Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuNhiều thủ tục hành chính, hồ sơ lao động và hồ sơ định cư yêu cầu người lao động cung cấp giấy xác nhận làm việc nhằm chứng minh quá trình công tác hoặc vị trí hiện tại trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần thực hiện công chứng xác nhận làm việc, và không phải mọi loại giấy xác nhận đều được chứng thực theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào cần công chứng, giá trị pháp lý của từng loại giấy tờ và những lưu ý quan trọng để tránh hồ sơ bị trả lại.
>>> Xem thêm: Bạn có thể tiết kiệm hàng triệu đồng khi biết mẹo này tại văn phòng công chứng
1. Giấy xác nhận làm việc là gì?
Giấy xác nhận làm việc là văn bản do doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức ban hành nhằm ghi nhận:
-
Thời gian làm việc của người lao động;
-
Chức danh, vị trí, bộ phận công tác;
-
Mức lương hoặc thu nhập (nếu được yêu cầu);
-
Thông tin doanh nghiệp xác nhận quan hệ lao động.
Đây là tài liệu quan trọng trong nhiều giao dịch như xin việc, vay vốn, xin visa, chứng minh kinh nghiệm nghề nghiệp…
2. Khi nào được yêu cầu công chứng xác nhận làm việc?
Không phải mọi trường hợp đều cần công chứng. Theo thực tế áp dụng Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng bản sao giấy xác nhận làm việc thường được yêu cầu trong các trường hợp sau:
2.1. Hồ sơ xin visa hoặc xin giấy phép lao động
Một số cơ quan lãnh sự, đặc biệt khi xin visa lao động, visa du học, thường yêu cầu bản sao chứng thực giấy xác nhận làm việc để chứng minh nghề nghiệp ổn định.
2.2. Hồ sơ vay ngân hàng hoặc mở thẻ tín dụng
Ngân hàng có thể yêu cầu bản sao công chứng giấy xác nhận làm việc để:
-
Kiểm tra năng lực tài chính;
-
Xác minh thu nhập;
-
Kiểm tra vị trí công tác.
2.3. Hồ sơ làm thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài
Ví dụ: hợp thức hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng, hồ sơ nộp đại sứ quán.
2.4. Doanh nghiệp yêu cầu để đối chiếu khi tuyển dụng
Một số công ty yêu cầu ứng viên nộp bản sao công chứng xác nhận làm việc để chứng minh kinh nghiệm.
>>> Xem thêm: Các lỗi phổ biến khi công chứng mua bán nhà và cách phòng tránh
3. Giấy xác nhận làm việc có bắt buộc công chứng không?
Không bắt buộc, trừ khi cơ quan yêu cầu hồ sơ đưa ra điều kiện “phải là bản sao có chứng thực”.
Giấy xác nhận làm việc bản gốc có giá trị pháp lý mà không cần công chứng, nhưng nếu:
-
Hồ sơ nộp dạng bản sao; hoặc
-
Cơ quan tiếp nhận cần kiểm tra tính xác thực;
→ Thì công chứng bản sao là bắt buộc.
>>> Xem thêm: Các tình huống nên thực hiện Di chúc tại nhà càng sớm càng tốt
4. Các hình thức công chứng/ chứng thực được chấp nhận
4.1. Chứng thực bản sao giấy xác nhận làm việc
Áp dụng tại:
-
Phòng công chứng;
-
Văn phòng công chứng;
-
UBND cấp xã.
Yêu cầu hồ sơ:
-
Bản gốc giấy xác nhận làm việc;
-
Bản sao;
-
CCCD của người yêu cầu.
4.2. Công chứng bản dịch giấy xác nhận làm việc
Cần thiết khi hồ sơ nộp ra nước ngoài.
Bản dịch phải do người dịch có đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
4.3. Chứng thực chữ ký trên giấy xác nhận
Nếu giấy xác nhận cần chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng nhân sự ký và được chứng thực chữ ký (tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận).
>>> Xem thêm: Khuyến cáo để tránh sai sót khi làm thủ tục công chứng thừa kế
5. Điều kiện để giấy xác nhận làm việc được công chứng hợp lệ
5.1. Văn bản phải là bản gốc hợp lệ
Bản gốc cần có:
-
Tên doanh nghiệp, mã số thuế;
-
Thông tin nhân sự;
-
Căn cứ xác nhận;
-
Chữ ký người có thẩm quyền;
-
Dấu tròn doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm thực tế khi sử dụng dịch vụ sổ đỏ tại Hà Nội
5.2. Không chấp nhận bản gốc in từ email, không có dấu hoặc chữ ký
Các bản scan, bản in PDF không có dấu đỏ sẽ không được chứng thực.
5.3. Không được công chứng bản sao nếu giấy xác nhận bị tẩy xóa, sửa chữa
Công chứng viên có quyền từ chối khi:
-
Văn bản có dấu hiệu chỉnh sửa;
-
Thông tin mâu thuẫn;
-
Nội dung không rõ ràng.
6. Quy trình công chứng xác nhận làm việc
Bước 1: Chuẩn bị bản gốc giấy xác nhận làm việc và CCCD.
Bước 2: Nộp bản sao hoặc yêu cầu sao y tại chỗ.
Bước 3: Điền phiếu yêu cầu công chứng.
Bước 4: Công chứng viên kiểm tra bản gốc.
Bước 5: Nhận kết quả trong 5–10 phút.
Thời gian giải quyết nhanh, thường ngay trong ngày.
7. Khi nào bị từ chối công chứng?
Công chứng viên có thể từ chối khi:
-
Giấy xác nhận không có dấu công ty;
-
Người ký văn bản không thể hiện thẩm quyền;
-
Bản gốc mờ, rách, khó đối chiếu;
-
Văn bản do cá nhân tự đánh máy nhưng không có xác nhận của doanh nghiệp;
-
Người yêu cầu không xuất trình được giấy tờ tùy thân.
8. Kết luận
Việc công chứng xác nhận làm việc chỉ bắt buộc trong một số hồ sơ nhất định, đặc biệt các thủ tục liên quan đến ngân hàng, visa hoặc hồ sơ có yếu tố nước ngoài. Nắm rõ yêu cầu pháp lý, chuẩn bị văn bản hợp lệ và hiểu đúng quy trình công chứng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị trả hồ sơ không cần thiết.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?
>>> Quy trình hòa giải tranh chấp đất đai có lấn chiếm tại xã, phường
>>> Công chứng tại nhà không có mặt đầy đủ các bên – Có hiệu lực không?
>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng mua bán xe theo thỏa thuận miệng – công chứng hóa đơn
>>> Những điều cấm trong quá trình làm thủ tục đăng ký kết hôn
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com