Câu hỏi thường gặp, Tin tức

Công chứng khai nhận di sản khi không có xác nhận của UBND phường

Nhiều hồ sơ thừa kế hiện nay gặp vướng mắc vì không thể xin được xác nhận của chính quyền địa phương, đặc biệt là UBND phường – nơi thường phải xác minh tình trạng nhân thân, cư trú và tranh chấp liên quan đến người để lại di sản. Khi thực hiện khai nhận di sản phường nhưng thiếu xác nhận của UBND, người thừa kế thường lo ngại rằng hồ sơ không thể được công chứng. Tuy nhiên, pháp luật không bắt buộc mọi trường hợp phải có xác nhận của UBND phường, và công chứng viên hoàn toàn có thể xử lý hồ sơ bằng các hình thức chứng minh thay thế. Bài viết dưới đây phân tích rõ căn cứ pháp lý và hướng dẫn quy trình thực hiện khi không thể xin xác nhận của phường.

>>> Xem thêm: Vai trò của văn phòng công chứng trong giao dịch nhà đất hiện nay

1. Căn cứ pháp lý liên quan đến xác minh thông tin trong hồ sơ khai nhận di sản

Khai nhận di sản

Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên có quyền:

  • Yêu cầu người nộp hồ sơ cung cấp tài liệu chứng minh tình trạng nhân thân (“Điều 40”);

  • Tự mình xác minh hoặc yêu cầu giám định khi thấy cần thiết (“Điều 7”);

  • Từ chối công chứng nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp lý (“Điều 44”).

Đáng chú ý, không có điều khoản nào quy định bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường trong hồ sơ khai nhận di sản.

Ngoài ra:

  • Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 650 – 652): quy định về người thừa kế và hàng thừa kế.

  • Luật Hộ tịch 2014: quy định về sổ hộ tịch, trích lục khai sinh, khai tử – những tài liệu thay thế xác nhận phường.

  • Luật Cư trú 2020: thông tin cư trú được quản lý trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, không cần xác nhận thủ công.

Như vậy, xác nhận của phường chỉ là một tài liệu mang tính hỗ trợ, không phải điều kiện bắt buộc để công chứng văn bản khai nhận di sản.

>>> Xem thêm: Quy trình chuẩn của dịch vụ làm sổ đỏ theo quy định pháp luật

2. Vì sao phường thường được yêu cầu xác nhận hồ sơ thừa kế?

Trong thực tế, UBND phường thường được yêu cầu xác nhận các nội dung sau:

2.1. Xác nhận người chết cư trú tại địa phương

Trước đây cần thiết khi chưa có dữ liệu quốc gia về dân cư.
Nay có thể thay thế bằng trích xuất thông tin cư trú từ CSDL dân cư.

2.2. Xác nhận không có tranh chấp

Công chứng viên thường xin phường xác nhận để giảm rủi ro tác nghiệp.
Tuy nhiên, không có quy định nào yêu cầu bắt buộc phường phải cấp xác nhận này.

2.3. Xác nhận quan hệ nhân thân trong hộ gia đình

Có thể thay thế bằng giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu cũ, trích lục hộ tịch.

Kết luận: yêu cầu xác nhận phường mang tính hành chính – thực tiễn, không phải nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.

Xem thêm:  Công chứng viên: Người đảm bảo tính hợp pháp cho cam kết tài sản riêng

3. Giải pháp thay thế khi không có xác nhận của UBND phường

Để công chứng viên có đủ cơ sở chứng minh người chết, người thừa kế, tài sản và tình trạng tranh chấp, người nộp hồ sơ có thể sử dụng các tài liệu sau:

3.1. Thay thế xác nhận cư trú

  • Trích xuất thông tin cư trú từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (mã QR);

  • Giấy đăng ký thường trú cũ (sổ hộ khẩu trước khi bị thu hồi);

  • Giấy xác nhận thông tin cư trú do Công an cấp (thay vì UBND phường).

3.2. Thay thế xác nhận không tranh chấp

Không có văn bản bắt buộc phải chứng minh “không tranh chấp”.
Công chứng viên căn cứ vào:

  • Niêm yết thừa kế 15 ngày theo “Điều 18 Luật Công chứng 2014”;

  • Cam kết của người yêu cầu công chứng;

  • Hồ sơ tài sản, giấy tờ nhân thân và kiểm tra dữ liệu liên quan.

Sau thời gian niêm yết, nếu không có khiếu nại, hồ sơ được coi là hợp lệ.

3.3. Thay thế xác nhận quan hệ gia đình

Cung cấp các giấy tờ:

  • Giấy khai sinh các con;

  • Giấy đăng ký kết hôn;

  • Trích lục khai tử;

  • Sổ hộ khẩu cũ;

  • Trích lục thông tin hộ tịch từ cơ quan tư pháp.

Các giấy tờ này có giá trị pháp lý độc lập, không cần UBND phường xác nhận lại.

>>> Xem thêm: Chuyên gia giải đáp: Công chứng di chúc tại nhà có phức tạp không?

4. Quy trình công chứng khai nhận di sản khi không có xác nhận phường

Khai nhận di sản

Quy trình không khác nhiều so với hồ sơ thông thường:

4.1. Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ

  • Giấy tờ chứng minh tài sản: sổ đỏ, sổ hồng, đăng ký xe, tài khoản ngân hàng…

  • Giấy tờ chứng minh người chết: giấy chứng tử.

  • Giấy tờ nhân thân của người thừa kế.

  • Tài liệu thay thế xác nhận phường (đã liệt kê ở mục 3).

4.2. Bước 2 – Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng

Công chứng viên kiểm tra:

  • Thẩm quyền theo nơi có tài sản;

  • Đối chiếu quyền sở hữu tài sản;

  • Kiểm tra tính hợp pháp của quan hệ thừa kế.

4.3. Bước 3 – Niêm yết thừa kế 15 ngày

Theo “Điều 18 Luật Công chứng 2014”, văn bản thừa kế phải được niêm yết:

  • Tại UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết, hoặc

  • Nơi có bất động sản.

UBND phường chỉ có trách nhiệm niêm yết, không phải xác nhận hồ sơ.

4.4. Bước 4 – Ký văn bản công chứng

Sau 15 ngày niêm yết, nếu:

  • Không có ai khiếu nại → công chứng viên ký chứng nhận.

  • Có tranh chấp → tạm dừng hoặc hướng dẫn giải quyết theo tố tụng.

4.5. Bước 5 – Thực hiện thủ tục đăng ký sau công chứng

Tùy loại tài sản sẽ đăng ký:

  • Sang tên đất (Văn phòng đăng ký đất đai);

  • Thay đổi chủ xe (Công an);

  • Nhận tiền tại ngân hàng…

Xem thêm:  Làm sổ đỏ hết bao nhiêu tiền cho người lần đầu làm?

5. Những lưu ý quan trọng khi không có xác nhận của phường

5.1. Không được tự ý làm giấy xác nhận thay thế

Mọi giấy tờ phải có nguồn gốc hợp pháp.

5.2. Nên chuẩn bị giấy tờ hộ tịch đầy đủ

Giấy tờ gốc giúp công chứng viên bỏ qua bước xin xác nhận phường.

5.3. Niêm yết vẫn là thủ tục bắt buộc

Đây là cơ chế pháp lý để phòng ngừa tranh chấp.

5.4. Công chứng viên có quyền yêu cầu bổ sung tài liệu

Tùy từng hồ sơ cụ thể.

6. Kết luận

Việc không có xác nhận của UBND phường không làm hồ sơ khai nhận di sản bị từ chối, vì pháp luật không quy định bắt buộc loại tài liệu này. Người thừa kế hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục công chứng bằng cách cung cấp các tài liệu thay thế hợp lệ và tuân thủ đúng quy trình niêm yết. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng và làm việc trực tiếp với công chứng viên sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Bị ép ký đơn ly hôn: Cách bảo vệ quyền lợi

>>> Bảo mật thông tin trong công chứng vay tín chấp ngân hàng

>>> Công chứng uỷ quyền kinh doanh – vấn đề cần chú ý

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng chuyển nhượng cổ phần

>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng mua bán xe điện, xe hybrid

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

  1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
  2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

  • Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
  • Hotline: 0966.22.7979
  • Email: ccnguyenhue165@gmail.com
Đánh giá