Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền qua email hoặc bản scan có hợp lệ không?
Trong thời đại công nghệ số, nhiều người muốn tiết kiệm thời gian bằng cách gửi bản scan giấy ủy quyền nhận tiền hoặc trao đổi qua email thay vì trực tiếp đến văn phòng công chứng. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là: “Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền bản scan có được chấp nhận không?” Đây là vấn đề pháp lý quan trọng, bởi nếu thực hiện sai quy định, văn bản ủy quyền có thể không có giá trị pháp lý, ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người ủy quyền và người được ủy quyền. Hãy cùng tìm hiểu rõ quy định hiện hành để tránh rủi ro trong quá trình thực hiện.
>>> Xem thêm: Khi bố mẹ để lại di sản, nên tìmvăn phòng công chứng nào để lập văn bản thừa kế hợp pháp?
Giải thích: “Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền bản scan” là gì?
Cụm từ “công chứng giấy ủy quyền nhận tiền bản scan” thường được hiểu là việc người ủy quyền:
Gửi bản scan giấy ủy quyền (đã ký sẵn) qua email, zalo hoặc các nền tảng trực tuyến để nhờ công chứng viên xác nhận;
Hoặc yêu cầu công chứng dựa trên bản sao điện tử mà không nộp bản gốc.
Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam chưa công nhận hình thức công chứng qua bản scan hoặc email nếu không có chữ ký số hợp lệ và xác thực danh tính điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc bản scan không thể thay thế văn bản gốc trong công chứng giấy ủy quyền.
>>> Xem thêm: Cập nhật bảngphí công chứng mới nhất năm 2025 cho mọi loại hợp đồng
Vì sao công chứng bản scan giấy ủy quyền không được chấp nhận?
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên chỉ được thực hiện công chứng khi:
Người yêu cầu xuất trình giấy tờ gốc hợp lệ;
Các bên ký trực tiếp vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên;
Nội dung và chữ ký được xác thực bằng hồ sơ thực tế.
Do đó, bản scan hoặc bản chụp qua email không đáp ứng các yêu cầu trên vì:
Không đảm bảo xác thực danh tính người ủy quyền (có thể giả mạo, chỉnh sửa hình ảnh hoặc chữ ký);
Không có giá trị pháp lý về mặt chứng cứ vì không phải bản gốc;
Công chứng viên không thể xác định ý chí tự nguyện của các bên nếu không có mặt trực tiếp.
Khi đó, việc công chứng dựa trên bản scan có thể bị vô hiệu hóa, khiến giấy ủy quyền không có hiệu lực pháp lý trong việc nhận tiền hoặc thực hiện giao dịch.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ tại Hà Nội – Giải quyết nhanh các hồ sơ tồn đọng
Trường hợp ngoại lệ: Khi nào có thể công chứng điện tử thay cho bản scan?
Từ ngày 01/7/2024, Luật Giao dịch điện tử 2023 và Đề án số hóa công chứng điện tử cho phép một số tổ chức hành nghề công chứng thí điểm dịch vụ công chứng trực tuyến, trong đó người dân có thể ký và xác thực bằng chữ ký số công cộng.
Điều này chỉ hợp lệ khi:
Người ủy quyền có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc chữ ký số hợp pháp;
Văn bản ủy quyền được lập, ký và xác nhận trên hệ thống công chứng điện tử được Bộ Tư pháp cấp phép;
Hồ sơ được lưu trữ, ký xác thực điện tử bởi công chứng viên có chứng chỉ hành nghề.
Như vậy, chỉ trong trường hợp công chứng điện tử được thực hiện hợp pháp, văn bản ủy quyền nhận tiền qua hệ thống số mới có giá trị pháp lý tương đương bản gốc. Còn lại, việc gửi bản scan qua email để yêu cầu công chứng không được chấp nhận.
Hướng dẫn đúng cách khi muốn ủy quyền từ xa
Nếu bạn không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng, có thể thực hiện một trong các cách sau để vẫn đảm bảo tính pháp lý:
Công chứng ủy quyền tại địa phương nơi bạn đang sinh sống, sau đó gửi bản gốc qua bưu điện cho người được ủy quyền;
Thực hiện chứng thực chữ ký tại UBND xã/phường, khi đó giấy ủy quyền vẫn có giá trị pháp lý trong phạm vi được chứng thực;
Đăng ký công chứng điện tử (nếu địa phương có hỗ trợ) thông qua hệ thống định danh và ký số hợp pháp;
Sử dụng vi bằng xác nhận giao dịch do Thừa phát lại lập, nếu chỉ cần chứng minh việc gửi, nhận giấy tờ hoặc tiền mà không cần công chứng.
Kết luận: Bản scan không thể thay thế bản gốc trong công chứng giấy ủy quyền
Tóm lại, công chứng giấy ủy quyền nhận tiền bản scan hoặc qua email không có giá trị pháp lý, trừ khi được thực hiện thông qua nền tảng công chứng điện tử hợp pháp với chữ ký số được chứng nhận. Do đó, người dân nên chuẩn bị bản gốc và giấy tờ tùy thân hợp lệ khi công chứng để đảm bảo quyền lợi, tránh trường hợp văn bản bị vô hiệu hoặc không được chấp nhận khi sử dụng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
