Lưu trữ hồ sơ công chứng và người mất năng lực hành vi

Các giao dịch dân sự có sự tham gia của người mất năng lực hành vi dân sự luôn tiềm ẩn rủi ro pháp lý cao và dễ phát sinh tranh chấp. Trong bối cảnh đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ hành chính của tổ chức hành nghề công chứng mà còn đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi của người được giám hộ, người đại diện và các bên liên quan. Bài viết phân tích toàn diện lưu trữ hồ sơ công chứng trong các giao dịch liên quan đến người mất năng lực hành vi dân sự dưới góc độ pháp lý và thực tiễn.

>>> Xem thêm: Giải pháp công chứng toàn diện cho cá nhân và doanh nghiệp: Văn phòng công chứng Hà Nội.

1. Khái niệm người mất năng lực hành vi dân sự và hệ quả pháp lý đối với giao dịch

Theo Điều 22 Bộ luật Dân sự 2015, người mất năng lực hành vi dân sự là người do tình trạng tâm thần hoặc bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ hành vi, và phải có quyết định của Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự.

Hệ quả pháp lý quan trọng:

• Người mất năng lực hành vi dân sự không được tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự

• Mọi giao dịch phải do người đại diện theo pháp luật (người giám hộ) thực hiện theo Điều 24 BLDS 2015

➡️ Do đó, khi công chứng các giao dịch liên quan đến nhóm chủ thể này, hồ sơ công chứng phải phản ánh đầy đủ căn cứ đại diện, làm cơ sở cho việc lưu trữ lâu dài.

2. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp người mất năng lực hành vi dân sự

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải được lập thành hồ sơ công chứng, bao gồm toàn bộ tài liệu liên quan đến việc xác lập giao dịch.

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

• Lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn

• Bảo đảm khả năng khai thác, sử dụng hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp

Đối với giao dịch liên quan đến người mất năng lực hành vi dân sự, việc lưu trữ hồ sơ càng có ý nghĩa quan trọng vì:

• Giao dịch dễ bị xem xét lại về tính hợp pháp

• Tranh chấp thường phát sinh sau thời gian dài

>>> Xem thêm: Giải pháp tối ưu cho người mua bán nhà đất bận rộn chính là dịch vụ làm sổ đỏ.

3. Nội dung hồ sơ công chứng cần lưu trữ đối với giao dịch có người mất năng lực hành vi dân sự

Ngoài các giấy tờ thông thường, hồ sơ công chứng lưu trữ trong trường hợp này phải thể hiện rõ:

• Quyết định của Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự

• Giấy tờ xác lập tư cách người giám hộ

• Giấy tờ tùy thân của người đại diện

• Tài liệu chứng minh giao dịch phục vụ lợi ích của người được giám hộ

Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, bảo đảm giao dịch không xâm hại quyền và lợi ích hợp pháp của người mất năng lực hành vi dân sự.

➡️ Toàn bộ quá trình này phải được phản ánh và lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ công chứng.

4. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ khi phát sinh tranh chấp

Khi có tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để:

• Xác định đúng tư cách đại diện của người giám hộ

• Kiểm tra điều kiện xác lập giao dịch

• Đánh giá trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, tài liệu do tổ chức có thẩm quyền lập trong phạm vi chức năng được coi là chứng cứ hợp pháp.

➡️ Hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng cứ cao, đặc biệt trong các vụ việc yêu cầu tuyên giao dịch vô hiệu do vi phạm điều kiện về chủ thể.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu dấu hiệu nhận diện giúp bạn tự tin Kiểm tra sổ đỏ giả

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ:
Ông M bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự do bệnh tâm thần, bà N được chỉ định làm người giám hộ. Năm 2019, bà N đại diện ông M ký hợp đồng cho thuê nhà và thực hiện công chứng tại Văn phòng công chứng Z.

Năm 2024, người thân của ông M khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do giao dịch trái pháp luật. Trong quá trình giải quyết:

• Tòa án yêu cầu trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ

• Hồ sơ thể hiện đầy đủ quyết định của Tòa án, giấy tờ giám hộ và mục đích giao dịch vì lợi ích của ông M

➡️ Trên cơ sở hồ sơ lưu trữ, Tòa án xác định giao dịch hợp pháp và bác yêu cầu khởi kiện.

6. Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng trong các giao dịch liên quan đến người mất năng lực hành vi dân sự không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Công chứng 2014 mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để bảo đảm tính minh bạch, hợp pháp và an toàn cho các giao dịch đặc thù này. Hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ, chặt chẽ sẽ giúp phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của người mất năng lực hành vi dân sự và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Nguy cơ gây thiệt hại cho bên thứ ba: Công chứng viên có nên ký?

>>> Vai trò của văn phòng công chứng Hà Nội trong việc bảo đảm an toàn pháp lý

>>> Những điểm cần lưu ý khi thực hiện kiểm tra sổ đỏ thật giả trước khi ký hợp đồng

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu theo quy định mới nhất của pháp luật đất đai

>>> Khi nào giao dịch được công chứng tại nhà dễ bị Tòa án xem xét lại?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com