Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong hoạt động công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ mang tính thủ tục mà còn có mối liên hệ trực tiếp đến trách nhiệm bồi thường của văn phòng công chứng khi xảy ra thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba. Thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy, nhiều vụ việc xác định trách nhiệm bồi thường xuất phát từ việc hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ, không chính xác hoặc không thể trích xuất khi cần thiết. Bài viết phân tích rõ mối quan hệ pháp lý giữa hai vấn đề này dưới góc độ pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Được pháp lý bảo đảm 100% khi thực hiện tại văn phòng công chứng.
1. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải được lập thành hồ sơ công chứng, bao gồm:
-
Phiếu yêu cầu công chứng
-
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
-
Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản
-
Bản chính văn bản công chứng và các tài liệu liên quan
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng có trách nhiệm:
-
Lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn
-
Bảo đảm khả năng tra cứu, sử dụng hồ sơ trong thời hạn luật định
➡️ Việc lưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, không phụ thuộc vào việc có hay không phát sinh tranh chấp.
2. Căn cứ pháp lý về trách nhiệm bồi thường của văn phòng công chứng
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng nếu:
-
Công chứng viên gây thiệt hại do lỗi của mình trong khi hành nghề
-
Thiệt hại phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng
Sau khi bồi thường, văn phòng công chứng có quyền yêu cầu công chứng viên hoàn trả nếu thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra.
Ngoài ra, theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại do hành vi trái pháp luật phải bồi thường nếu có đủ các yếu tố:
-
Hành vi trái pháp luật
-
Có thiệt hại thực tế
-
Có mối quan hệ nhân quả
-
Có lỗi
➡️ Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng có vai trò trực tiếp trong việc xác định các yếu tố này.
>>> Xem thêm: Cần đảm bảo hồ sơ hợp lệ trước khi công chứng? Hãy liên hệ dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói để được hỗ trợ miễn phí.
3. Lưu trữ hồ sơ công chứng – căn cứ xác định lỗi và trách nhiệm bồi thường
Trong tranh chấp liên quan đến công chứng, HS công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để:
-
Xác định công chứng viên đã tuân thủ đúng trình tự, thủ tục hay chưa
-
Làm rõ nội dung kiểm tra hồ sơ, giải thích quyền nghĩa vụ cho các bên
-
Chứng minh việc công chứng có hay không vi phạm pháp luật
Nếu hồ sơ công chứng:
-
Không đầy đủ
-
Bị thất lạc
-
Không phản ánh đúng quá trình công chứng
➡️ Văn phòng công chứng có thể bị coi là không thực hiện đúng nghĩa vụ lưu trữ, từ đó phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
4. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ trong vụ việc bồi thường
Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập trong phạm vi chức năng được coi là chứng cứ nếu được thu thập hợp pháp.
Hồ sơ công chứng lưu trữ:
-
Là tài liệu được lập bởi tổ chức hành nghề công chứng
-
Có giá trị chứng minh cao về quá trình xác lập giao dịch
➡️ Khi văn phòng công chứng không xuất trình được hồ sơ lưu trữ đầy đủ, nguy cơ bất lợi trong việc chứng minh không có lỗi là rất lớn.
>>> Xem thêm: Lời khuyên từ chuyên gia khi tiến hành Thủ tục công chứng.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ:
Năm 2020, ông A ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Văn phòng công chứng X. Sau đó, hợp đồng bị Tòa án tuyên vô hiệu do bên chuyển nhượng không đủ điều kiện ký kết.
Ông A khởi kiện yêu cầu Văn phòng công chứng X bồi thường thiệt hại. Trong quá trình giải quyết:
-
Văn phòng công chứng không xuất trình được đầy đủ hồ sơ công chứng lưu trữ
-
Thiếu tài liệu thể hiện việc công chứng viên đã kiểm tra điều kiện pháp lý của bên chuyển nhượng
➡️ Tòa án xác định văn phòng công chứng không chứng minh được mình không có lỗi, từ đó buộc bồi thường thiệt hại theo Điều 38 Luật Công chứng 2014.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm bồi thường của văn phòng công chứng có mối quan hệ pháp lý chặt chẽ, mang tính nhân quả rõ ràng. Hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch mà còn là lá chắn pháp lý để văn phòng công chứng chứng minh việc tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro bồi thường. Ngược lại, việc vi phạm nghĩa vụ lưu trữ có thể trực tiếp dẫn đến trách nhiệm bồi thường thiệt hại, dù lỗi ban đầu không hoàn toàn xuất phát từ nội dung giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Đối phó nghĩa vụ thanh toán qua công chứng: Văn bản có bị hủy?
>>> Trình tự thực hiện công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng theo quy định
>>> Những tiêu chí đánh giá tính hợp lệ của công chứng không tại văn phòng
>>> Những bước cần thiết trong thủ tục xin cấp sổ đỏ để tránh hồ sơ bị trả lại
>>> Cách tính lệ phí trước bạ khi đăng ký tài sản
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com