Mẫu hợp đồng ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính: Hướng dẫn và lưu ý pháp lý
Trong thực tế, nhiều người không thể trực tiếp thực hiện các thủ tục tại cơ quan nhà nước do vướng bận công việc, sinh sống xa địa phương hoặc lý do sức khỏe. Khi đó, việc lập mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính là phương án cần thiết và được pháp luật cho phép. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hợp đồng này đúng pháp lý, đồng thời cung cấp ví dụ và lưu ý quan trọng khi áp dụng.
>>> Xem thêm: Những lưu ý khi lập hợp đồng ủy quyền cho người thân trong gia đình
1. Mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính là gì?
Mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính là văn bản pháp lý thể hiện việc một cá nhân hoặc tổ chức giao cho người khác (thường là người thân, nhân viên, luật sư…) thay mặt mình thực hiện các thủ tục với cơ quan hành chính nhà nước như: xin cấp giấy phép, đăng ký hộ khẩu, làm thủ tục đất đai, nhận kết quả giải quyết hồ sơ…
Văn bản này là hợp đồng ủy quyền dân sự, được quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, và có thể được công chứng hoặc chứng thực tùy theo loại thủ tục hành chính cụ thể.
>>> Xem thêm: Chất lượng dịch vụ của các văn phòng công chứng tại Việt Nam hiện nay có đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế?
2. Căn cứ pháp lý
Việc lập và sử dụng mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính dựa trên các văn bản sau:
Bộ luật Dân sự 2015, Điều 562–588: quy định về hợp đồng ủy quyền
Luật Công chứng 2014, Điều 42: quy định về công chứng hợp đồng ủy quyền
Nghị định 23/2015/NĐ-CP: quy định về chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Các luật chuyên ngành: Luật Hộ tịch, Luật Cư trú, Luật Đất đai, Luật Nhà ở…
Mỗi thủ tục hành chính cụ thể sẽ có yêu cầu riêng về hình thức văn bản, mức độ chứng thực hoặc công chứng.
3. Khi nào cần sử dụng mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính?
Một số trường hợp phổ biến cần đến mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính:
Ủy quyền nộp, rút hồ sơ hành chính tại UBND hoặc cơ quan chuyên ngành
Ủy quyền làm sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, khai tử, cấp thẻ BHYT
Ủy quyền xin cấp phép xây dựng, giấy phép kinh doanh
Ủy quyền thay mặt thực hiện thủ tục đất đai như tách thửa, chuyển nhượng
Nhận hộ kết quả hành chính hoặc văn bản công nhận từ cơ quan nhà nước
4. Nội dung cần có trong mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính
4.1. Các mục bắt buộc
Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền (họ tên, số CCCD, địa chỉ cư trú)
Loại công việc hành chính được ủy quyền cụ thể
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục
Thời hạn ủy quyền
Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên
Cam kết về tính trung thực và chịu trách nhiệm pháp lý
4.2. Hình thức pháp lý
Nếu ủy quyền thực hiện thủ tục đơn giản (ví dụ nộp hồ sơ, nhận kết quả), chỉ cần giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký tại UBND xã/phường
Nếu liên quan đến quyền lợi lớn, đất đai, tài sản… nên lập hợp đồng ủy quyền có công chứng tại phòng công chứng
>>> Xem thêm: Những điều cần lưu ý khi lập và công chứng di chúc để tránh tranh chấp sau này
5. Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống: Ông D đang làm việc tại Nhật Bản, muốn ủy quyền cho em trai là anh V thay mặt mình xin cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại quê nhà ở Nghệ An.
Giải pháp: Ông D liên hệ với Lãnh sự quán Việt Nam tại Tokyo để lập mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính, nêu rõ nội dung “thay mặt xin cấp lại sổ đỏ do bị mất”, có công chứng và đóng dấu hợp lệ. Văn bản sau đó được gửi về Việt Nam và dịch thuật, chứng thực tại phòng công chứng.
Kết quả: Anh V thay mặt ông D nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Nghệ An, được tiếp nhận và cấp lại sổ đúng thời hạn theo quy định.
6. Một số lưu ý khi sử dụng mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính
Ghi rõ thời hạn và phạm vi công việc được ủy quyền
Không nên dùng cụm từ “toàn quyền” nếu không thực sự cần thiết
Nếu ủy quyền cho người thân, vẫn cần chứng thực hoặc công chứng đúng theo yêu cầu của thủ tục hành chính cụ thể
Luôn giữ bản sao hợp đồng để đối chiếu khi cần
Trường hợp người ủy quyền đang ở nước ngoài, cần thực hiện tại Lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán Việt Nam và hợp pháp hóa lãnh sự nếu văn bản lập bằng tiếng nước ngoài
>>> Xem thêm: Xác lập tài sản riêng có ảnh hưởng đến quyền thừa kế hoặc phân chia khi ly hôn không?
Kết luận
Mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính là giải pháp thuận tiện và hợp pháp giúp người dân xử lý hồ sơ, giấy tờ khi không thể trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên, để văn bản có giá trị pháp lý và được chấp nhận, cần soạn đúng mẫu, xác định rõ nội dung, phạm vi, hình thức chứng thực hoặc công chứng phù hợp với từng loại thủ tục.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến mẫu hợp đồng ủy quyền thủ tục hành chính, hãy liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giải quyết mọi vấn đề pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
