Những điều cần biết về công chứng sơ yếu lý lịch, bằng cấp
Trong các thủ tục hành chính, tuyển dụng hay du học, việc nộp hồ sơ có công chứng sơ yếu lý lịch và bằng cấp là yêu cầu phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về quy định pháp luật, địa điểm và quy trình thực hiện. Bài viết này sẽ cung cấp cẩm nang chi tiết về việc công chứng sơ yếu lý lịch, bằng cấp, bao gồm căn cứ pháp lý, ví dụ minh họa và những lưu ý quan trọng để bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
1. Cơ sở pháp lý và sự cần thiết của việc công chứng sơ yếu lý lịch, bằng cấp
Việc công chứng sơ yếu lý lịch và bằng cấp (thường được gọi là chứng thực bản sao từ bản chính) được quy định chủ yếu bởi:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh hoạt động này.
Sự cần thiết của việc công chứng sơ yếu lý lịch và bằng cấp xuất phát từ:
Yêu cầu của cơ quan, tổ chức: Hầu hết các cơ quan tuyển dụng, trường học, hay cơ quan nhà nước đều yêu cầu bản sao có chứng thực để đảm bảo tính xác thực của thông tin.
Giá trị pháp lý: Bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý như bản chính để sử dụng trong các giao dịch, thủ tục.
Phòng ngừa giả mạo: Giúp xác minh rằng bản sao là đúng với bản chính, góp phần phòng ngừa tình trạng làm giả giấy tờ.
>>> Xem thêm: Đừng để mất thời gian vì thiếu giấy tờ khi đi chứng thực – bạn nên biết điều này!
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
2. Thẩm quyền và địa điểm công chứng sơ yếu lý lịch, bằng cấp
Khi cần công chứng sơ yếu lý lịch và bằng cấp, bạn có thể lựa chọn một trong các địa điểm sau:
2.1. Phòng Tư pháp cấp huyện
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; 1 hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
2.2. Ủy ban nhân dân cấp xã (UBND xã, phường, thị trấn)
UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Lưu ý: Đối với sơ yếu lý lịch tự khai, UBND cấp xã là nơi có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người khai, sau đó mới chứng thực bản sao từ bản chính sơ yếu lý lịch đó.
2.3. Các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng)
Các tổ chức công chứng này có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản, trừ các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
Lưu ý: Đối với bằng cấp, bạn có thể chứng thực tại bất kỳ Phòng Tư pháp, UBND cấp xã hoặc Tổ chức công chứng nào trên toàn quốc, không bắt buộc phải là nơi cấp bằng hay nơi cư trú.
3. Quy trình và hồ sơ cần thiết để công chứng sơ yếu lý lịch, bằng cấp
Để việc công chứng sơ yếu lý lịch và bằng cấp diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ quy trình.
3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Bản chính giấy tờ, văn bản: Đây là tài liệu gốc bạn muốn chứng thực, ví dụ như bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, hoặc bản sơ yếu lý lịch gốc.
Bản sao cần chứng thực: Số lượng bản sao tùy theo nhu cầu của bạn.
Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) còn giá trị sử dụng để cán bộ đối chiếu.
3.2. Quy trình thực hiện công chứng
Bước 1: Nộp hồ sơ: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản và nộp bản sao cần chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ: Người tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu bản chính đầy đủ, rõ ràng và bản sao đúng với bản chính, không thuộc các trường hợp không được chứng thực theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (ví dụ: bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, bản chính đã hết giá trị sử dụng), thì sẽ tiến hành chứng thực.
Bước 3: Ký, đóng dấu và trả kết quả: Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan và ghi vào sổ chứng thực. Người yêu cầu nộp lệ phí và nhận kết quả.
Ví dụ minh họa thực tế:
Chị An vừa tốt nghiệp đại học và đang làm hồ sơ xin việc. Nhà tuyển dụng yêu cầu công chứng sơ yếu lý lịch và bằng tốt nghiệp đại học.
Chị An chuẩn bị:
Bản gốc sơ yếu lý lịch tự khai.
Bản gốc bằng tốt nghiệp đại học.
Bản photo 02 bản sơ yếu lý lịch và 02 bản bằng tốt nghiệp.
Tại đây, chị xuất trình CMND/CCCD để chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch tự khai. Cán bộ tư pháp sẽ kiểm tra thông tin, yêu cầu chị ký trước mặt.
Sau khi chữ ký được chứng thực, chị nộp bản chính sơ yếu lý lịch và bằng tốt nghiệp, cùng các bản photo cần chứng thực. Cán bộ đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ và tiến hành đóng dấu chứng thực bản sao.
Toàn bộ quá trình diễn ra nhanh chóng, chị An nộp lệ phí theo quy định và nhận lại các bản sao đã được chứng thực để nộp hồ sơ xin việc.
>>> Xem thêm:Bạn đã biết cách công chứng giấy tờ online dễ dàng chưa? Tìm hiểu ngay tại đây!
4. Kết luận
Việc công chứng sơ yếu lý lịch và bằng cấp là thủ tục cần thiết và tương đối đơn giản nếu bạn nắm rõ các quy định. Bạn có thể thực hiện tại Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã hoặc các Tổ chức hành nghề công chứng. Luôn đảm bảo mang theo bản chính và các bản sao cần chứng thực cùng giấy tờ tùy thân để quá trình diễn ra nhanh chóng, chính xác, phục vụ kịp thời các nhu cầu cá nhân của bạn.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
