Trong nhiều trường hợp thực tế, người mất ra đi mà không để lại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, khiến việc lập hồ sơ hưởng di sản trở nên khó khăn hơn so với thủ tục thừa kế thông thường. Tuy nhiên, pháp luật vẫn cho phép công chứng khai nhận và phân chia di sản nếu người thừa kế cung cấp được căn cứ hợp pháp chứng minh nguồn gốc tài sản, quá trình quản lý, sử dụng hoặc thông tin từ cơ quan có thẩm quyền. Việc hiểu rõ quy trình công chứng trong trường hợp thiếu giấy tờ là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền thừa kế và hạn chế nguy cơ tranh chấp. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện theo quy định hiện hành.

>>> Xem thêm: 10 tiêu chí đánh giá một văn phòng công chứng chuyên nghiệp

1. Cơ sở pháp lý về công chứng hồ sơ hưởng di sản khi thiếu giấy tờ

Việc xác lập di sản và chứng minh quyền thừa kế trong trường hợp tài sản không có giấy tờ được điều chỉnh bởi:

• “Bộ luật Dân sự 2015”: Điều 611–615 về mở thừa kế; Điều 622–623 về nghĩa vụ tài sản; Điều 650–652 về thừa kế theo pháp luật.

• “Luật Công chứng 2014”: Điều 57 và Điều 58 về công chứng khai nhận, phân chia di sản.

• “Luật Đất đai 2024” đối với tài sản là quyền sử dụng đất chưa có Giấy chứng nhận nhưng đủ điều kiện cấp.

• Các văn bản hộ tịch, đăng ký tài sản, chứng cứ khác do cơ quan chuyên ngành cung cấp.

Các quy định này cho phép chứng minh quyền sở hữu bằng tài liệu thay thế, không bắt buộc phải có sổ đỏ, giấy đăng ký tài sản… nếu đủ điều kiện theo luật.

>>> Xem thêm: Giải đáp thắc mắc thường gặp về dịch vụ làm sổ đỏ

2. Khi nào có thể công chứng hồ sơ hưởng di sản dù người chết không để lại giấy tờ?

Công chứng viên vẫn được tiếp nhận hồ sơ khi:

2.1. Tài sản đủ điều kiện chứng minh nguồn gốc hợp pháp

Một số căn cứ thay thế gồm:

• Biên lai thuế nhà đất, thuế sử dụng đất qua nhiều năm.

• Văn bản giao đất, biên bản phân chia đất của tập thể hoặc chính quyền thời kỳ trước.

• Giấy tờ mua bán viết tay trước ngày pháp luật yêu cầu công chứng/chứng thực.

• Xác nhận của chính quyền địa phương về việc sử dụng tài sản ổn định, lâu dài.

2.2. Có người quản lý, sử dụng tài sản ổn định

Ví dụ: gia đình sinh sống trên đất hơn 20 năm, không tranh chấp, có tên trong sổ mục kê hoặc hồ sơ địa chính.

2.3. Không có tranh chấp hoặc khiếu nại

Theo “Điều 58 Luật Công chứng 2014”, chỉ khi di sản không bị tranh chấp mới được lập hồ sơ công chứng.

3. Các bước thực hiện công chứng hồ sơ hưởng di sản khi thiếu giấy tờ

Dưới đây là quy trình gồm 6 bước theo đúng luật và thực tiễn tại văn phòng công chứng.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn viết Di chúc có giá trị pháp lý cao

Bước 1 – Thu thập giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế

Người thừa kế phải cung cấp các giấy tờ sau:

• CCCD, sổ hộ khẩu/giấy xác nhận cư trú.

• Giấy chứng tử của người để lại di sản.

• Tài liệu chứng minh quan hệ: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, trích lục hộ tịch.

• Di chúc (nếu thừa kế theo di chúc).

Đây là phần bắt buộc của hồ sơ hưởng di sản, ngay cả khi tài sản không có giấy tờ.

Bước 2 – Chuẩn bị tài liệu chứng minh quyền sở hữu thay thế

Tùy từng loại tài sản, người thừa kế có thể chuẩn bị:

3.2.1. Đối với đất đai, nhà ở

• Xác nhận sử dụng đất ổn định, không tranh chấp của UBND xã.

• Biên lai thuế sử dụng đất, thuế nhà đất nhiều năm.

• Trích lục đo đạc, bản đồ địa chính.

• Giấy tờ mua bán viết tay lập trước 01/7/2014.

• Hồ sơ quy hoạch, bản vẽ hiện trạng nhà ở.

3.2.2. Đối với tài sản khác

• Biên bản bàn giao tài sản.

• Giấy tờ thuế, hóa đơn mua bán.

• Văn bản quản lý tài sản do cơ quan, tổ chức lập.

Các tài liệu này giúp công chứng viên xác định chính xác tài sản để ghi nhận vào văn bản thừa kế.

Bước 3 – Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng

Người thừa kế nộp toàn bộ giấy tờ tại:

• Phòng/Văn phòng công chứng nơi có tài sản hoặc nơi người chết cư trú cuối cùng.

Công chứng viên sẽ:

• Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ.

• Đánh giá khả năng chứng minh quyền sở hữu.

• Yêu cầu bổ sung tài liệu nếu cần thiết.

Bước 4 – Niêm yết công khai việc khai nhận di sản

Theo “Điều 58 Luật Công chứng 2014”, niêm yết:

• Tại UBND xã/phường nơi cư trú cuối cùng của người chết.

• Trong 15 ngày liên tục.

Mục đích:

• Xác minh không có tranh chấp.

• Thông báo cho người có quyền lợi liên quan.

• Làm rõ các thông tin nếu tài sản chưa có giấy tờ chính thức.

Bước 5 – Lập văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản

Tùy trường hợp có một hay nhiều người thừa kế:

5.1. Văn bản khai nhận di sản

Áp dụng khi chỉ có một người thừa kế.

5.2. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Áp dụng khi có nhiều người thừa kế và họ đồng thuận phần hưởng.

Nội dung văn bản phải ghi rõ:

• Loại tài sản.

• Nguồn gốc theo giấy tờ thay thế.

• Phần quyền sở hữu được xác lập.

• Nghĩa vụ tài chính kèm theo (nếu có).

Bước 6 – Ký văn bản công chứng và tiến hành cấp giấy tờ sở hữu

Sau khi ký xong, văn bản công chứng dùng để:

• Xin cấp Giấy chứng nhận lần đầu đối với tài sản chưa được đăng ký.

• Đăng ký biến động nếu tài sản đã được chủ cũ quản lý nhưng chưa đứng tên.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ văn bản công chứng để ghi nhận quyền sở hữu mới cho người thừa kế.

4. Trường hợp công chứng viên từ chối xử lý hồ sơ hưởng di sản

Một số tình huống bị từ chối gồm:

• Tài sản đang tranh chấp hoặc có đơn khiếu nại.

• Người thừa kế không chứng minh được nguồn gốc hình thành tài sản.

• Tài sản vi phạm quy hoạch hoặc không đủ điều kiện để cấp giấy chứng nhận.

• Hồ sơ giả mạo, tẩy xóa, không rõ ràng.

5. Lời khuyên để hoàn tất hồ sơ hưởng di sản nhanh chóng

• Chuẩn bị nhiều nguồn giấy tờ thay thế để chứng minh quyền sở hữu.

• Xin xác nhận của địa phương càng chi tiết càng tốt.

• Nếu tài sản là đất đai, nên đo vẽ lại để có hồ sơ kỹ thuật chuẩn.

• Trường hợp phức tạp nên nhờ luật sư hoặc công chứng viên tư vấn trước khi nộp hồ sơ.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Bị ép ký đơn ly hôn: Cách bảo vệ quyền lợi

>>> Bảo mật thông tin trong công chứng vay tín chấp ngân hàng

>>> Công chứng uỷ quyền kinh doanh – vấn đề cần chú ý

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng chuyển nhượng cổ phần

>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng mua bán xe điện, xe hybrid

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com