Lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tố cáo

Trong bối cảnh hoạt động công chứng ngày càng gắn liền với các giao dịch có giá trị lớn, việc phát sinh tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật trong công chứng không phải là hiếm gặp. Khi có tố cáo, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ trung tâm để cơ quan có thẩm quyền xác minh, làm rõ trách nhiệm của công chứng viên và văn phòng công chứng. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đúng quy định có ý nghĩa quyết định đối với quá trình giải quyết tố cáo và bảo vệ an toàn pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Cần công chứng ngoài giờ? Văn phòng công chứng có thể hỗ trợ bạn.

1. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch

• Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản

• Bản chính văn bản công chứng và tài liệu liên quan

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng có trách nhiệm:

• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng

• Bảo đảm an toàn, không bị sửa đổi, tẩy xóa, thất lạc

• Cung cấp hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu

➡️ Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng mang tính bắt buộc và xuyên suốt, đặc biệt quan trọng khi phát sinh tố cáo.

2. Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc giải quyết tố cáo trong hoạt động công chứng

Theo Luật Tố cáo 2018, tố cáo là việc cá nhân báo cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Căn cứ Điều 12 Luật Tố cáo 2018, cơ quan có thẩm quyền có quyền:

• Yêu cầu tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin, tài liệu

• Thu thập chứng cứ để xác minh nội dung tố cáo

Trong lĩnh vực công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là nguồn tài liệu bắt buộc phải cung cấp để phục vụ việc xác minh tố cáo.

>>> Xem thêm: Muốn chuyển nhượng đất nhanh, đúng luật, bạn nên sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh của đơn vị công chứng uy tín.

3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tố cáo

Khi có tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò:

• Xác định trình tự, thủ tục công chứng có đúng quy định hay không

• Làm rõ việc kiểm tra năng lực hành vi, ý chí tự nguyện của các bên

• Đánh giá trách nhiệm cá nhân của công chứng viên và trách nhiệm của văn phòng công chứng

Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc khách quan, trung thực, đúng pháp luật. Hồ sơ lưu trữ là căn cứ để chứng minh việc tuân thủ hay vi phạm các nguyên tắc này.

➡️ Thiếu hoặc sai lệch hồ sơ công chứng lưu trữ có thể làm gia tăng nguy cơ bị kết luận vi phạm trong quá trình giải quyết tố cáo.

4. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ trong vụ việc tố cáo

Theo Điều 15 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về hoạt động công chứng do mình thực hiện.

Nếu hồ sơ công chứng:

• Không được lưu trữ đầy đủ

• Không phản ánh đúng nội dung, diễn biến công chứng

• Bị thất lạc, chỉnh sửa trái phép

➡️ Văn phòng công chứng có thể phải chịu:

• Trách nhiệm kỷ luật đối với công chứng viên

• Trách nhiệm xử phạt vi phạm hành chính

• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo Điều 38 Luật Công chứng 2014

Trong trường hợp có dấu hiệu tội phạm, hồ sơ công chứng còn là căn cứ để xem xét trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật có liên quan.

>>> Xem thêm: Bảng chi tiết Phí công chứng mới nhất năm nay.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ:
Một công dân gửi đơn tố cáo công chứng viên tại Văn phòng công chứng A với nội dung: công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất khi bên chuyển nhượng không minh mẫn.

Trong quá trình xác minh, cơ quan thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ. Tuy nhiên:

• Hồ sơ thiếu tài liệu thể hiện việc đánh giá năng lực hành vi

• Không có ghi nhận về hoàn cảnh đặc biệt khi công chứng ngoài trụ sở

➡️ Kết quả, cơ quan có thẩm quyền kết luận văn phòng công chứng không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, đồng thời xác định công chứng viên có vi phạm quy trình hành nghề.

6. Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là yếu tố then chốt để xác định đúng – sai, trách nhiệm pháp lý và mức độ vi phạm của công chứng viên, văn phòng công chứng. Hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ, trung thực, đúng quy định sẽ là căn cứ bảo vệ tổ chức hành nghề công chứng trước các tố cáo không có cơ sở, đồng thời góp phần nâng cao tính minh bạch và uy tín của hoạt động công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Không giải trình được nguồn gốc tài sản: Công chứng viên xử lý sao?

>>> Ý nghĩa pháp lý của việc lập công chứng văn bản phân chia thừa kế trong gia đình

>>> Công chứng ngoài trụ sở trong bối cảnh chuyển đổi số ngành công chứng

>>> Lợi ích của việc sử dụng dịch thuật lấy ngay khi cần hồ sơ gấp

>>> Những lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng thừa kế để tránh tranh chấp

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com