có biên bản sửa lỗi theo Điều 50 Luật Công chứng 2014.
➡️ Hậu quả:

• HS công chứng bị nghi ngờ về tính xác thực

• Văn phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại

• Công chứng viên liên quan bị xem xét trách nhiệm pháp lý

6. Kết luận

Hồ sơ công chứng lưu trữ là tài sản pháp lý đặc biệt, có giá trị chứng cứ lâu dài và trực tiếp ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên trong giao dịch. Mọi hành vi sửa chữa trái phép hồ sơ công chứng lưu trữ đều là vi phạm pháp luật, có thể kéo theo trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm bồi thường dân sự và thậm chí trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng hơn. Do đó, việc quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ nghề nghiệp mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm an toàn pháp lý cho xã hội.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Phát sinh nghĩa vụ ngoài ý chí: Có hủy văn bản công chứng?

>>> Những dấu hiệu quan trọng cần biết khi thực hiện kiểm tra sổ đỏ giả trước khi giao dịch

>>> Ý nghĩa pháp lý của việc lập công chứng hợp đồng tặng cho tài sản giữa người thân

>>> Quy trình thực hiện thủ tục công chứng đúng luật mà người dân cần nắm rõ

>>> Có nên yêu cầu ghi âm, ghi hình khi công chứng ngoài trụ sở hay không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com